Seguimientos

Haz seguimientos automáticamente si alguien no responde, para todo un tablero o para un proyecto. Te pregunta antes, a menos que le indiques lo contrario.

1. Activarlo
2. Ajustes
3. Preguntar o enviar automáticamente
4. Revisarlos
5. Correos enviados antes de tu Machine
6. Cuándo se detienen
7. Dónde los ves

Cuando alguien de un tablero deja de responder, tu Machine redacta un seguimiento por ti, con tu voz y en la misma conversación. Está desactivado hasta que lo actives.

Activarlo

En un tablero, abre ⋯, selecciona Seguimientos… y marca Hacer seguimiento si no hay respuesta. Se aplica a todos los proyectos del tablero.

Para un proyecto concreto, abre ⋯ en su tarjeta o ve a su página y selecciona Seguimientos…. Para este proyecto te permite elegir Activado, Desactivada o usar el ajuste del tablero. El ajuste del proyecto tiene prioridad sobre el del tablero.

Ajustes

• Espera entre 3 y 7 días sin respuesta. Cuando se cumple el plazo más corto, se redacta un seguimiento. El plazo más largo marca la fecha límite para enviarlo, incluso si estás cerca del límite de uso.
• Haz entre 1 y 3 seguimientos. Siempre envía el mínimo. Si el número está entre ambos, lee la conversación y el proyecto, y solo hace seguimientos si siguen teniendo sentido. Nunca supera el máximo.
• Etapas: Todas las etapas abiertas, excepto la última etapa del tablero y Estancado o rechazado. Personalizar te permite activar o desactivar etapas y definir un plazo para cada una.
• Canales: los canales conectados que permiten enviar mensajes. El seguimiento se envía por el mismo canal que el último mensaje. Cambiar de canal si no hay respuesta hace que pruebe el siguiente canal permitido.
• Mover a Estancado o rechazado después del último: se activa si el tablero tiene esa fila.

Preguntar o enviar automáticamente

Pregúntame antes de enviar es la opción predeterminada: los borradores esperan en tus tareas. Enviar sin preguntar da permiso permanente para ese tablero o proyecto. Si algo no es habitual, seguirá esperando tu aprobación, igual que si algo falla. Si el modo Cuidadoso está activado, siempre te pregunta. Nunca envía el mismo seguimiento dos veces.

Revisarlos

Los seguimientos de un tablero aparecen en una sola tarea, nunca en una por correo. Mientras se redactan, aparece «Redactando 3 seguimientos…» y luego «8 seguimientos listos para los probadores alfa».

Revisar los muestra uno debajo del otro, cada uno con Enviar, Editar y Omitir. Con el teclado, j y k (o las flechas) te permiten moverte, Enter envía, e edita y s omite. Enviar todos los seleccionados envía los que siguen marcados. El seguimiento de un solo proyecto es una tarea normal.

Si se envían varios seguidos, también con Enviar sin preguntar, cada buzón envía uno cada 30 a 45 segundos y la tarea muestra el progreso: «Enviando 3 de 8…».

Correos enviados antes de tu Machine

También cuentan los correos que enviaste desde otra aplicación antes de que tu Machine leyera ese buzón. Lee la conversación (o, si no puede, los correos anteriores citados en el último mensaje), así que tres correos sin respuesta cuentan como tres, y «Sin respuesta desde» cuenta desde el primero. Si ya alcanzaste el máximo, no redacta otro.

Cuándo se detienen

Los seguimientos se detienen cuando la persona responde, cuando el proyecto se gana, se pierde, se archiva o pasa a una etapa cerrada, y cuando pospones u omites uno. Antes de redactar, tu Machine comprueba si hay novedades en la conversación, para no insistirle a alguien que ya respondió por otro lado.

Después del último seguimiento sin respuesta, el proyecto muestra «Sin respuesta después de 3 seguimientos» y pasa a Estancado o rechazado si esa opción está activada.

Dónde los ves

El encabezado del tablero dice «Seguimientos activados, próximo el jue.» La tarjeta de un proyecto muestra el próximo seguimiento o indica que la tarea ya está lista. La página del proyecto muestra lo que se envió, incluidos los mensajes enviados automáticamente.

Los seguimientos esperan mientras tu Machine está ocupada con tus tareas o cerca de su límite de uso, y se pone al día más tarde. En un tablero compartido, solo hace seguimientos la Machine de la persona propietaria del proyecto.