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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 27 octobre 2026

La présente politique explique comment les données personnelles sont traitées dans le service hébergé de The Machine sur app.themachine.computer.

1. Qui nous sommes

Salesflare BV, Delacenseriestraat 14, 2018 Anvers, Belgique, numéro d’entreprise 0564.785.369 (« nous »). Contact pour toute question relative à la vie privée : support@themachine.computer. Pour signaler un problème de sécurité : security@themachine.computer.

2. Deux rôles

Responsable du traitement pour votre compte. Nous décidons de la manière dont les données de votre compte, de facturation et du service sont traitées. La présente politique couvre ces données.
Sous-traitant pour ce que lit votre machine. Vos e-mails, votre agenda, vos chats et les autres sources que vous connectez sont traités sur votre propre serveur, pour votre compte. Pour ces données, vous, ou l’organisation pour laquelle vous agissez, êtes le responsable du traitement lorsque la législation sur la protection des données s’applique, et nous suivons vos instructions, comme indiqué dans les conditions de traitement des données.

3. Ce que nous collectons, pourquoi, et sur quelle base

Données de compte. Votre connexion Google ou Microsoft : nom, adresse e-mail et identifiant de compte (pour Microsoft, également l’identifiant de votre organisation).

Pourquoi : pour créer votre compte et vous permettre de vous connecter. Base juridique : l’exécution de notre contrat avec vous.

Données de sécurité. Vos paramètres de second facteur (stockés chiffrés), vos codes de récupération (stockés uniquement sous forme de hachages), vos sessions de connexion (stockées uniquement sous forme de hachages) et les tentatives de connexion échouées. Si vous ajoutez une clé d’accès, nous stockons sa clé publique, son identifiant, les informations sur l’appareil ou le gestionnaire de mots de passe et les compteurs de vérification, jamais sa clé privée.

Pourquoi : pour protéger votre compte. Base juridique : notre intérêt légitime en matière de sécurité, et le contrat.

Données de facturation. Votre nom, votre adresse de facturation, votre numéro de TVA si vous en fournissez un, le statut de votre abonnement et vos factures. Nous conservons également les conditions acceptées, votre demande expresse de démarrage immédiat et la preuve d’envoi de la confirmation d’abonnement. Stripe gère votre carte ; nous ne voyons jamais le numéro de carte complet.

Pourquoi : pour vous facturer et tenir la comptabilité. Base juridique : le contrat, et nos obligations légales en vertu du droit fiscal et comptable.

Accès Google et Microsoft. Les adresses de compte, les autorisations accordées et les limites Travail ou Perso des comptes Google et Microsoft que vous connectez. Les nouveaux jetons d’actualisation attendent, chiffrés, sur notre plan de contrôle pendant au plus 15 minutes (60 minutes lors du transfert d’une connexion plus ancienne), jusqu’à ce que votre Machine confirme leur enregistrement. Ils sont ensuite conservés chiffrés sur votre propre Machine. Celle-ci les envoie via notre intermédiaire pour obtenir des jetons d’accès de courte durée ; l’intermédiaire ne conserve pas ces requêtes. Les connexions plus anciennes peuvent conserver un jeton d’actualisation chiffré sur notre plan de contrôle jusqu’à ce que ce transfert soit terminé.

Pourquoi : pour que votre serveur puisse accéder à vos propres e-mails et agenda. Base juridique : le contrat, à votre demande.

Accès Zoom et Intercom. Pour les comptes Zoom que vous connectez, nous conservons l’adresse du compte, les autorisations accordées et la limite Travail ou Perso. Son jeton d’actualisation chiffré attend dans un transfert temporaire pendant au plus 15 minutes jusqu’à ce que votre Machine l’enregistre ; les actualisations de jeton ultérieures sont relayées sans conserver le jeton d’actualisation. Pour Intercom, son jeton d’accès attend, chiffré, dans la commande de configuration jusqu’à ce que votre Machine signale pour la première fois l’avoir récupéré, moment où il est retiré de ces arguments. Votre Machine détient ensuite l’identifiant ; elle lit les conversations et ne peut répondre en tant que votre propre admin Intercom que lorsque vous approuvez la réponse exacte. Une connexion Fleet partagée reste en lecture seule.

Pourquoi : pour connecter les comptes que vous choisissez et renvoyer leurs données vers votre propre serveur. Base juridique : le contrat, à votre demande.

Demandes d’enrichissement. Les domaines d’organisation que votre serveur recherche (jamais des domaines de messagerie personnelle comme gmail.com), le nom complet et le domaine de l’entreprise des contacts professionnels qu’il recherche (jamais les adresses e-mail), et le nombre de recherches que vous effectuez.

Pourquoi : pour fournir à votre machine des données publiques sur les entreprises et maintenir l’utilisation dans la limite raisonnable. Base juridique : le contrat, et notre intérêt légitime à prévenir les abus.

Photos. Lorsqu’un contact professionnel n’a pas de photo issue de la recherche, votre serveur en demande une à Gravatar (Automattic, États-Unis) en utilisant un hachage SHA-256 de son adresse professionnelle. Gravatar ne reçoit jamais l’adresse elle-même, mais peut faire correspondre le hachage à une adresse qu’il connaît déjà.

Recherche de lieux. Lorsque vous tapez dans le champ Où de l’Agenda, votre serveur demande à Photon (komoot GmbH, Allemagne), un service gratuit de recherche d’adresses sur les données OpenStreetMap, les adresses correspondantes. Il envoie les mots que vous avez tapés, qui peuvent eux-mêmes contenir une adresse privée, au plus une fois par seconde. Comme pour toute requête réseau, Photon reçoit aussi l’adresse IP de votre serveur et le User-Agent de l’app, mais aucun identifiant de compte ni aucun autre champ de l’agenda ou des messages. Vos propres lieux et organisations antérieurs sont suggérés en premier, à partir de votre seul serveur.

Journaux du service. Les connexions, les modifications de votre machine (comme sa création, son redimensionnement, sa mise en pause ou sa suppression), son état de santé et les erreurs techniques.

Pourquoi : pour faire fonctionner le service, résoudre les problèmes et détecter les abus. Base juridique : notre intérêt légitime à disposer d’un service fiable et sécurisé.

La Fleet (bêta). Lorsque vous créez ou rejoignez une Fleet Travail ou une Fleet Famille : la Fleet dont vous faites partie, votre rôle dans celle-ci, le nom qu’elle affiche à vos coéquipiers, les liens d’invitation (recherchés par un hachage ; une copie chiffrée permet à son gestionnaire de copier ou d’envoyer une invitation ouverte ; elle est supprimée lorsqu’elle est utilisée ou retirée, ou lorsque l’enregistrement de l’invitation expirée est nettoyé), et, pour chaque question, qui a demandé à qui, quel type de question et quand. Les questions et réponses entre les Machines d’une Fleet transitent par notre plan de contrôle : une question est conservée jusqu’à ce qu’elle reçoive une réponse ou expire après au plus 3 jours ; une réponse est conservée jusqu’à ce que votre Machine accuse réception de son enregistrement ou qu’elle expire après au plus 3 jours, et leur contenu n’est pas affiché dans nos pages d’administration. Les Machines chiffrent et signent de bout en bout tout le contenu relayé, et le service n’accepte rien d’autre : il détient du contenu scellé et des clés publiques, pas les clés privées nécessaires pour l’ouvrir. Dans une Fleet Travail, le Graph d’équipe (les fiches Travail partagées et les e-mails clients) transite de la même manière, chiffré et signé de bout en bout : il réside sur les Machines, et chaque élément scellé n’est conservé que jusqu’à ce que chaque Machine à laquelle il est destiné en ait accusé réception, ou au plus 30 jours. Nous conservons les déclarations que signent les Machines de ses administrateurs (si le Graph d’équipe est activé, quelles connexions Travail il exige, qui en a été retiré) tant que la Fleet existe, et nous montrons s’il est activé et ce qu’il exige à une personne invitée avant qu’elle ne rejoigne. Nous voyons le routage, l’horodatage, la taille des messages et l’état de livraison. Les revendications sur des e-mails partagés sont stockées sous forme de hachages d’un secret de la Fleet et du Message-ID, et non du contenu de l’e-mail ou de l’adresse du destinataire. Nous connaissons ce secret, de sorte que des hachages identiques révèlent des revendications identiques et qu’un Message-ID obtenu ailleurs pourrait être testé ; ces revendications ne sont pas chiffrées de bout en bout. Si vous associez une Machine auto-hébergée : son libellé, un hachage de sa clé, la date à laquelle elle a été vue pour la dernière fois, et les adresses professionnelles qu’elle nous communique, afin que les Machines de vos coéquipiers les reconnaissent. Si une Fleet Travail active la connexion d’entreprise : son domaine et, pour chaque compte, le domaine d’entreprise que Google ou Microsoft a confirmé lors de votre dernière connexion (Google Workspace ou un domaine Microsoft 365 vérifié). Si vous demandez à rejoindre cette Fleet, votre demande, son issue, ainsi que votre nom et votre e-mail pour son propriétaire et ses administrateurs. Si une Fleet paie votre Machine (une place), son propriétaire, en tant que payeur, voit votre nom, votre e-mail et la taille de votre serveur ; jamais ce que contient votre Machine.

Pourquoi : pour permettre à votre Machine et aux Machines de vos coéquipiers de s’entraider, selon vos choix. Base juridique : le contrat, à votre demande.

Amis. Le nom d’utilisateur que vous avez choisi, les demandes d’ami et leur issue, les amitiés acceptées, les blocages, et la Machine associée qui répond pour vous. Il n’existe pas d’annuaire public des noms d’utilisateur. La découverte de contacts, facultative, permet à une personne qui recherche l’e-mail exact de votre compte, ou une adresse de boîte e-mail connectée que vous laissez activée, de trouver le nom d’utilisateur que vous avez choisi, uniquement après que vous avez activé la possibilité d’être trouvé. Les adresses connectées sont conservées sous forme de représentations cryptographiques, et non comme un carnet d’adresses en clair ; OAuth vérifie les connexions Google et Microsoft hébergées, tandis qu’une Machine auto-hébergée associée déclare elle-même ses adresses connectées. Les revendications d’adresse partagées ou contradictoires ne sont rattachées à aucune personne. La recherche par e-mail exact ne prouve pas que le demandeur est déjà un contact. Les recherches utilisent des valeurs de contact masquées et des regroupements grossiers ; nous recevons le nombre de recherches, puis les adresses e-mail réelles des correspondances trouvées pour leur résolution. Nous ne recevons pas l’intégralité de votre carnet d’adresses. Vous pouvez désactiver chacun des deux paramètres de découverte. Les amis utilisent le même Network de questions-réponses que les Fleets, selon vos règles distinctes pour chaque ami. Une réponse de disponibilité contient des plages occupées, pas les noms des événements, les participants ni les lieux. Un abonnement Network for Friends souscrit avant que les amis ne deviennent gratuits ajoute son état de facturation jusqu’à sa fin ; Stripe gère son paiement de la même manière que pour les autres abonnements.

Pourquoi : pour connecter les personnes que vous choisissez et relayer les réponses qu’elles autorisent. Base juridique : le contrat, à votre demande.

Compétences partagées et liens de tâche. Les compétences que vous choisissez de partager transitent par le Network comme tout autre contenu scellé ; les destinataires choisissent d’installer ou non leurs instructions. Les liens de tâche par e-mail contiennent une tâche scellée pendant au plus 30 jours. La clé d’ouverture reste dans le fragment du lien, de sorte que toute personne à qui vous donnez le lien complet peut lire la tâche. Nous enregistrons l’expéditeur, le type, l’heure et la première ouverture, ainsi que l’éventuelle inscription d’un nouveau compte ou la demande de la tâche par une Machine. Il s’agit d’étapes de livraison, pas d’une preuve que la personne a accompli la tâche. Ne partagez les liens qu’avec les destinataires prévus.

Pourquoi : pour coordonner les tâches que vous choisissez de partager. Base juridique : le contrat, à votre demande.

Résultats des agents de code. Lorsque vous transférez une tâche à votre propre session Claude Code distante, son résumé final, son brouillon, son diff et ses liens transitent par notre plan de contrôle pour que votre Machine puisse les récupérer. Nous stockons le résultat chiffré au repos, un hachage de son ticket de travail, le compte et la Machine expéditeurs, ainsi que les horaires de livraison. Il ne s’agit pas d’un chiffrement de bout en bout : notre service détient la clé nécessaire pour relayer le résultat. Celui-ci n’est pas affiché dans les pages d’administration. Votre brief passe par le fournisseur de code que vous avez choisi, dans le cadre de votre contrat avec ce fournisseur.

Pourquoi : pour renvoyer le résultat d’une tâche que vous avez demandée. Base juridique : le contrat, à votre demande.

Les apprentissages que vous choisissez de partager. De temps en temps, votre Machine peut demander à envoyer à notre équipe quelques conseils généraux qu’elle a appris de la façon dont vous l’utilisez, afin d’améliorer The Machine. C’est sur adhésion à chaque fois : vous voyez chaque élément d’abord, pouvez le modifier ou le supprimer, et rien n’est envoyé tant que vous n’appuyez pas sur Envoyer. Votre Machine retire d’abord les noms, adresses, liens, numéros, dates et montants connus ; ce filtrage se fait au mieux, c’est pourquoi vous relisez le texte exact avant l’envoi. Un journal d’erreurs n’est ajouté que si vous le cochez et le relisez. Les apprentissages sont chiffrés pour notre équipe et proviennent d’un nom inventé, sauf si vous choisissez d’ajouter votre e-mail pour que nous puissions vous répondre. Vous pouvez désactiver ces demandes dans Paramètres.

Sujets d’aide. Quand vous posez une question au chat d’aide de votre tableau de bord, votre Machine note quelques mots génériques sur le sujet de la question, comme "mettre une tâche en attente", et si une page d’aide correspondait. Ni votre question ni la réponse. Votre Machine retire les noms, adresses, liens, nombres et dates, et ne garde que des mots qui figurent dans nos pages d’aide publiques. Une fois par jour, elle envoie ces sujets à notre équipe sous forme de décomptes, sans votre compte : nous ne conservons que le nombre de fois où chaque sujet a été demandé par jour, pour améliorer l’aide. Vous pouvez le désactiver dans Paramètres, L’équipe The Machine ; le niveau de sécurité Prudent le désactive aussi.

Pourquoi : pour améliorer l’aide et le produit. Base juridique : notre intérêt légitime.

Rapports d’erreur. Quand quelque chose casse dans The Machine, une Machine sur le Network nous envoie une courte signature de l’erreur : son type, son message dont sont retirés les nombres, identifiants, textes cités, adresses, liens, chemins et tout mot qui pourrait être un nom, l’endroit où elle s’est produite dans le code propre de The Machine, la version de l’app, sa fréquence et le moment. Jamais ce que disent vos messages ou autres contenus, ni noms, adresses ou jetons. Nous vérifions à nouveau chaque signature à son arrivée et la conservons par Machine, liée à votre compte, pour voir combien de Machines une erreur touche. C’est activé par défaut ; vous pouvez le désactiver dans Paramètres, Sécurité, "Envoyer des rapports d’erreur", et ce qui attendait d’être envoyé est supprimé.

Pourquoi : pour trouver et corriger les erreurs avant que vous ayez à les signaler. Base juridique : notre intérêt légitime à un service fiable.

Messages au support. Ce que vous nous écrivez et nos réponses. Lorsque vous signalez un problème avec « Un problème ? », également ses diagnostics, sauf si vous les décochez : l’état de votre serveur, les versions, la mémoire, le disque et l’état de chaque source, ainsi que les derniers avertissements et erreurs de ses services. Ceux-ci sont filtrés sur votre serveur, puis à nouveau avant d’arriver au support, pour retirer les textes cités, les adresses e-mail, les longs numéros, les chemins de liens et les clés reconnaissables. Ce filtrage se fait au mieux : une ligne de journal inhabituelle peut encore contenir des informations personnelles. Vous pouvez exclure les diagnostics, et ils sont supprimés après 90 jours.

Pourquoi : pour vous aider. Base juridique : le contrat, ou notre intérêt légitime à vous répondre.

Pourquoi vous avez résilié. Lorsque vous résiliez ou effacez tout, vous pouvez nous dire pourquoi : un motif choisi dans une courte liste, une précision facultative et tout ce que vous souhaitez écrire d’autre. Tout est facultatif. Nous le conservons avec le forfait que vous aviez et la date. Vos propres mots peuvent contenir des données personnelles, n’écrivez donc que ce que vous acceptez que nous lisions. Nous ne transmettons à Stripe, avec la résiliation, que la catégorie du motif, pas vos mots.

Pourquoi : pour comprendre pourquoi les gens partent et améliorer le service. Base juridique : notre intérêt légitime à améliorer le service.

Nous ne vendons pas vos données, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA.

4. Durée de conservation

Données de compte et de sécurité : tant que vous avez un compte, puis 30 jours.
Accès aux comptes connectés : jusqu’à ce que vous déconnectiez le compte ou supprimiez votre machine. Les transferts temporaires d’identifiants et les secrets des commandes de configuration sont supprimés comme décrit ci-dessus ; les sauvegardes de restauration suivent les durées indiquées.
Votre serveur et tout ce qu’il contient : jusqu’à 30 jours après la fin de votre abonnement, ou immédiatement lorsque vous supprimez tout. Si un paiement reste en suspens, jusqu’à 6 mois après la mise en pause de votre machine pour ce motif (voir les conditions, « Échecs de paiement »).
Sauvegardes de votre serveur : chaque nuit, votre serveur effectue une sauvegarde chiffrée de vos données, stockée dans Microsoft Azure aux Pays-Bas (UE). Nous conservons les 7 dernières sauvegardes quotidiennes, 4 hebdomadaires et 3 mensuelles, soit environ 3 mois d’historique. Elles suivent votre serveur : supprimées immédiatement lorsque vous supprimez tout, et lorsque votre serveur est supprimé après la fin de votre abonnement. Aucune autre copie n’est conservée.
Rappels de paiement : les rappels que nous vous avons envoyés, tant que vous avez un compte.
Pourquoi vous avez résilié : 2 ans. Lorsque votre compte est supprimé, les réponses n’y sont plus rattachées.
Sessions de connexion : 14 jours au plus.
La Fleet : votre adhésion et les Machines auto-hébergées associées jusqu’à ce que vous partiez ou les déconnectiez, ou que votre compte disparaisse. Les questions jusqu’à leur réponse, au plus 3 jours ; les réponses jusqu’à ce que la Machine du demandeur accuse réception de leur enregistrement, au plus 3 jours ; qui a demandé à qui et quand, sans contenu, 30 jours ; les hachages de revendication, 14 jours.
Découverte : l’e-mail de compte pouvant être trouvé et les représentations des adresses connectées activées, jusqu’à ce que vous les désactiviez, libériez votre nom d’utilisateur ou supprimiez votre compte ; les nombres de recherches pendant 3 jours.
Liens de tâche : le contenu scellé pendant au plus 30 jours ; les métadonnées de livraison associées pendant au plus 90 jours, ou moins si le compte expéditeur est supprimé avant.
Résultats des agents de code : jusqu’à ce que votre Machine accuse réception du résultat exact, ou sept jours à compter de la création du ticket, selon ce qui survient en premier. La suppression du compte supprime ses tickets et résultats actifs. Les sauvegardes de restauration chiffrées du plan de contrôle expirent dans un délai de 30 jours ; les enregistrements supprimés ou expirés ne doivent pas être restaurés pour un usage actif.
Amis : les amitiés et les blocages jusqu’à ce que vous les supprimiez ou que votre compte disparaisse ; les demandes en attente expirent après 30 jours, et l’historique des demandes est supprimé après 90 jours. Les questions, réponses et métadonnées relayées suivent les durées de la Fleet ci-dessus. Votre nom d’utilisateur est conservé tant qu’il est réservé selon les conditions du compte.
Factures et documents de facturation (y compris les accusés de réception du contrat accepté et de la rétractation) : aussi longtemps que l’exige le droit fiscal et comptable belge (actuellement jusqu’à 10 ans).
Journaux du service : 12 mois.
Demandes d’enrichissement : les comptages quotidiens pendant 12 mois. Nous ne conservons pas les domaines que vous avez recherchés ; les données publiques sur les entreprises que nous avons récupérées sont mises en cache sans aucune trace de qui les a demandées. Nous ne conservons pas les noms que nous avons recherchés ni ce qui a été renvoyé au sujet d’une personne : cela va directement à votre serveur. Pour faire oublier quelqu’un, utilisez Supprimer définitivement sur sa page dans votre tableau de bord : votre serveur supprime son profil de contact, ses messages directs et les notes apprises, masque son nom et ses adresses sur les cartes liées, et conserve un hachage à clé pour qu’il ne soit pas ajouté à nouveau. Les messages appartenant à d’autres personnes, les fichiers enregistrés manuellement, les originaux des fournisseurs et les sauvegardes existantes ne sont pas tous effacés par cette commande de contact ; contactez-nous pour obtenir de l’aide concernant une demande d’effacement plus large. Nous ne conservons pas les réponses d’enrichissement de personnes dans le service d’enrichissement du plan de contrôle.
Les apprentissages que vous choisissez de partager : jusqu’à ce que nous les ayons examinés. Les éléments écartés quittent la boîte de réception après 90 jours, et ceux intégrés après 1 an. Leur lot scellé d’origine n’est supprimé que lorsque chaque élément de ce lot a expiré ; les lots contenant des éléments non tranchés restent jusqu’à l’examen de ces éléments. Si vous avez ajouté votre e-mail, il est supprimé lorsque votre compte est supprimé ; l’apprentissage reste, sans lui.
Sujets d’aide : décomptes quotidiens par sujet, sans aucun compte, pendant 400 jours.
Rapports d’erreur : 30 jours après le dernier signalement de cette erreur par une Machine, ou plus tôt si le compte est supprimé.
Messages au support : aussi longtemps que nécessaire pour vous aider, et au plus 2 ans après la fin de votre compte. Un signalement fait avec « Un problème ? » reste sur notre plan de contrôle 12 mois au plus, ses diagnostics 90 jours, et disparaît avec votre compte.

5. Qui les reçoit

Hetzner Online GmbH, Allemagne, avec des centres de données en Allemagne et en Finlande : hébergement de votre serveur et du Network de secours en Allemagne. Le secours reçoit les noms et adresses des comptes et des membres, les données de routage et les hachages d’authentification (pas les identifiants OAuth ni les clés de chiffrement privées), ainsi que les messages scellés de bout en bout. Les changements d’adhésion lui parviennent lors de la synchronisation minute suivante réussie ; pendant une panne, sa dernière copie peut rester utilisée. Les mêmes durées de conservation des messages et des métadonnées s’y appliquent.
Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure), avec des centres de données aux Pays-Bas : hébergement de notre plan de contrôle, de certains serveurs clients et des sauvegardes chiffrées de tous les serveurs clients.
Stripe, UE et États-Unis : paiements, factures et taxes.
Twilio Inc. (SendGrid), États-Unis : envoi de nos e-mails, comme les avis concernant les prix, les présentes conditions ou le service. Il reçoit votre nom, votre adresse e-mail et l’e-mail lui-même. Il achemine également vos signalements de problème vers notre boîte de réception du support.
Google, UE et États-Unis : connexion, l’accès Google que vous accordez, et notre boîte de réception du support.
Microsoft, UE et États-Unis : connexion et l’accès Microsoft 365 ou Outlook.com que vous accordez.
Cloudflare : DNS de notre domaine. Il ne voit pas vos données ni le contenu de votre trafic.
L’API de prospects de Salesflare, exploitée par nous sur Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irlande) en Europe : recherche de données publiques sur les entreprises pour les domaines d’organisation et de profils professionnels publics (fonction, entreprise, photo, localisation, LinkedIn) pour les contacts professionnels.
Automattic Inc. (Gravatar), États-Unis : une photo pour un contact professionnel qui n’en a pas issue de la recherche. Il reçoit un hachage SHA-256 de son adresse professionnelle, jamais l’adresse elle-même (voir Photos).
komoot GmbH (Photon), Allemagne : suggestions d’adresses pour le lieu d’un événement. Il reçoit le texte tapé dans le champ Où de l’Agenda et les métadonnées de connexion ordinaires (voir Recherche de lieux).
Telegram Messenger Inc. : les messages de votre machine vers vous, via le bot que vous avez créé sous votre propre compte Telegram. Pour les utilisateurs de l’EEE et du Royaume-Uni, Telegram stocke les données aux Pays-Bas. Le chat de notre équipe reçoit une référence technique du signalement au support, pas le texte libre ni les diagnostics du signalement. Le personnel ouvre le signalement dans la page d’administration authentifiée.

Vos coéquipiers dans une Fleet et vos amis acceptés reçoivent les réponses que leurs questions obtiennent de votre Machine, et uniquement dans la mesure où vos règles dans votre tableau de bord le permettent : les réponses commencent par Me demander d’abord ; rien n’est partagé tant que vous n’approuvez pas une réponse ou n’activez pas une règle. Votre Machine conserve pour vous un journal de chaque question et réponse.

Le Graph d’équipe d’une Fleet Travail est distinct de ces règles de questions-réponses.

Quand il est activé. Il est désactivé jusqu’à ce qu’un administrateur de la Fleet l’active ; l’administrateur confirme que l’organisation peut partager ces e-mails et en a informé ses membres.
Ce qui est partagé. Lorsqu’il est activé et qu’un administrateur a confirmé votre Machine comme membre, votre Machine partage les personnes, organisations et projets Travail, ainsi que les fils d’e-mails clients et leurs pièces jointes, avec les Machines des autres membres confirmés. Pour les projets d’un tableau que l’équipe voit, leurs réunions, notes de réunion et chats sont aussi partagés. Chaque fil, réunion et chat est d’abord trié.
Filtrage automatique. Les fils classés comme personnels ou sensibles (comme les affaires, les RH et le recrutement, le juridique, la santé, l’argent et la sécurité), automatisés (reçus, factures, alertes, newsletters) et les fils entre collègues uniquement ne sont pas partagés automatiquement avec l’équipe, pas même sous forme de mention de leur existence. La classification se fait au mieux et peut être erronée ; vérifiez-la et corrigez-la avec Garder privé. Votre choix explicite Équipe peut l’emporter sur les classifications sensibles ou automatisées.
Partagé nommément. Vous pouvez partager un tableau, ou un seul fil, avec des coéquipiers choisis. Leurs Machines reçoivent alors la chronologie complète de chaque projet, scellée uniquement pour elles : ses fils d’e-mails (y compris les sensibles), réunions et notes de réunion, conversations Intercom, chats, cartes et changements d’étape. Les comptes personnels, les personnes de votre famille ou vos amis, les comptes d’une autre entreprise et les fils entre collègues uniquement restent exclus. Le partage d’un tableau seul exclut les e-mails automatisés, mais un partage explicite de fil peut les inclure. Le remettre sur vous seul le retire de leurs Machines.
Vos choix. Vous choisissez quelles connexions y participent : les comptes Travail propres à la Fleet sont activés au départ, ceux d’une autre entreprise sont désactivés, et les comptes personnels ne sont jamais partagés. Un administrateur peut exiger votre e-mail et votre agenda Travail de cette organisation. Rien n’est partagé tant que vous n’avez pas tout examiné et démarré, et vous pouvez garder privé n’importe quel fil, personne ou projet, ou en annuler le partage.
Retrait. L’annulation d’un partage, la désactivation d’une connexion ou le retrait par un administrateur supprime les copies sur les Machines des coéquipiers lors de leur prochaine synchronisation ; quelqu’un peut l’avoir lu avant. Ce qui a été partagé reste sur les Machines des coéquipiers lorsque quelqu’un part ; partir ou supprimer votre propre compte n’efface pas ces copies.
Responsabilités. L’organisation concernée doit établir la base juridique, les règles d’accès et les informations relatives à ce traitement, et coordonner avec les destinataires les demandes d’effacement plus larges.

Connecteurs partagés. Un administrateur confirmé d’une Fleet Travail peut partager une connexion Intercom avec des membres approuvés. Son identifiant est scellé pour chaque Machine destinataire, n’est pas visible par notre relais, et le compte partagé est en lecture seule. L’arrêt ou le remplacement d’un partage le retire des destinataires lors de la prochaine synchronisation de leurs Machines. Comme un ancien destinataire peut conserver un identifiant en dehors de l’app, un administrateur doit révoquer ou remplacer ce jeton chez Intercom lorsque l’accès doit prendre fin.

Votre fournisseur de modèle d’IA (comme OpenAI ou Anthropic) reçoit ce que votre machine lui envoie, sous votre propre compte et dans le cadre de votre propre contrat avec lui. Il s’agit du fournisseur que vous avez choisi, pas du nôtre.

Nous pouvons également partager des données lorsque la loi l’exige, ou pour protéger nos droits ou la sécurité d’autrui.

6. Données hors de l’UE

Votre serveur et notre plan de contrôle se trouvent dans l’UE. Certains destinataires, comme Stripe, Google, Microsoft et Twilio (SendGrid), peuvent traiter des données aux États-Unis, et Telegram est établi hors de l’EEE. Pour les transferts vers nos sous-traitants, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation applicable (y compris pour un destinataire actuellement certifié au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties des garanties nécessaires. Telegram et le fournisseur d’IA que vous choisissez fournissent leurs services dans le cadre de vos propres contrats ; le cadre de protection des données ne couvre pas tous les fournisseurs ni tous les pays. Demandez au support les garanties applicables à un destinataire particulier. Les transferts vers le fournisseur d’IA que vous choisissez relèvent de votre propre contrat avec lui.

7. Données Google et Microsoft

L’utilisation par The Machine des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use. Les données Google ne sont utilisées que pour vous fournir les fonctionnalités de The Machine, ne sont pas utilisées à des fins publicitaires, ne sont pas vendues et ne sont pas lues par des personnes, sauf avec votre autorisation, pour des raisons de sécurité ou lorsque la loi l’exige.

Il en va de même pour les données de votre compte Microsoft : nous ne demandons à Microsoft qu’un accès délégué que vous approuvez (e-mails, envoi de ce que vous approuvez, et votre agenda), jamais un accès à l’ensemble de votre organisation.

8. Cookies

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires : un cookie de session qui vous maintient connecté, et des cookies de courte durée qui transmettent une invitation à une Fleet, un lien de tâche ou une page de compte choisie à travers la connexion. Les cookies d’invitation et de navigation durent au plus un jour ; le cookie de lien de tâche au plus 30 jours. Si vous ajoutez ou utilisez une clé d’accès sur un appareil, ou choisissez « Pas maintenant » pour en ajouter une, ce navigateur conserve un cookie pendant 400 jours au plus afin de ne pas redemander ; il contient un hachage à sens unique de l’identifiant de la clé d’accès, pas votre compte. Ces cookies de connexion et de navigation sont sécurisés et non lisibles par des scripts ; le cookie de connexion expire après au plus 14 jours ou lorsque vous vous déconnectez. Un cookie fonctionnel distinct de devise mémorise l’euro ou le dollar pendant 400 jours au plus, déterminé initialement par le fuseau horaire de votre appareil ou par votre propre choix. Les scripts du site peuvent lire et mettre à jour cette préférence ; il ne contient aucun identifiant de compte. Nous n’utilisons aucun cookie d’analyse, de publicité ou de suivi, et ne demandons donc pas de consentement aux cookies. Stripe peut déposer ses propres cookies sur ses pages de paiement.

9. Sécurité

Votre serveur est à vous seul, dans l’UE, derrière un pare-feu qui ne laisse entrer que notre plan de contrôle.
Toutes les connexions utilisent le chiffrement TLS.
Le disque de votre serveur est chiffré au repos. Chez Hetzner, sa clé n’est conservée que sur notre plan de contrôle, et l’effacement de votre serveur la détruit.
Les jetons Google et Microsoft et les secrets de second facteur sont stockés chiffrés. Les jetons de session et les codes de récupération sont stockés uniquement sous forme de hachages.
La connexion utilise Google ou Microsoft plus un second facteur, ou une clé d’accès enregistrée au préalable et vérifiée par votre appareil. Des codes erronés répétés bloquent la connexion pendant un certain temps.
Votre serveur détient vos jetons d’actualisation de messagerie chiffrés et utilise des jetons d’accès de courte durée pour les appels à vos comptes.

Aucun système n’est parfaitement sûr, mais nous nous efforçons de protéger vos données et vous informerons si une violation les met en danger.

10. Vos droits

Vous pouvez nous demander de :

vous montrer les données que nous détenons sur vous, et vous en remettre une copie ;
les rectifier ;
les effacer ;
limiter le traitement ou vous y opposer, y compris le traitement fondé sur nos intérêts légitimes ;
vous remettre vos données dans un format portable.

L’identité du compte et les informations de facturation sont nécessaires pour fournir et facturer un abonnement hébergé ; sans elles, nous ne pouvons pas le faire. La connexion de sources, la découverte, les diagnostics et les retours de résiliation sont facultatifs. La déconnexion d’une source met fin à l’accès futur ; vous pouvez supprimer séparément les enregistrements conservés sur votre Machine. Les contrôles de facturation, d’abus et techniques peuvent mettre une Machine en pause automatiquement. Vous pouvez contacter le support pour contester une mise en pause, expliquer votre situation et demander un examen humain ; ces contrôles n’évaluent pas la solvabilité et ne prennent pas de décisions d’emploi ou d’autres décisions d’éligibilité personnelle.

Vous pouvez tout supprimer vous-même, à tout moment, avec « Tout effacer maintenant » sur la page de votre compte, et emporter une copie de toute votre configuration avec « Tout exporter ». Pour toute autre demande, écrivez à support@themachine.computer. Nous répondons dans un délai d’un mois. Il se peut que nous devions d’abord vérifier qu’il s’agit bien de vous.

Pour les données concernant d’autres personnes figurant dans vos e-mails ou votre agenda, vous êtes le responsable du traitement. Si ces personnes nous contactent, nous vous transmettrons leur demande.

11. Réclamations

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données, dites-le-nous d’abord. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, dataprotectionauthority.be, ou auprès de l’autorité du lieu où vous résidez ou travaillez.

12. Enfants

Le service est réservé aux adultes. Les comptes sont destinés aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Les messages, agendas et tâches connectés peuvent contenir des informations sur des enfants ; les titulaires de compte doivent disposer d’une base juridique pour les traiter ou les partager.

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Pour les modifications importantes, nous vous envoyons un e-mail avant leur entrée en vigueur. La date en haut indique la dernière version.