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Condizioni sul trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 25 ottobre 2026

Le presenti condizioni costituiscono l’accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR tra te, il cliente o l’organizzazione per cui agisci ("tu", il titolare del trattamento ove applicabile), e Salesflare BV, Delacenseriestraat 14, 2018 Anversa, Belgio, numero d’impresa 0564.785.369 ("noi", il responsabile del trattamento). Fanno parte dei termini di servizio e si applicano ai dati personali che la tua Machine tratta per te.

1. Oggetto e durata

Ospitiamo e gestiamo per te un server privato che esegue OpenClaw e The Machine. Le presenti condizioni si applicano finché trattiamo dati personali per tuo conto, inclusi i periodi di conservazione successivi alla fine del servizio descritti nella sezione 11.

2. Natura e finalità

Il tuo server legge le fonti che colleghi, organizza ciò che trova, ricorda il contesto e prepara bozze e azioni per te. Ospitiamo, configuriamo, aggiorniamo, monitoriamo e ripariamo tale server, e forniamo un accesso di breve durata agli account che colleghi. Trattiamo i dati personali solo per tale finalità.

La Fleet e gli amici. Se entri in una Fleet o colleghi un amico accettato, inoltriamo anche brevi risposte tra il tuo server e i server delle persone nella tua Fleet o dei tuoi amici accettati. Le Machine cifrano e firmano end-to-end ogni messaggio, e il relay non accetta nient’altro; conserviamo metadati di instradamento e consegna, chiavi pubbliche e contenuti sigillati. Il tuo server elabora da sé ogni risposta, secondo le regole che imposti nella dashboard; noi la inoltriamo e la eliminiamo non appena la Machine destinataria ne conferma il salvataggio, o dopo un massimo di 3 giorni. Rispondere a un collega è una tua decisione in qualità di titolare del trattamento, e l’inoltro è un trattamento eseguito su tue istruzioni. Il tuo collega è titolare del trattamento di ciò che il suo server fa con la risposta. Se una Fleet paga il tuo server (un posto), il proprietario della Fleet è il cliente per quel posto; la persona o l’organizzazione interessata resta titolare del trattamento dei dati del server, e il proprietario in quanto pagante vede solo il tuo nome, la tua email e la dimensione del server, mai i dati. Una Machine self-hosted che associ è gestita da te: ci limitiamo a inoltrarne domande e risposte come descritto qui, incluse le connessioni gratuite con amici e famiglia. Anche le skill condivise e i link alle attività via email che scegli di creare sono trattati su tue istruzioni; i link alle attività conservano contenuti sigillati per un massimo di 30 giorni, e i metadati di consegna per un massimo di 90 giorni. Non ospitiamo i suoi dati locali. Le presenti condizioni di trattamento si applicano anche a tale relay per tutto il tempo in cui è in uso.

Graph condiviso e connettori della Fleet di lavoro. Su istruzione del titolare del trattamento, tramite l’appartenenza alla Fleet di lavoro e l’accesso confermato delle Machine, il relay inoltra anche record di contatti, organizzazioni e progetti di lavoro, thread email con i clienti e allegati idonei, cifrati e firmati end-to-end. È disattivato finché un amministratore della Fleet non lo attiva. Gli account personali e quelli non selezionati restano esclusi. I thread classificati come personali, sensibili, automatici o solo interni sono esclusi dalla condivisione automatica, inclusa qualsiasi indicazione della loro esistenza. La classificazione è al meglio delle possibilità, non una garanzia: il titolare del trattamento può rivederla e correggerla. Le scelte di condivisione esplicite del titolare del trattamento possono prevalere sulle classificazioni sensibili o automatiche. La sola condivisione della bacheca esclude comunque la posta automatica. Le conversazioni personali e solo interne restano escluse. L’annullamento della condivisione o la rimozione eliminano le copie dei destinatari alla loro successiva sincronizzazione. Ogni elemento sigillato resta nel relay finché ogni destinatario non ne conferma la ricezione, o al massimo 30 giorni. I metadati di instradamento, destinatario, tempistica, dimensione e sequenza non sono cifrati end-to-end. Le Machine destinatarie conservano i record condivisi; uscire dalla Fleet o eliminare un account non cancella le copie dei colleghi. L’organizzazione interessata determina la propria base giuridica e gli accessi, fornisce le informative richieste e coordina la cancellazione con i destinatari. Queste condivisioni non sono disciplinate dalle regole separate Chiedimi prima per le singole risposte della Fleet. Anche le credenziali dei connettori condivisi vengono inoltrate end-to-end alle Machine approvate dagli amministratori; gli account Intercom condivisi sono in sola lettura. Interrompere una condivisione rimuove le copie detenute dall’app alla successiva sincronizzazione dei destinatari, ma per invalidare qualsiasi credenziale conservata separatamente è necessaria la revoca presso il provider o la sostituzione del token. Gli archivi locali dei destinatari self-hosted non sono ospitati da noi.

3. Dati e interessati

Interessati: tu, e le persone che compaiono nelle fonti che colleghi, come i tuoi contatti, colleghi, clienti e chiunque ti scriva.

Categorie di dati: nomi, indirizzi email, numeri di telefono e altri recapiti; il contenuto di email, eventi del calendario, chat e documenti; dati aziendali pubblici; e qualsiasi altra cosa contengano tali fonti. Possono essere incluse categorie particolari di dati se compaiono nelle tue fonti. Decidi tu cosa collegare.

4. Le tue istruzioni

Trattiamo i tuoi dati solo su tue istruzioni documentate. Le presenti condizioni, le tue impostazioni e ciò che fai nella dashboard costituiscono le tue istruzioni. Se riteniamo che un’istruzione violi la legge, te lo comunichiamo. Se la legge ci impone di trattare i dati in altro modo, te lo comunichiamo prima, salvo che la legge lo vieti.

5. Riservatezza

Chiunque in Salesflare possa accedere ai tuoi dati è vincolato alla riservatezza. L’accesso è limitato alle poche persone che gestiscono il servizio, e usato solo per risolvere un problema che segnali, per mantenere sicuro il servizio o quando la legge lo richiede.

6. Sicurezza

Adottiamo le misure tecniche e organizzative elencate nell’allegato qui sotto. Possiamo migliorarle nel tempo, ma senza mai ridurre il livello complessivo di protezione.

Quando richiedi un passaggio a un agente di programmazione remoto, anche il suo risultato viene trattato nel nostro control plane nell’UE per restituirlo alla tua Machine. Il risultato è cifrato a riposo, non end-to-end, e viene rimosso alla conferma di ricezione o entro sette giorni. I backup di ripristino cifrati del control plane scadono entro 30 giorni e non devono essere usati per reintrodurre record eliminati o scaduti.

7. Sub-responsabili del trattamento

Ci concedi un’autorizzazione generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento. Quelli attuali sono:

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Germania: hosting del tuo server, nei suoi data center di Norimberga o Falkenstein (Germania) o Helsinki (Finlandia). Il nodo di riserva del Network in Germania tratta anche metadati di instradamento e appartenenza e messaggi sigillati end-to-end, alle stesse condizioni di trattamento e con gli stessi periodi di conservazione.
Microsoft Ireland Operations Limited, Dublino, Irlanda (Microsoft Azure): hosting del nostro control plane, del tuo server se gira su Azure, e dei backup cifrati di ogni server, nella regione West Europe (Paesi Bassi).
Google Cloud EMEA Limited, Dublino, Irlanda (Google Cloud): hosting dell’API lead di Salesflare, che cerca dati aziendali pubblici per i domini delle organizzazioni e profili professionali pubblici per i contatti di lavoro, nelle regioni europee di Google Cloud.
Automattic Inc. (Gravatar), USA: foto dei contatti tramite indirizzo di lavoro sottoposto a hash, solo per le Machine in hosting. Riceve un hash SHA-256 dell’indirizzo di un contatto di lavoro, mai l’indirizzo stesso. Il suo trattamento internazionale è disciplinato dalla sezione 8.
komoot GmbH (Photon), Potsdam, Germania: suggerimenti di indirizzi per il luogo di un evento, dai dati di OpenStreetMap. Riceve il testo digitato nel campo Dove del Calendario, che può includere un indirizzo privato, oltre ai normali metadati di connessione (l’indirizzo IP del server e lo User-Agent dell’app), non un identificativo dell’account né altri campi del calendario o dei messaggi.
Twilio Inc. (SendGrid) e Google (il fornitore della nostra casella di supporto): recapito e gestione delle segnalazioni al supporto che ci chiedi di esaminare, nella misura in cui contengono dati trattati per tuo conto. Il loro trattamento internazionale è disciplinato dalla sezione 8. I nostri avvisi relativi all’account e alla fatturazione costituiscono un trattamento in qualità di titolare, descritto nell’informativa sulla privacy.

Vincoliamo ogni sub-responsabile del trattamento a obblighi di protezione dei dati corrispondenti alle presenti condizioni, e restiamo responsabili per essi.

Ti avvisiamo via email almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento. In tale periodo puoi opporti. Se non riusciamo a dare seguito alla tua opposizione, puoi chiudere il tuo abbonamento prima che la modifica si applichi e ottenere il rimborso di qualsiasi importo prepagato per il periodo non usufruito.

Il tuo provider di modelli AI e qualsiasi altro servizio che colleghi tu stesso (come il tuo account Google o Microsoft, il tuo bot Telegram o i tuoi strumenti di chat) non sono nostri sub-responsabili del trattamento. Li usi in base ai tuoi accordi.

8. Trasferimenti al di fuori dell’UE

Il tuo server gira nell’UE, così come il nostro control plane. L’hosting resta nell’UE. Il supporto che richiedi può inviare contenuti dei clienti o diagnostica tramite Twilio SendGrid e la nostra casella di supporto Google, incluso un trattamento al di fuori del SEE. I server in hosting chiedono inoltre a Gravatar di Automattic, negli Stati Uniti, le foto dei contatti tramite un indirizzo di lavoro sottoposto a hash. Per tale trattamento richiediamo l’accordo sul trattamento dei dati del provider applicabile e una garanzia lecita per il trasferimento, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea (con garanzie supplementari ove richiesto) o una decisione di adeguatezza applicabile. Non ci basiamo solo sull’ubicazione di un destinatario come garanzia per il trasferimento. Prima di aggiungere un nuovo sub-responsabile del trattamento per il supporto, te lo comunichiamo in anticipo ai sensi della sezione 7 e usiamo una garanzia lecita, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea. I dati che la tua Machine invia ai provider che hai scelto, come il tuo provider AI, rientrano nel tuo accordo con essi.

9. Assistenza

Tenendo conto di ciò che possiamo ragionevolmente fare, ti assistiamo nel:

rispondere alle richieste degli interessati. Puoi trovare ed eliminare i dati da solo, e puoi esportare l’intera configurazione dalla pagina del tuo account. Se un interessato ci contatta direttamente, ti inoltriamo la richiesta senza ritardo;
adempiere ai tuoi obblighi di sicurezza;
effettuare valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e consultare un’autorità di controllo, fornendoti le informazioni di cui disponiamo sul funzionamento del servizio.

10. Violazioni dei dati personali

Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i tuoi dati, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 48 ore. Condividiamo ciò che sappiamo: cosa è successo, quali dati e quante persone sono probabilmente coinvolti, le probabili conseguenze e cosa stiamo facendo al riguardo. Ti aggiorniamo man mano che ne sappiamo di più.

11. Fine del servizio

Al termine del tuo abbonamento, conserviamo il tuo server e i suoi dati per 30 giorni, poi li eliminiamo, incluso l’accesso a Google e Microsoft memorizzato per esso. Per un abbonamento non pagato, si applica il periodo di conservazione più lungo previsto dai termini di servizio, sezione 4 (Pagamenti non riusciti): fino a 6 mesi dopo la sospensione della Machine. Prima di allora, puoi esportare l’intera configurazione con "Esporta tutto", o eliminare subito tutto con "Cancella tutto ora" nella pagina del tuo account. Non conserviamo copie, salvo che la legge ce lo imponga.

12. Audit

Su richiesta, ti forniamo le informazioni di cui hai ragionevolmente bisogno per dimostrare il rispetto delle presenti condizioni. Se non è sufficiente, puoi sottoporre a audit la nostra conformità, o farlo eseguire da un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni, in orario lavorativo, a tue spese e al massimo una volta all’anno, salvo che una violazione o un’autorità di controllo richieda diversamente. Gli audit devono tutelare i dati degli altri clienti e la sicurezza dei sistemi. Forniamo innanzitutto i report disponibili dei sub-responsabili del trattamento e le prove di conformità, e agevoliamo ulteriori informazioni o l’accesso per audit ove necessario per soddisfare l’articolo 28 del GDPR. Le modalità relative a pianificazione, frequenza, costi e riservatezza non devono impedire un audit lecito, una verifica urgente o i poteri di un’autorità di controllo.

13. Responsabilità

La responsabilità ai sensi delle presenti condizioni segue i limiti previsti dai termini di servizio, nella misura consentita dal GDPR. Ciascuna parte resta responsabile nei confronti degli interessati e delle autorità come previsto dal GDPR.

14. Ordine di prevalenza

In caso di conflitto tra le presenti condizioni e i termini di servizio, le presenti condizioni prevalgono per tutto ciò che riguarda il trattamento dei dati personali. Si applica la legge belga, e le controversie sono decise dai tribunali indicati nei termini di servizio.

Allegato: misure tecniche e organizzative

Isolamento

Ogni cliente riceve un server separato. Non è condiviso con altri clienti.
Un server non può raggiungere i server di altri clienti né altri indirizzi privati della nostra rete.

Network

Ogni server ha un firewall che lascia entrare solo il nostro control plane, sia presso il provider di hosting sia sul server stesso.
La dashboard sul tuo server è raggiungibile solo tramite il nostro control plane, dopo l’accesso.
Tutte le connessioni sono cifrate con TLS. Tra il nostro control plane e il tuo server, TLS usa certificati della nostra autorità di certificazione.

Accesso

L’accesso richiede il tuo account Google o Microsoft e un secondo fattore (un’app di autenticazione o un codice di recupero monouso). Cinque codici errati bloccano il secondo fattore per 15 minuti.
I token di sessione e i codici di recupero sono conservati solo come hash.
L’accesso amministrativo ai server usa chiavi SSH, e solo dal nostro control plane.

Segreti e cifratura

Le autorizzazioni OAuth e i refresh token di Google e Microsoft, e i segreti del secondo fattore, sono sigillati con AES-256-GCM prima di essere conservati.
Il contenuto dei tuoi messaggi (oggetti, corpi, nomi degli allegati e altro testo dei messaggi, da ogni fonte, e le schede e le bozze create a partire da essi) è cifrato nel database del tuo server, con una chiave conservata solo sul tuo server. I nostri strumenti di supporto leggono stati, errori e impostazioni senza quella chiave. L’accesso amministrativo al tuo server potrebbe comunque raggiungerlo; usiamo tale accesso solo come descritto nelle presenti condizioni.
La tua Machine detiene i refresh token dei tuoi account collegati cifrati con la propria chiave dei messaggi, dopo un passaggio temporaneo cifrato attraverso il nostro control plane. Li usa tramite il nostro broker per ottenere access token di breve durata. Il broker non conserva tali richieste di aggiornamento. Le connessioni meno recenti possono conservare un refresh token cifrato sul nostro control plane fino al completamento di tale trasferimento.
I dischi sono cifrati a riposo presso entrambi i provider. Su Azure, li cifra la piattaforma. Su Hetzner, la tua cartella home, i dati delle app, i profili del browser, le esportazioni e lo swap si trovano su un disco cifrato (LUKS2, AES-XTS) la cui chiave è conservata solo sul nostro control plane e consegnata al tuo server tramite la sua connessione autenticata all’avvio. La cancellazione del tuo server distrugge quella chiave, rendendo illeggibili i dati presenti, snapshot inclusi. I log di sistema del server restano al di fuori del disco cifrato e vengono eliminati insieme al server.
I backup notturni vengono cifrati sul tuo server prima di lasciarlo (restic, AES-256), con una chiave conservata solo sul nostro control plane, e archiviati in Microsoft Azure nei Paesi Bassi. Il tuo server può aggiungere backup ma non può eliminarli né modificarli. Conserviamo 7 backup giornalieri, 4 settimanali e 3 mensili e li eliminiamo insieme al tuo server, senza una copia in eliminazione temporanea.

Operatività

Manteniamo aggiornati The Machine e OpenClaw sul tuo server.
Monitoriamo lo stato di ogni server e lo riavviamo automaticamente quando si blocca.
Gli accessi e le modifiche alle Machine vengono registrati.

Minimizzazione e cancellazione dei dati

Le ricerche di arricchimento inviano solo i domini delle organizzazioni e, per i contatti di lavoro, il nome completo con il dominio aziendale; mai indirizzi email, domini di posta personali o contenuti dei messaggi. Le risposte sulle persone non vengono conservate da noi; restano sul tuo server.
Foto: quando un contatto di lavoro non ha una foto dalla ricerca, il tuo server ne chiede una a Gravatar (Automattic, USA) usando un hash SHA-256 del suo indirizzo di lavoro. Gravatar non riceve mai l’indirizzo stesso, ma può associare l’hash a un indirizzo che già conosce.
Puoi eliminare tutto da solo in qualsiasi momento, ed esportare l’intera configurazione in qualsiasi momento. I dati vengono eliminati dopo il periodo di conservazione indicato nella sezione 11.