Nachfassen

Lass automatisch nachfassen, wenn jemand nicht antwortet, für ein ganzes Board oder ein einzelnes Projekt. Vorher wird nachgefragt, sofern du nichts anderes festlegst.

1. Aktivieren
2. Einstellungen
3. Vor dem Senden fragen oder automatisch senden
4. Nachfassnachrichten prüfen
5. E-Mails, die du vor deiner Machine gesendet hast
6. Wann das Nachfassen endet
7. Wo du die Nachfassnachrichten findest

Wenn eine Person auf einem Board nicht mehr antwortet, verfasst deine Machine einen Entwurf für die Nachfassnachricht, in deinem Stil und im selben Gespräch. Die Funktion ist ausgeschaltet, bis du sie aktivierst.

Aktivieren

Wähle ⋯ auf einem Board und dann Nachfassen…. Aktiviere Nachfassen, wenn keine Antwort kommt. Das gilt für alle Projekte auf diesem Board.

Für ein einzelnes Projekt findest du Nachfassen… im Menü ⋯ der Projektkarte oder auf der Projektseite. Unter Für dieses Projekt kannst du An, Aus oder die Einstellung des Boards auswählen. Die Einstellung des Projekts hat Vorrang vor der des Boards.

Einstellungen

• Warte 3 bis 7 Tage ohne Antwort. Nach der kürzesten Wartezeit wird ein Entwurf für eine Nachfassnachricht erstellt. Spätestens nach der längsten Wartezeit wird sie gesendet, auch wenn dein Nutzungslimit fast erreicht ist.
• Fasse mindestens 1-mal und höchstens 3-mal nach. Die Mindestanzahl wird immer gesendet. Dazwischen prüft die KI-Assistentin das Gespräch und das Projekt und fasst nur nach, wenn es noch sinnvoll ist. Die Höchstzahl wird nie überschritten.
• Phasen: Alle offenen Phasen, also nicht die letzte Phase des Boards oder „Ins Stocken geraten oder abgelehnt“. Mit Anpassen kannst du Phasen aktivieren oder deaktivieren und für eine Phase eine eigene Wartezeit festlegen.
• Kanäle: die verbundenen Kanäle, über die Nachrichten gesendet werden können. Eine Nachfassnachricht wird über denselben Kanal wie die letzte Nachricht gesendet. Mit Kanal wechseln, wenn keine Antwort kommt wird der nächste erlaubte Kanal ausprobiert.
• Nach dem letzten nach „Ins Stocken geraten oder abgelehnt“ verschieben: aktiviert, wenn das Board diese Zeile hat.

Vor dem Senden fragen oder automatisch senden

Vor dem Senden fragen ist die Standardeinstellung: Entwürfe warten in deinen Aufgaben. Ohne Nachfrage senden gilt als dauerhafte Zustimmung für das Board oder Projekt. Bei allem Ungewöhnlichen wird trotzdem auf dich gewartet, ebenso wenn etwas fehlschlägt. Wenn der Vorsichtsmodus aktiviert ist, wird immer nachgefragt. Eine Nachfassnachricht wird nie zweimal gesendet.

Nachfassnachrichten prüfen

Die Nachfassnachrichten eines Boards erscheinen als eine Aufgabe, nie als einzelne Aufgabe pro E-Mail. Während sie erstellt werden, steht dort „3 Nachfassnachrichten werden geschrieben …“, danach „8 Nachfassnachrichten für Alpha testers bereit“.

Mit Prüfen siehst du die Nachrichten untereinander. Für jede gibt es Senden, Bearbeiten und Überspringen. Auf der Tastatur kannst du mit j und k (oder den Pfeiltasten) wechseln, mit Enter senden, mit e bearbeiten und mit s überspringen. Mit „Alle markierten senden“ werden die weiterhin angehakten Nachrichten gesendet. Die Nachfassnachricht für ein einzelnes Projekt ist eine normale Aufgabe.

Wenn mehrere Nachrichten nacheinander gesendet werden, auch mit „Ohne Nachfrage senden“, sendet jedes Postfach alle 30 bis 45 Sekunden eine Nachricht. In der Aufgabe siehst du, wie weit der Versand ist: „3 von 8 werden gesendet …“.

E-Mails, die du vor deiner Machine gesendet hast

Auch E-Mails, die du in einer anderen App gesendet hast, bevor deine Machine das Postfach gelesen hat, werden mitgezählt. Die KI-Assistentin liest das Gespräch selbst (oder, wenn das nicht möglich ist, die früheren E-Mails, die in deiner letzten zitiert werden). Drei E-Mails ohne Antwort zählen also als drei, und die Zeit unter „Keine Antwort seit“ beginnt mit der ersten. Wenn du die Höchstzahl bereits erreicht hast, wird kein weiterer Entwurf erstellt.

Wann das Nachfassen endet

Das Nachfassen endet, wenn die Person antwortet, wenn das Projekt gewonnen, verloren oder archiviert wird oder in eine geschlossene Phase verschoben wird, und wenn du eine Aufgabe zurückstellst oder überspringst. Bevor deine Machine einen Entwurf erstellt, prüft sie das Gespräch auf neue Nachrichten. So wird niemand erinnert, der bereits an anderer Stelle geantwortet hat.

Nach der letzten Nachfassnachricht ohne Antwort wird beim Projekt „Keine Antwort nach 3 Nachfassnachrichten“ angezeigt. Wenn die entsprechende Einstellung aktiviert ist, wird es außerdem nach „Ins Stocken geraten oder abgelehnt“ verschoben.

Wo du die Nachfassnachrichten findest

Im Board-Header steht „Nachfassen an, nächste am Thu 22 Oct“. Auf der Projektkarte siehst du die nächste Nachfassnachricht oder dass eine bereit ist. Auf der Projektseite werden alle gesendeten Nachrichten aufgelistet, auch automatisch gesendete.

Nachfassnachrichten warten, wenn deine Machine mit deinen Aufgaben beschäftigt ist oder dein Nutzungslimit fast erreicht ist, und werden später nachgeholt. Auf einem gemeinsam genutzten Board fasst nur die eigene Machine der Person nach, der das Projekt gehört.