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Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 27 ottobre 2026

La presente informativa spiega come vengono trattati i dati personali nel servizio in hosting di The Machine su app.themachine.computer.

1. Chi siamo

Salesflare BV, Delacenseriestraat 14, 2018 Anversa, Belgio, numero d’impresa 0564.785.369 ("noi"). Contatto per qualsiasi questione relativa alla privacy: support@themachine.computer. Per segnalare un problema di sicurezza: security@themachine.computer.

2. Due ruoli

Titolare del trattamento per il tuo account. Decidiamo noi come vengono trattati i dati del tuo account, di fatturazione e del servizio. La presente informativa riguarda tali dati.
Responsabile del trattamento per ciò che la tua Machine legge. La tua posta, il calendario, le chat e le altre fonti che colleghi sono trattati sul tuo server, per tuo conto. Per tali dati sei tu, o l’organizzazione per cui agisci, il titolare del trattamento ove si applichi la normativa sulla protezione dei dati, e noi seguiamo le tue istruzioni, come stabilito nelle condizioni sul trattamento dei dati.

3. Cosa raccogliamo, perché e su quale base

Dati dell’account. Il tuo accesso Google o Microsoft: nome, indirizzo email e ID account (per Microsoft, anche l’ID della tua organizzazione).

Perché: per creare il tuo account e consentirti di accedere. Base: esecuzione del contratto con te.

Dati di sicurezza. Le impostazioni del secondo fattore (conservate cifrate), i codici di recupero (conservati solo come hash), le sessioni di accesso (conservate solo come hash) e i tentativi di accesso non riusciti. Se aggiungi una passkey, conserviamo la sua chiave pubblica, l’identificativo, le informazioni sul dispositivo o sul gestore di password e i contatori di verifica, mai la sua chiave privata.

Perché: per mantenere sicuro il tuo account. Base: il nostro legittimo interesse alla sicurezza, e il contratto.

Dati di fatturazione. Il tuo nome, l’indirizzo di fatturazione, la partita IVA se la fornisci, lo stato dell’abbonamento e le fatture. Conserviamo inoltre i termini accettati, la tua richiesta espressa di avvio immediato e la prova di consegna della conferma dell’abbonamento. Stripe gestisce la tua carta; non vediamo mai il numero completo della carta.

Perché: per addebitarti i pagamenti e tenere la contabilità. Base: il contratto e i nostri obblighi legali previsti dalla normativa fiscale e contabile.

Accesso a Google e Microsoft. Gli indirizzi degli account, gli ambiti concessi e i confini Lavoro o Personale degli account Google e Microsoft che colleghi. I nuovi refresh token attendono cifrati sul nostro control plane per un massimo di 15 minuti (60 minuti quando si trasferisce un accesso precedente), finché la tua Machine non ne conferma il salvataggio. Da quel momento risiedono cifrati sulla tua Machine. Questa li invia tramite il nostro broker per ottenere access token di breve durata; il broker non conserva tali richieste. Le connessioni meno recenti possono conservare un refresh token cifrato sul nostro control plane fino al completamento di tale trasferimento.

Perché: affinché il tuo server possa accedere alla tua posta e al tuo calendario. Base: il contratto, su tua richiesta.

Accesso a Zoom e Intercom. Per gli account Zoom che colleghi, conserviamo l’indirizzo dell’account, gli ambiti concessi e il confine Lavoro o Personale. Il suo refresh token cifrato attende in un passaggio temporaneo per un massimo di 15 minuti finché la tua Machine non lo salva; i successivi aggiornamenti del token vengono inoltrati senza conservare il refresh token. Per Intercom, il suo access token attende cifrato nel comando di configurazione finché la tua Machine non segnala per la prima volta di averlo preso, momento in cui viene rimosso da tali argomenti. Da quel momento la credenziale è detenuta dalla tua Machine; legge le conversazioni e può rispondere come tuo amministratore Intercom solo quando approvi la risposta esatta. Una connessione condivisa della Fleet resta in sola lettura.

Perché: per collegare gli account che scegli e restituirne i dati al tuo server. Base: il contratto, su tua richiesta.

Richieste di arricchimento. I domini delle organizzazioni che il tuo server cerca (mai domini di posta personali come gmail.com), il nome completo e il dominio aziendale dei contatti di lavoro che cerca (mai indirizzi email) e quante ricerche effettui.

Perché: per fornire alla tua Machine dati aziendali pubblici e mantenere l’utilizzo entro il limite ragionevole. Base: il contratto e il nostro legittimo interesse a prevenire gli abusi.

Foto. Quando un contatto di lavoro non ha una foto dalla ricerca, il tuo server ne chiede una a Gravatar (Automattic, USA) usando un hash SHA-256 del suo indirizzo di lavoro. Gravatar non riceve mai l’indirizzo stesso, ma può associare l’hash a un indirizzo che già conosce.

Ricerca di luoghi. Quando scrivi nel campo Dove del Calendario, il tuo server chiede a Photon (komoot GmbH, Germania), un servizio gratuito di ricerca di indirizzi basato sui dati di OpenStreetMap, gli indirizzi corrispondenti. Invia le parole che hai digitato, che possono contenere esse stesse un indirizzo privato, al massimo una volta al secondo. Come qualsiasi richiesta di rete, Photon riceve anche l’indirizzo IP del tuo server e lo User-Agent dell’app, ma nessun identificativo dell’account né altri campi del calendario o dei messaggi. I luoghi e le organizzazioni che hai usato in precedenza vengono suggeriti per primi, solo dal tuo server.

Log del servizio. Accessi, modifiche alla tua Machine (come creazione, ridimensionamento, sospensione o eliminazione), il suo stato ed errori tecnici.

Perché: per gestire il servizio, risolvere i problemi e rilevare gli abusi. Base: il nostro legittimo interesse a un servizio affidabile e sicuro.

La Fleet (beta). Quando crei o entri in una Fleet di lavoro o in una Fleet di famiglia: in quale Fleet ti trovi, il tuo ruolo, il nome che mostra ai tuoi colleghi, i link di invito (cercati tramite un hash; una copia cifrata consente al suo gestore di copiare o inviare un invito aperto; viene rimossa quando è usato o revocato, o quando viene eliminato il record dell’invito scaduto), e per ogni domanda chi ha chiesto a chi, che tipo di domanda e quando. Le domande e le risposte tra le Machine di una Fleet passano attraverso il nostro control plane: una domanda viene conservata finché non riceve risposta o scade dopo un massimo di 3 giorni; una risposta viene conservata finché la tua Machine non ne conferma il salvataggio o scade dopo un massimo di 3 giorni, e il loro contenuto non viene mostrato nelle nostre pagine di amministrazione. Le Machine cifrano e firmano end-to-end tutto il contenuto inoltrato, e il servizio non accetta nient’altro: detiene contenuti sigillati e chiavi pubbliche, non le chiavi private necessarie per aprirli. In una Fleet di lavoro, il Graph del team (record di lavoro condivisi ed email dei clienti) passa allo stesso modo, cifrato e firmato end-to-end: risiede sulle Machine, e ogni elemento sigillato viene conservato solo finché ogni Machine a cui è destinato non ne ha confermato la ricezione, o al massimo 30 giorni. Conserviamo le dichiarazioni firmate dalle Machine dei suoi amministratori (se il Graph del team è attivo, quali connessioni di lavoro richiede, chi ne è stato escluso) finché la Fleet esiste, e mostriamo se è attivo e cosa richiede a chi viene invitato prima che entri. Vediamo instradamento, tempistiche, dimensioni dei messaggi e stato di consegna. Le rivendicazioni sulle email condivise sono conservate come hash di un segreto della Fleet e del Message-ID, non del contenuto dell’email né dell’indirizzo del destinatario. Conosciamo quel segreto, quindi hash corrispondenti rivelano rivendicazioni corrispondenti e un Message-ID ottenuto altrove potrebbe essere verificato; queste rivendicazioni non sono cifrate end-to-end. Se associ una Machine self-hosted: la sua etichetta, un hash della sua chiave, quando è stata vista l’ultima volta e gli indirizzi di lavoro che ci comunica, affinché le Machine dei tuoi colleghi li riconoscano. Se una Fleet di lavoro attiva l’accesso aziendale: il suo dominio e, per ogni account, il dominio aziendale confermato da Google o Microsoft al tuo ultimo accesso (Google Workspace o un dominio Microsoft 365 verificato). Se chiedi di entrare in quella Fleet, la tua richiesta, il suo esito, e il tuo nome e la tua email per il proprietario e gli amministratori. Se una Fleet paga la tua Machine (un posto), il suo proprietario, in quanto pagante, vede il tuo nome, la tua email e la dimensione del tuo server; mai ciò che contiene la tua Machine.

Perché: per consentire alla tua Machine e alle Machine dei tuoi colleghi di aiutarsi a vicenda, come scegli tu. Base: il contratto, su tua richiesta.

Amici. Il nome utente che hai scelto, le richieste di amicizia e il loro esito, le amicizie accettate, i blocchi e la Machine associata che risponde per te. Non esiste un elenco pubblico dei nomi utente. La ricerca facoltativa dei contatti consente a chi cerca l’email esatta del tuo account, o un indirizzo di una casella collegata che lasci attivo, di trovare il nome utente che hai scelto, solo dopo che hai attivato la reperibilità. Gli indirizzi collegati sono conservati come rappresentazioni crittografiche, non come una rubrica in chiaro; OAuth verifica le connessioni Google e Microsoft in hosting, mentre una Machine self-hosted associata dichiara i propri indirizzi collegati. Le rivendicazioni di indirizzi condivise o in conflitto non vengono ricondotte a una persona. La ricerca per email esatta non dimostra che il richiedente sia già un contatto. Le ricerche usano valori di contatto offuscati e raggruppamenti approssimativi; riceviamo il numero di ricerche, poi gli indirizzi email effettivi delle corrispondenze riuscite per la risoluzione. Non riceviamo la tua intera rubrica. Puoi disattivare ciascuna delle due impostazioni di ricerca. Gli amici usano lo stesso Network di domande e risposte delle Fleet, secondo le tue regole separate per ciascun amico. Una risposta sulla disponibilità contiene blocchi di tempo occupato, non nomi di eventi, partecipanti o luoghi. Un abbonamento Network for Friends sottoscritto prima che gli amici diventassero gratuiti aggiunge il proprio stato di fatturazione fino alla sua scadenza; Stripe ne gestisce il pagamento come per gli altri abbonamenti.

Perché: per collegare le persone che scegli e inoltrare le loro risposte consentite. Base: il contratto, su tua richiesta.

Skill condivise e link alle attività. Le skill che scegli di condividere viaggiano attraverso il Network come gli altri contenuti sigillati; i destinatari scelgono se installarne le istruzioni. I link alle attività via email contengono un’attività sigillata per un massimo di 30 giorni. La chiave di apertura resta nel frammento del link, quindi chiunque riceva da te il link completo può leggere l’attività. Registriamo il mittente, il tipo, l’orario e la prima apertura, e se un nuovo account si registra o una Machine richiede l’attività. Si tratta di fasi di consegna, non della prova che la persona l’abbia completata. Condividi i link solo con i destinatari previsti.

Perché: per coordinare le attività che scegli di condividere. Base: il contratto, su tua richiesta.

Risultati degli agenti di programmazione. Quando passi un’attività alla tua sessione remota di Claude Code, il suo riepilogo finale, la bozza, il diff e i link passano attraverso il nostro control plane affinché la tua Machine possa recuperarli. Conserviamo il risultato cifrato a riposo, un hash del suo ticket di lavoro, l’account e la Machine mittenti e gli orari di consegna. Non si tratta di cifratura end-to-end: il nostro servizio detiene la chiave necessaria per inoltrare il risultato. Non viene mostrato nelle pagine di amministrazione. Le tue istruzioni passano attraverso il provider di programmazione che hai scelto, in base al tuo accordo con quel provider.

Perché: per restituire il risultato di un’attività che hai richiesto. Base: il contratto, su tua richiesta.

Apprendimenti che scegli di condividere. Ogni tanto la tua Machine può chiedere di inviare al nostro team qualche consiglio generale imparato da come la usi, per migliorare The Machine. È su base volontaria ogni volta: vedi prima ogni elemento, puoi modificarlo o rimuoverlo, e non viene inviato nulla finché non premi Invia. La tua Machine rimuove prima nomi, indirizzi, link, numeri, date e importi noti; il filtraggio è al meglio delle possibilità, quindi rivedi il testo esatto prima dell’invio. Un log degli errori viene aggiunto solo se lo selezioni e lo rivedi. Gli apprendimenti sono cifrati per il nostro team e arrivano da un nome inventato, a meno che tu non scelga di aggiungere la tua email affinché possiamo risponderti. Puoi disattivare le richieste in Impostazioni.

Argomenti di aiuto. Quando fai una domanda alla chat di aiuto nella tua dashboard, la tua Machine annota alcune parole generiche sull'argomento della domanda, come "posticipare un'attività", e se una pagina di aiuto corrispondeva. Non la tua domanda né la risposta. La tua Machine rimuove nomi, indirizzi, link, numeri e date, e conserva solo parole presenti nelle nostre pagine di aiuto pubbliche. Una volta al giorno invia questi argomenti al nostro team come conteggi, senza il tuo account: conserviamo solo quante volte ogni argomento è stato chiesto al giorno, per migliorare l'aiuto. Puoi disattivarlo in Impostazioni, Il team di The Machine; anche il livello di sicurezza Prudente lo disattiva.

Perché: per migliorare l'aiuto e il prodotto. Base: il nostro legittimo interesse.

Segnalazioni di errore. Quando qualcosa si rompe in The Machine, una Machine sul Network ci invia una breve firma dell'errore: il tipo, il messaggio privato di numeri, id, testo citato, indirizzi, link, percorsi e ogni parola che potrebbe essere un nome, dove è avvenuto nel codice di The Machine, la versione dell'app, quanto spesso e quando. Mai cosa dicono i tuoi messaggi o altri contenuti, né nomi, indirizzi o token. Ricontrolliamo ogni firma all'arrivo e la conserviamo per Machine, collegata al tuo account, per vedere quante Machine colpisce un errore. È attivo di default; puoi disattivarlo in Impostazioni, Sicurezza, "Invia segnalazioni di errore", e ciò che era in attesa di invio viene eliminato.

Perché: per trovare e correggere gli errori prima che tu debba segnalarli. Base: il nostro legittimo interesse a un servizio affidabile.

Messaggi al supporto. Ciò che ci scrivi e le nostre risposte. Quando segnali un problema con "Qualcosa non va?", anche la relativa diagnostica, a meno che tu non la deselezioni: lo stato del tuo server, le versioni, la memoria, il disco e l’andamento di ciascuna fonte, e gli ultimi avvisi ed errori dei suoi servizi. Questi dati vengono filtrati sul tuo server e di nuovo prima di arrivare al supporto per rimuovere testo citato, indirizzi email, numeri lunghi, percorsi dei link e chiavi riconoscibili. Il filtraggio è al meglio delle possibilità: una riga di log insolita può ancora contenere informazioni personali. Puoi escludere la diagnostica, che viene eliminata dopo 90 giorni.

Perché: per aiutarti. Base: il contratto, o il nostro legittimo interesse a risponderti.

Perché hai disdetto. Quando disdici o cancelli tutto, puoi dirci il motivo: un motivo da un breve elenco, un approfondimento facoltativo e qualsiasi altra cosa tu voglia scrivere. È tutto facoltativo. Lo conserviamo insieme al piano che avevi e alla data. Le tue parole possono contenere dati personali, quindi scrivi solo ciò che ti va bene che leggiamo. A Stripe, insieme alla disdetta, trasmettiamo solo la categoria del motivo, non le tue parole.

Perché: per capire perché le persone se ne vanno e migliorare il servizio. Base: il nostro legittimo interesse a migliorare il servizio.

Non vendiamo i tuoi dati, non li usiamo per la pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli AI.

4. Per quanto tempo li conserviamo

Dati dell’account e di sicurezza: finché hai un account, poi 30 giorni.
Accesso agli account collegati: finché non disconnetti l’account o elimini la tua Machine. Il passaggio temporaneo delle credenziali e i segreti dei comandi di configurazione vengono rimossi come descritto sopra; i backup di ripristino seguono i periodi indicati.
Il tuo server e tutto ciò che contiene: fino a 30 giorni dopo la fine del tuo abbonamento, o subito quando elimini tutto. Se un pagamento resta in sospeso, fino a 6 mesi dopo la sospensione della tua Machine per tale motivo (vedi i termini, "Pagamenti non riusciti").
Backup del tuo server: ogni notte il tuo server crea un backup cifrato dei tuoi dati, conservato in Microsoft Azure nei Paesi Bassi (UE). Conserviamo gli ultimi 7 backup giornalieri, 4 settimanali e 3 mensili, quindi circa 3 mesi a ritroso. Seguono il tuo server: vengono eliminati subito quando elimini tutto, e quando il tuo server viene eliminato dopo la fine del tuo abbonamento. Non viene conservata nessun’altra copia.
Promemoria di pagamento: quali promemoria ti abbiamo inviato, finché hai un account.
Perché hai disdetto: 2 anni. Quando il tuo account viene eliminato, le risposte non sono più collegate a esso.
Sessioni di accesso: al massimo 14 giorni.
La Fleet: la tua appartenenza e le Machine self-hosted associate finché non esci o non le disconnetti, o finché non viene eliminato il tuo account. Le domande finché non ricevono risposta, al massimo 3 giorni; le risposte finché la Machine di chi ha chiesto non ne conferma il salvataggio, al massimo 3 giorni; chi ha chiesto a chi e quando, senza contenuto, 30 giorni; gli hash delle rivendicazioni 14 giorni.
Ricerca: le rappresentazioni della tua email dell’account reperibile e degli indirizzi collegati attivi finché non le disattivi, rilasci il tuo nome utente o elimini il tuo account; il numero di ricerche per 3 giorni.
Link alle attività: il contenuto sigillato per un massimo di 30 giorni; i relativi metadati di consegna per un massimo di 90 giorni, o prima se l’account mittente viene eliminato.
Risultati degli agenti di programmazione: finché la tua Machine non conferma la ricezione del risultato esatto, o sette giorni dalla creazione del ticket, a seconda di quale evento si verifichi prima. L’eliminazione dell’account rimuove i suoi ticket e risultati attivi. I backup di ripristino cifrati del control plane scadono entro 30 giorni; i record eliminati o scaduti non devono essere ripristinati per un uso attivo.
Amici: amicizie e blocchi finché non li rimuovi o finché non viene eliminato il tuo account; le richieste in sospeso scadono dopo 30 giorni, e la cronologia delle richieste viene rimossa dopo 90 giorni. Domande, risposte e metadati inoltrati seguono i periodi della Fleet indicati sopra. Il tuo nome utente viene conservato finché resta riservato in base ai termini dell’account.
Fatture e documenti di fatturazione (inclusi il contratto accettato e le ricevute di recesso): per il tempo richiesto dalla normativa fiscale e contabile belga (attualmente fino a 10 anni).
Log del servizio: 12 mesi.
Richieste di arricchimento: i conteggi giornalieri 12 mesi. Non conserviamo quali domini hai cercato; i dati aziendali pubblici che abbiamo recuperato sono memorizzati nella cache senza alcuna traccia di chi li ha chiesti. Non conserviamo i nomi che abbiamo cercato né ciò che è emerso su una persona: va direttamente al tuo server. Per far dimenticare qualcuno, usa Elimina definitivamente nella sua pagina della dashboard: il tuo server rimuove il suo profilo di contatto, i messaggi diretti e le note apprese, oscura il suo nome e i suoi indirizzi nelle schede collegate e conserva un hash con chiave affinché non venga aggiunto di nuovo. I messaggi appartenenti ad altre persone, i file salvati manualmente, gli originali presso i provider e i backup esistenti non vengono tutti cancellati da tale controllo del contatto; contattaci per assistenza con una richiesta di cancellazione più ampia. Non conserviamo le risposte di arricchimento delle persone nel servizio di arricchimento del control plane.
Apprendimenti che scegli di condividere: finché non li abbiamo esaminati. Gli elementi scartati lasciano la casella dopo 90 giorni, e quelli integrati dopo 1 anno. Il loro lotto sigillato originale viene eliminato solo quando ogni elemento di quel lotto è scaduto; i lotti con elementi non ancora decisi restano finché tali elementi non vengono esaminati. Se hai aggiunto la tua email, viene rimossa quando il tuo account viene eliminato; l’apprendimento resta senza di essa.
Argomenti di aiuto: conteggi giornalieri per argomento, senza alcun account, per 400 giorni.
Segnalazioni di errore: 30 giorni dopo l'ultima segnalazione di quell'errore da parte di una Machine, o prima se l'account viene eliminato.
Messaggi al supporto: per il tempo necessario ad aiutarti, e al massimo 2 anni dopo la chiusura del tuo account. Una segnalazione fatta con "Qualcosa non va?" resta sul nostro control plane al massimo 12 mesi, la sua diagnostica 90 giorni, e viene eliminata insieme al tuo account.

5. Chi li riceve

Hetzner Online GmbH, Germania, con data center in Germania e Finlandia: hosting del tuo server e del nodo di riserva del Network in Germania. Il nodo di riserva riceve nomi e indirizzi di account e membri, dati di instradamento e hash di autenticazione (non credenziali OAuth né chiavi di cifratura private), oltre ai messaggi sigillati end-to-end. Le modifiche all’appartenenza gli arrivano alla successiva sincronizzazione riuscita, ogni minuto; durante un’interruzione la sua ultima copia può restare in uso. Lì si applicano gli stessi periodi di conservazione dei messaggi e dei metadati.
Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure), con data center nei Paesi Bassi: hosting del nostro control plane, di alcuni server dei clienti e dei backup cifrati di tutti i server dei clienti.
Stripe, UE e USA: pagamenti, fatture e imposte.
Twilio Inc. (SendGrid), USA: invio delle nostre email a te, come avvisi su prezzi, sui presenti termini o sul servizio. Riceve il tuo nome, il tuo indirizzo email e l’email stessa. Recapita inoltre le tue segnalazioni di problemi alla nostra casella di supporto.
Google, UE e USA: accesso, l’accesso a Google che concedi e la nostra casella di supporto.
Microsoft, UE e USA: accesso e l’accesso a Microsoft 365 o Outlook.com che concedi.
Cloudflare: DNS per il nostro dominio. Non vede i tuoi dati né il contenuto del tuo traffico.
L’API lead di Salesflare, gestita da noi su Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irlanda) in Europa: ricerca di dati aziendali pubblici per i domini delle organizzazioni e di profili professionali pubblici (qualifica, azienda, foto, sede, LinkedIn) per i contatti di lavoro.
Automattic Inc. (Gravatar), USA: una foto per un contatto di lavoro che non ne ha una dalla ricerca. Riceve un hash SHA-256 del suo indirizzo di lavoro, mai l’indirizzo stesso (vedi Foto).
komoot GmbH (Photon), Germania: suggerimenti di indirizzi per il luogo di un evento. Riceve il testo digitato nel campo Dove del Calendario e i normali metadati di connessione (vedi Ricerca di luoghi).
Telegram Messenger Inc.: messaggi dalla tua Machine a te, tramite il bot che hai configurato con il tuo account Telegram. Per gli utenti nel SEE e nel Regno Unito, Telegram conserva i dati nei Paesi Bassi. La chat del nostro team riceve un riferimento tecnico alla segnalazione al supporto, non il testo libero né la diagnostica della segnalazione. Il personale apre la segnalazione nella pagina di amministrazione autenticata.

I tuoi colleghi in una Fleet e gli amici accettati ricevono le risposte che le loro domande ottengono dalla tua Machine, e solo nella misura consentita dalle tue regole nella dashboard: le risposte partono da Chiedimi prima; non viene condiviso nulla finché non approvi una risposta o attivi una regola. La tua Machine tiene per te un registro di ogni domanda e risposta.

Il Graph del team di una Fleet di lavoro è separato da tali regole di domande e risposte.

Quando è attivo. È disattivato finché un amministratore della Fleet non lo attiva; l’amministratore conferma che l’organizzazione può condividere questa posta e lo ha comunicato alle sue persone.
Cosa viene condiviso. Quando è attivo e un amministratore ha confermato la tua Machine come membro, la tua Machine condivide persone, organizzazioni e progetti di lavoro, oltre ai thread email con i clienti e ai relativi allegati, con le Machine degli altri membri confermati. Per i progetti su una bacheca visibile al team, vengono condivisi anche le relative riunioni, note delle riunioni e chat. Ogni thread, riunione e chat viene prima classificato.
Filtraggio automatico. I thread classificati come personali o sensibili (come trattative, risorse umane e assunzioni, questioni legali, salute, denaro e sicurezza), automatici (ricevute, fatture, avvisi, newsletter) e i thread solo tra colleghi non vengono condivisi automaticamente con il team, nemmeno come semplice menzione della loro esistenza. La classificazione è al meglio delle possibilità e può essere errata; rivedila e correggila con Mantieni privato. La tua scelta esplicita Team può prevalere sulle classificazioni sensibili o automatiche.
Condiviso per nome. Puoi condividere una bacheca, o un singolo thread, con colleghi scelti. Le loro Machine ricevono quindi la cronologia completa di ogni progetto, sigillata solo per loro: i thread email (anche quelli sensibili), le riunioni e le note delle riunioni, le conversazioni Intercom, le chat, le schede e i cambi di fase. Restano esclusi gli account personali, le persone della tua famiglia o i tuoi amici, gli account di un’altra azienda e i thread solo tra colleghi. La sola condivisione della bacheca esclude la posta automatica, ma una condivisione esplicita di un thread può includerla. Reimpostarla su solo te la ritira dalle loro Machine.
Le tue scelte. Scegli tu quali connessioni partecipano: gli account di lavoro della Fleet partono attivati, quelli di un’altra azienda disattivati, e gli account personali non vengono mai condivisi. Un amministratore può richiedere la tua email e il tuo calendario di lavoro di quell’organizzazione. Non viene condiviso nulla finché non hai controllato e avviato, e puoi mantenere privato qualsiasi thread, persona o progetto, o annullarne la condivisione.
Rimozione. L’annullamento della condivisione, la disattivazione di una connessione o la rimozione da parte di un amministratore eliminano le copie sulle Machine dei colleghi alla loro successiva sincronizzazione; qualcuno potrebbe averle lette prima. Ciò che è stato condiviso resta sulle Machine dei colleghi quando qualcuno esce; uscire o eliminare il proprio account non cancella tali copie.
Responsabilità. L’organizzazione interessata deve stabilire la base giuridica, le regole di accesso e le informative per questo trattamento, e coordinare con i destinatari le richieste di cancellazione più ampie.

Connettori condivisi. Un amministratore confermato di una Fleet di lavoro può condividere una connessione Intercom con i membri approvati. La sua credenziale è sigillata per ciascuna Machine destinataria, non è visibile al nostro relay, e l’account condiviso è in sola lettura. Interrompere o sostituire una condivisione la rimuove dai destinatari alla successiva sincronizzazione delle loro Machine. Poiché un destinatario precedente potrebbe conservare una credenziale al di fuori dell’app, un amministratore deve revocare o sostituire quel token su Intercom quando l’accesso deve cessare.

Il tuo provider di modelli AI (come OpenAI o Anthropic) riceve ciò che la tua Machine gli invia, con il tuo account e in base al tuo accordo con esso. È il provider che hai scelto tu, non il nostro.

Possiamo inoltre condividere dati quando la legge lo richiede, o per tutelare i nostri diritti o la sicurezza di altri.

6. Dati al di fuori dell’UE

Il tuo server e il nostro control plane si trovano nell’UE. Alcuni destinatari, come Stripe, Google, Microsoft e Twilio (SendGrid), possono trattare dati negli Stati Uniti, e Telegram ha sede al di fuori del SEE. Per i trasferimenti ai nostri responsabili del trattamento, ci basiamo su una decisione di adeguatezza applicabile (incluso un destinatario attualmente certificato nell’ambito dell’EU-U.S. Data Privacy Framework) o sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea con le necessarie garanzie. Telegram e il provider AI che scegli forniscono i loro servizi in base ai tuoi accordi; il Data Privacy Framework non copre ogni provider o paese. Chiedi al supporto le garanzie applicabili a un determinato destinatario. I trasferimenti al provider AI che scegli rientrano nel tuo accordo con esso.

7. Dati Google e Microsoft

L’uso da parte di The Machine delle informazioni ricevute dalle API di Google è conforme alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso limitato. I dati Google sono usati solo per fornirti le funzionalità di The Machine, non sono usati per la pubblicità, non sono venduti e non sono letti da persone, salvo con il tuo permesso, per motivi di sicurezza o ove la legge lo richieda.

Lo stesso vale per i dati del tuo account Microsoft: chiediamo a Microsoft solo l’accesso delegato che approvi (posta, invio di ciò che approvi e il tuo calendario), mai l’accesso a tutta la tua organizzazione.

8. Cookie

Usiamo cookie strettamente necessari: un cookie di sessione che ti mantiene connesso, e cookie di breve durata che trasportano un invito alla Fleet, un link a un’attività o la pagina dell’account scelta durante l’accesso. I cookie di invito e di navigazione durano al massimo un giorno; il cookie del link all’attività al massimo 30 giorni. Se aggiungi o usi una passkey su un dispositivo, o scegli "Non ora" quando ti viene proposto di aggiungerne una, quel browser conserva un cookie per un massimo di 400 giorni per non chiedertelo di nuovo; contiene un hash unidirezionale dell’ID della passkey, non il tuo account. Questi cookie di accesso e di navigazione sono sicuri e non leggibili dagli script; il cookie di accesso scade dopo un massimo di 14 giorni o quando esci. Un cookie funzionale separato per la valuta ricorda euro o dollari per un massimo di 400 giorni, inizialmente in base al fuso orario del tuo dispositivo o alla tua scelta. Gli script del sito possono leggere e aggiornare tale preferenza; non contiene alcun identificativo dell’account. Non usiamo cookie di analisi, pubblicitari o di tracciamento, quindi non chiediamo il consenso ai cookie. Stripe può impostare i propri cookie nelle sue pagine di pagamento.

9. Sicurezza

Il tuo server è solo tuo, nell’UE, dietro un firewall che lascia entrare solo il nostro control plane.
Tutte le connessioni usano la cifratura TLS.
Il disco del tuo server è cifrato a riposo. Su Hetzner, la sua chiave è conservata solo sul nostro control plane, e la cancellazione del tuo server la distrugge.
I token Google e Microsoft e i segreti del secondo fattore sono conservati cifrati. I token di sessione e i codici di recupero sono conservati solo come hash.
L’accesso usa Google o Microsoft più un secondo fattore, oppure una passkey registrata in precedenza e verificata dal tuo dispositivo. Codici errati ripetuti bloccano l’accesso per un po’.
Il tuo server detiene i refresh token cifrati della tua posta e usa access token di breve durata per le chiamate ai tuoi account.

Nessun sistema è perfettamente sicuro, ma ci impegniamo a proteggere i tuoi dati e ti informeremo se una violazione li mette a rischio.

10. I tuoi diritti

Puoi chiederci di:

mostrarti i dati che conserviamo su di te e fornirtene una copia;
rettificarli;
cancellarli;
limitarne il trattamento o opporti al trattamento, incluso quello basato sui nostri legittimi interessi;
fornirti i tuoi dati in un formato portabile.

L’identità dell’account e i dati di fatturazione sono necessari per fornire e addebitare un abbonamento in hosting; senza di essi non possiamo farlo. Il collegamento delle fonti, la ricerca, la diagnostica e il feedback sulla disdetta sono facoltativi. Disconnettere una fonte interrompe l’accesso futuro; puoi eliminare separatamente i record conservati sulla tua Machine. I controlli di fatturazione, antiabuso e tecnici possono sospendere automaticamente una Machine. Puoi contattare il supporto per contestare una sospensione, spiegare la tua situazione e richiedere una revisione da parte di una persona; questi controlli non valutano il merito creditizio né prendono decisioni in materia di lavoro o di altra idoneità personale.

Puoi eliminare tutto da solo, in qualsiasi momento, con "Cancella tutto ora" nella pagina del tuo account, e scaricare una copia dell’intera configurazione con "Esporta tutto". Per qualsiasi altra richiesta, scrivi a support@themachine.computer. Rispondiamo entro un mese. Potremmo prima dover verificare che sia tu.

Per i dati contenuti nella tua posta o nel tuo calendario che riguardano altre persone, il titolare del trattamento sei tu. Se ci contattano, ti inoltreremo la loro richiesta.

11. Reclami

Se non sei soddisfatto di come trattiamo i tuoi dati, diccelo prima di tutto. Puoi anche presentare reclamo all’Autorità belga per la protezione dei dati (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles, dataprotectionauthority.be, o all’autorità del luogo in cui vivi o lavori.

12. Minori

Il servizio è riservato agli adulti. Gli account sono per persone di almeno 18 anni. I messaggi, i calendari e le attività collegati possono contenere informazioni su minori; i titolari dell’account devono disporre di una base giuridica per trattarle o condividerle.

13. Modifiche

Possiamo aggiornare la presente informativa. Per le modifiche importanti, ti inviamo un’email prima che si applichino. La data in alto indica la versione più recente.