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Conditions de traitement des données

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026

Les présentes conditions constituent l’accord de traitement des données au sens de l’article 28 du RGPD entre vous, le client ou l’organisation pour laquelle vous agissez (« vous », le responsable du traitement le cas échéant), et Salesflare BV, Delacenseriestraat 14, 2018 Anvers, Belgique, numéro d’entreprise 0564.785.369 (« nous », le sous-traitant). Elles font partie des conditions d’utilisation et s’appliquent aux données personnelles que votre machine traite pour vous.

1. Objet et durée

Nous hébergeons et exploitons pour vous un serveur privé qui fait tourner OpenClaw et The Machine. Les présentes conditions s’appliquent tant que nous traitons des données personnelles pour vous, y compris pendant les durées de conservation après la fin du service décrites à la section 11.

2. Nature et finalité

Votre serveur lit les sources que vous connectez, organise ce qu’il trouve, mémorise le contexte, et prépare pour vous des brouillons et des actions. Nous hébergeons, configurons, mettons à jour, surveillons et réparons ce serveur, et fournissons un accès de courte durée aux comptes que vous connectez. Nous ne traitons des données personnelles qu’à cette fin.

La Fleet et les amis. Si vous rejoignez une Fleet ou connectez un ami accepté, nous relayons également de courtes réponses entre votre serveur et les serveurs des personnes de votre Fleet ou de vos amis acceptés. Les Machines chiffrent et signent chaque message de bout en bout, et le relais n’accepte rien d’autre ; nous conservons les métadonnées de routage et de livraison, les clés publiques et le contenu scellé. Votre serveur construit lui-même chaque réponse, selon les règles que vous définissez dans votre tableau de bord ; nous la transmettons et la supprimons dès que la Machine destinataire accuse réception de son enregistrement, ou après au plus 3 jours. Répondre à un coéquipier relève de votre propre décision en tant que responsable du traitement, et le relais constitue un traitement effectué sur vos instructions. Votre coéquipier est le responsable du traitement de ce que son serveur fait de la réponse. Si une Fleet paie votre serveur (une place), le propriétaire de la Fleet est le client pour cette place ; la personne ou l’organisation concernée reste le responsable du traitement des données du serveur, et le propriétaire, en tant que payeur, ne voit que votre nom, votre e-mail et la taille du serveur, jamais les données. Une Machine auto-hébergée que vous associez est exploitée par vous : nous ne faisons que relayer ses questions et réponses comme décrit ici, y compris pour les connexions gratuites Amis et Famille. Les compétences partagées et les liens de tâche par e-mail que vous choisissez de créer sont également traités sur vos instructions ; les liens de tâche conservent le contenu scellé pendant au plus 30 jours, et les métadonnées de livraison pendant au plus 90 jours. Nous n’hébergeons pas ses données locales. Les présentes conditions de traitement s’appliquent également à ce relais tant qu’il est utilisé.

Graph partagé et connecteurs de la Fleet Travail. Sur les instructions du responsable du traitement, données par l’adhésion à la Fleet Travail et l’accès confirmé des Machines, le relais transmet également les fiches de contacts, d’organisations et de projets Travail, les fils d’e-mails clients et les pièces jointes éligibles, chiffrés et signés de bout en bout. Il est désactivé jusqu’à ce qu’un administrateur de la Fleet l’active. Les comptes personnels et les comptes non sélectionnés restent exclus. Les fils classés comme personnels, sensibles, automatisés ou uniquement internes sont exclus du partage automatique, y compris de toute indication de leur existence. La classification se fait au mieux et ne constitue pas une garantie : le responsable du traitement peut la vérifier et la corriger. Les choix de partage explicites du responsable du traitement peuvent l’emporter sur les classifications sensibles ou automatisées. Le partage d’un tableau seul exclut toujours les e-mails automatisés. Les conversations personnelles et uniquement internes restent exclues. L’annulation du partage ou le retrait supprime les copies des destinataires lors de leur prochaine synchronisation. Chaque élément scellé reste dans le relais jusqu’à ce que chaque destinataire en accuse réception, ou au plus 30 jours. Les métadonnées de routage, de destinataire, d’horodatage, de taille et de séquence ne sont pas chiffrées de bout en bout. Les Machines destinataires conservent les fiches partagées ; quitter la Fleet ou supprimer un compte n’efface pas les copies des coéquipiers. L’organisation concernée détermine sa base juridique et les accès, fournit les informations requises et coordonne l’effacement avec les destinataires. Ces partages ne sont pas régis par les règles distinctes Me demander d’abord applicables aux réponses individuelles de la Fleet. Les identifiants des connecteurs partagés sont également relayés de bout en bout vers les Machines approuvées par un administrateur ; les comptes Intercom partagés sont en lecture seule. L’arrêt d’un partage supprime les copies détenues par l’app lors de la prochaine synchronisation des destinataires, mais la révocation auprès du fournisseur ou le remplacement du jeton est nécessaire pour invalider tout identifiant conservé séparément. Les stockages locaux des destinataires auto-hébergés ne sont pas hébergés par nous.

3. Données et personnes concernées

Personnes concernées : vous, et les personnes qui apparaissent dans les sources que vous connectez, comme vos contacts, collègues, clients et toute personne qui vous écrit.

Catégories de données : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et autres coordonnées ; le contenu des e-mails, événements d’agenda, chats et documents ; les données publiques sur les entreprises ; et tout ce que ces sources contiennent d’autre. Cela peut inclure des catégories particulières de données si elles apparaissent dans vos sources. Vous décidez de ce que vous connectez.

4. Vos instructions

Nous ne traitons vos données que sur vos instructions documentées. Les présentes conditions, vos paramètres et ce que vous faites dans le tableau de bord constituent vos instructions. Si nous estimons qu’une instruction enfreint la loi, nous vous en informons. Si la loi nous oblige à traiter des données d’une autre manière, nous vous en informons au préalable, sauf si la loi l’interdit.

5. Confidentialité

Toute personne chez Salesflare pouvant accéder à vos données est tenue à la confidentialité. L’accès est limité aux quelques personnes qui exploitent le service, et utilisé uniquement pour résoudre un problème que vous signalez, pour assurer la sécurité du service, ou lorsque la loi l’exige.

6. Sécurité

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles énumérées dans l’annexe ci-dessous. Nous pouvons les améliorer au fil du temps, mais jamais abaisser le niveau global de protection.

Lorsque vous demandez un transfert à un agent de code distant, son résultat est également traité dans notre plan de contrôle situé dans l’UE afin de le renvoyer à votre Machine. Le résultat est chiffré au repos, pas de bout en bout, et est supprimé à l’accusé de réception ou dans un délai de sept jours. Les sauvegardes de restauration chiffrées du plan de contrôle expirent dans un délai de 30 jours et ne doivent pas être utilisées pour réintroduire des enregistrements supprimés ou expirés.

7. Sous-traitants ultérieurs

Vous nous accordez une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. Les sous-traitants ultérieurs actuels sont :

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Allemagne : hébergement de votre serveur, dans ses centres de données de Nuremberg ou Falkenstein (Allemagne) ou d’Helsinki (Finlande). Le Network de secours en Allemagne traite également les métadonnées de routage et d’adhésion et les messages scellés de bout en bout, selon les mêmes conditions de traitement et durées de conservation.
Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irlande (Microsoft Azure) : hébergement de notre plan de contrôle, de votre serveur s’il tourne sur Azure, et des sauvegardes chiffrées de chaque serveur, dans la région West Europe (Pays-Bas).
Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irlande (Google Cloud) : hébergement de l’API de prospects de Salesflare, qui recherche des données publiques sur les entreprises pour les domaines d’organisation et des profils professionnels publics pour les contacts professionnels, dans les régions européennes de Google Cloud.
Automattic Inc. (Gravatar), États-Unis : photos de contacts par adresse professionnelle hachée, Machines hébergées uniquement. Il reçoit un hachage SHA-256 de l’adresse d’un contact professionnel, jamais l’adresse elle-même. Son traitement international est couvert par la section 8.
komoot GmbH (Photon), Potsdam, Allemagne : suggestions d’adresses pour le lieu d’un événement, à partir des données OpenStreetMap. Il reçoit le texte tapé dans le champ Où de l’Agenda, qui peut contenir une adresse privée, ainsi que les métadonnées de connexion ordinaires (l’adresse IP du serveur et le User-Agent de l’app), pas d’identifiant de compte ni d’autres champs de l’agenda ou des messages.
Twilio Inc. (SendGrid) et Google (notre fournisseur de boîte e-mail du support) : acheminement et traitement des signalements au support que vous nous demandez d’examiner, dans la mesure où ils contiennent des données traitées pour votre compte. Leur traitement international est couvert par la section 8. Nos propres avis relatifs au compte et à la facturation constituent un traitement en tant que responsable du traitement, décrit dans la politique de confidentialité.

Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données correspondant aux présentes conditions, et nous restons responsables de ceux-ci.

Nous vous informons par e-mail au moins 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Vous pouvez vous y opposer pendant ce délai. Si nous ne pouvons pas répondre à votre objection, vous pouvez mettre fin à votre abonnement avant que le changement ne s’applique et obtenir le remboursement de tout montant prépayé pour la période non utilisée.

Votre fournisseur de modèle d’IA et tout autre service que vous connectez vous-même (comme votre compte Google ou Microsoft, votre propre bot Telegram ou vos outils de chat) ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs. Vous les utilisez dans le cadre de vos propres contrats.

8. Transferts hors de l’UE

Votre serveur tourne dans l’UE, tout comme notre plan de contrôle. L’hébergement reste dans l’UE. Le support que vous demandez peut envoyer du contenu client ou des diagnostics via Twilio SendGrid et notre boîte de réception du support Google, y compris avec un traitement hors de l’EEE. Les serveurs hébergés demandent également des photos de contacts à Gravatar d’Automattic, aux États-Unis, à partir d’une adresse professionnelle hachée. Pour ce traitement, nous exigeons l’accord de traitement des données applicable du fournisseur et une garantie de transfert licite, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne (avec des garanties supplémentaires lorsque cela est requis) ou une décision d’adéquation applicable. Nous ne nous fondons pas sur la seule localisation d’un destinataire comme garantie de transfert. Avant d’ajouter un nouveau sous-traitant ultérieur pour le support, nous vous en informons à l’avance conformément à la section 7 et utilisons une garantie licite, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les données que votre machine envoie aux fournisseurs que vous avez choisis, comme votre fournisseur d’IA, relèvent de votre propre contrat avec eux.

9. Assistance

Compte tenu de ce que nous pouvons raisonnablement faire, nous vous aidons à :

répondre aux demandes des personnes concernées. Vous pouvez trouver et supprimer des données vous-même, et exporter toute votre configuration depuis la page de votre compte. Si une personne concernée nous contacte directement, nous vous transmettons la demande sans délai ;
respecter vos obligations de sécurité;
réaliser des analyses d’impact relatives à la protection des données et consulter une autorité de contrôle, en vous fournissant les informations dont nous disposons sur le fonctionnement du service.

10. Violations de données personnelles

Si nous prenons connaissance d’une violation de données personnelles affectant vos données, nous vous en informons dans les meilleurs délais et, si possible, dans un délai de 48 heures. Nous partageons ce que nous savons : ce qui s’est passé, quelles données et combien de personnes sont susceptibles d’être concernées, les conséquences probables, et ce que nous faisons pour y remédier. Nous vous tenons informé à mesure que nous en apprenons davantage.

11. Fin du service

À la fin de votre abonnement, nous conservons votre serveur et ses données pendant 30 jours, puis nous les supprimons, y compris les accès Google et Microsoft stockés pour celui-ci. Pour un abonnement impayé, la durée de conservation plus longue prévue par les conditions d’utilisation, section 4 (Échecs de paiement), s’applique : jusqu’à 6 mois après la mise en pause de la machine. Avant cela, vous pouvez exporter toute votre configuration avec « Tout exporter », ou tout supprimer immédiatement avec « Tout effacer maintenant » sur la page de votre compte. Nous ne conservons pas de copies, sauf si la loi nous y oblige.

12. Audits

Sur demande, nous vous fournissons les informations dont vous avez raisonnablement besoin pour démontrer que les présentes conditions sont respectées. Si cela ne suffit pas, vous pouvez auditer notre conformité, ou la faire auditer par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, moyennant un préavis d’au moins 30 jours, pendant les heures ouvrables, à vos propres frais et au plus une fois par an, sauf si une violation ou une autorité de contrôle exige qu’il en soit autrement. Les audits doivent protéger les données des autres clients et la sécurité des systèmes. Nous fournissons d’abord les rapports disponibles des sous-traitants ultérieurs et les preuves de conformité, et facilitons l’accès à des informations complémentaires ou à un audit lorsque cela est nécessaire pour respecter l’article 28 du RGPD. Les modalités de planification, de fréquence, de coût et de confidentialité ne doivent pas empêcher un audit licite, une vérification urgente ou l’exercice des pouvoirs d’une autorité de contrôle.

13. Responsabilité

La responsabilité au titre des présentes conditions suit les limites prévues par les conditions d’utilisation, dans la mesure où le RGPD le permet. Chaque partie reste responsable envers les personnes concernées et les autorités conformément au RGPD.

14. Ordre de priorité

En cas de contradiction entre les présentes conditions et les conditions d’utilisation, les présentes conditions prévalent pour tout ce qui concerne le traitement des données personnelles. Le droit belge s’applique, et les tribunaux désignés dans les conditions d’utilisation tranchent les litiges.

Annexe : mesures techniques et organisationnelles

Isolement

Chaque client dispose d’un serveur distinct. Il n’est pas partagé avec d’autres clients.
Un serveur ne peut pas atteindre les serveurs d’autres clients ni d’autres adresses privées de notre réseau.

Network

Chaque serveur dispose d’un pare-feu qui ne laisse entrer que notre plan de contrôle, à la fois chez l’hébergeur et sur le serveur lui-même.
Le tableau de bord de votre serveur n’est accessible que via notre plan de contrôle, après votre connexion.
Toutes les connexions sont chiffrées avec TLS. Entre notre plan de contrôle et votre serveur, TLS utilise des certificats de notre propre autorité de certification.

Accès

La connexion nécessite votre compte Google ou Microsoft et un second facteur (une application d’authentification ou un code de récupération à usage unique). Cinq codes erronés bloquent le second facteur pendant 15 minutes.
Les jetons de session et les codes de récupération sont stockés uniquement sous forme de hachages.
L’accès administratif aux serveurs utilise des clés SSH, et uniquement depuis notre plan de contrôle.

Secrets et chiffrement

Les autorisations OAuth et jetons d’actualisation Google et Microsoft, ainsi que les secrets de second facteur, sont scellés avec AES-256-GCM avant d’être stockés.
Le contenu de vos messages (objets, corps, noms des pièces jointes et autres textes de message, de toutes les sources, ainsi que les cartes et brouillons qui en sont tirés) est chiffré dans la base de données de votre serveur, avec une clé conservée uniquement sur votre serveur. Nos outils de support lisent les états, erreurs et paramètres sans cette clé. Un accès administratif à votre serveur pourrait néanmoins y accéder ; nous n’utilisons cet accès que comme décrit dans les présentes conditions.
Votre Machine détient les jetons d’actualisation de vos comptes connectés, chiffrés avec sa propre clé de messages, après un transfert temporaire chiffré via notre plan de contrôle. Elle les utilise via notre intermédiaire pour obtenir des jetons d’accès de courte durée. L’intermédiaire ne conserve pas ces demandes d’actualisation. Les connexions plus anciennes peuvent conserver un jeton d’actualisation chiffré sur notre plan de contrôle jusqu’à ce que ce transfert soit terminé.
Les disques sont chiffrés au repos chez les deux fournisseurs. Sur Azure, la plateforme les chiffre. Sur Hetzner, votre dossier personnel, les données de l’app, les profils de navigateur, les exports et le swap se trouvent sur un disque chiffré (LUKS2, AES-XTS) dont la clé n’est conservée que sur notre plan de contrôle et transmise à votre serveur via sa connexion authentifiée lorsqu’il démarre. L’effacement de votre serveur détruit cette clé, ce qui rend illisibles les données qu’il contient, instantanés compris. Les journaux système du serveur restent en dehors du disque chiffré et sont supprimés avec le serveur.
Les sauvegardes nocturnes sont chiffrées sur votre serveur avant de le quitter (restic, AES-256), avec une clé conservée uniquement sur notre plan de contrôle, et stockées dans Microsoft Azure aux Pays-Bas. Votre serveur peut ajouter des sauvegardes mais ne peut ni les supprimer ni les modifier. Nous conservons 7 sauvegardes quotidiennes, 4 hebdomadaires et 3 mensuelles et les supprimons avec votre serveur, sans copie en suppression réversible.

Exploitation

Nous tenons à jour The Machine et OpenClaw sur votre serveur.
Nous surveillons l’état de chaque serveur et le redémarrons automatiquement lorsqu’il se bloque.
Les connexions et les modifications apportées aux machines sont journalisées.

Minimisation et suppression des données

Les recherches d’enrichissement n’envoient que des domaines d’organisation et, pour les contacts professionnels, un nom complet avec le domaine de leur entreprise ; jamais d’adresses e-mail, de domaines de messagerie personnelle ni de contenu de messages. Les réponses concernant des personnes ne sont pas stockées par nous ; elles restent sur votre serveur.
Photos : lorsqu’un contact professionnel n’a pas de photo issue de la recherche, votre serveur en demande une à Gravatar (Automattic, États-Unis) en utilisant un hachage SHA-256 de son adresse professionnelle. Gravatar ne reçoit jamais l’adresse elle-même, mais peut faire correspondre le hachage à une adresse qu’il connaît déjà.
Vous pouvez tout supprimer vous-même à tout moment, et exporter toute votre configuration à tout moment. Les données sont supprimées après la durée de conservation prévue à la section 11.