Dit is een vertaling. Als ze afwijkt van de Engelse versie, heeft de Engelse versie voorrang.

Verwerkersvoorwaarden

Laatst bijgewerkt: 25 oktober 2026

Deze voorwaarden vormen de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 van de AVG tussen jou, de klant of de organisatie voor wie je handelt ("jij", de verwerkingsverantwoordelijke waar van toepassing), en Salesflare BV, Delacenseriestraat 14, 2018 Antwerpen, België, ondernemingsnummer 0564.785.369 ("wij", de verwerker). Ze maken deel uit van de gebruiksvoorwaarden en gelden voor de persoonsgegevens die je machine voor jou verwerkt.

1. Onderwerp en duur

We hosten en draaien een privéserver voor jou die OpenClaw en The Machine draait. Deze voorwaarden gelden zolang we persoonsgegevens voor jou verwerken, inclusief de bewaartermijnen na het einde van de dienst zoals beschreven in artikel 11.

2. Aard en doel

Je server leest de bronnen die je koppelt, ordent wat hij vindt, onthoudt context en bereidt concepten en acties voor je voor. Wij hosten, installeren, updaten, bewaken en herstellen die server, en leveren kortlevende toegang tot de accounts die je koppelt. We verwerken persoonsgegevens alleen voor dat doel.

De Fleet en Vrienden. Als je lid wordt van een Fleet of een aanvaarde vriend koppelt, geven we ook korte antwoorden door tussen je server en de servers van de mensen in je Fleet of je aanvaarde vrienden. Machines versleutelen en ondertekenen elk bericht end-to-end, en de relay aanvaardt niets anders; we bewaren routerings- en afleveringsmetadata, publieke sleutels en verzegelde inhoud. Je server stelt elk antwoord zelf op, volgens de regels die je in je dashboard instelt; wij geven het door en verwijderen het zodra de ontvangende Machine bevestigt dat hij het heeft opgeslagen, of na maximaal 3 dagen. Een teamgenoot antwoorden is je eigen beslissing als verwerkingsverantwoordelijke, en het doorgeven is verwerking op jouw instructies. Je teamgenoot is de verwerkingsverantwoordelijke voor wat zijn server met het antwoord doet. Als een Fleet voor je server betaalt (een plaats), is de eigenaar van de Fleet de klant voor die plaats; de betrokken persoon of organisatie blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de server, en de eigenaar ziet als betaler alleen je naam, e-mailadres en servergrootte, nooit de gegevens. Een zelf gehoste Machine die je koppelt, draai je zelf: we geven alleen de vragen en antwoorden ervan door zoals hier beschreven, inclusief gratis koppelingen met Vrienden en Familie. Gedeelde skills en taaklinks in e-mails die je kiest aan te maken, worden ook op jouw instructies verwerkt; taaklinks bewaren verzegelde inhoud maximaal 30 dagen, en afleveringsmetadata maximaal 90 dagen. We hosten de lokale gegevens ervan niet. Deze verwerkersvoorwaarden gelden ook voor die relay zolang die in gebruik is.

Gedeelde Graph en koppelingen van een Werk-Fleet. Op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke via het lidmaatschap van de Werk-Fleet en bevestigde toegang van de Machine, geeft de relay ook Werk-records van contacten, organisaties en projecten, mailthreads met klanten en daarvoor in aanmerking komende bijlagen door, end-to-end versleuteld en ondertekend. Dit staat uit tot een Fleet-beheerder het aanzet. Persoonlijke accounts en niet-geselecteerde accounts blijven uitgesloten. Threads die als persoonlijk, gevoelig, geautomatiseerd of uitsluitend intern geclassificeerd zijn, worden uitgesloten van automatisch delen, inclusief elke aanwijzing dat ze bestaan. Classificatie gebeurt naar best vermogen en is geen garantie: de verwerkingsverantwoordelijke kan ze nakijken en corrigeren. De uitdrukkelijke deelkeuzes van de verwerkingsverantwoordelijke kunnen gevoelige of geautomatiseerde classificaties opheffen. Alleen een bord delen sluit nog altijd geautomatiseerde mail uit. Persoonlijke en uitsluitend interne gesprekken blijven uitgesloten. Het delen ongedaan maken of een verwijdering wist de kopieën van de ontvangers bij hun volgende synchronisatie. Elk verzegeld item blijft in de relay tot elke ontvanger het bevestigt, of maximaal 30 dagen. Metadata over routering, ontvanger, timing, grootte en volgorde zijn niet end-to-end versleuteld. De ontvangende Machines bewaren de gedeelde records; de Fleet verlaten of één account verwijderen wist de kopieën van teamgenoten niet. De betrokken organisatie bepaalt haar rechtsgrond en toegang, geeft de vereiste kennisgevingen en stemt wissing af met de ontvangers. Deze delingen vallen niet onder de aparte regels Eerst mij vragen voor individuele Fleet-antwoorden. Gedeelde inloggegevens voor koppelingen worden ook end-to-end doorgegeven aan Machines die door een beheerder goedgekeurd zijn; gedeelde Intercom-accounts lezen alleen. Een deling stoppen verwijdert de kopieën die de app bewaart bij de volgende synchronisatie van de ontvangers, maar intrekking bij de aanbieder of vervanging van het token is nodig om apart bewaarde inloggegevens ongeldig te maken. De lokale opslag van zelf gehoste ontvangers wordt niet door ons gehost.

3. Gegevens en betrokkenen

Betrokkenen: jij, en de mensen die voorkomen in de bronnen die je koppelt, zoals je contacten, collega’s, klanten en iedereen die je schrijft.

Categorieën van gegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere contactgegevens; de inhoud van e-mails, agenda-afspraken, chats en documenten; openbare bedrijfsgegevens; en wat die bronnen verder bevatten. Dat kan bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvatten als die in je bronnen voorkomen. Jij beslist wat je koppelt.

4. Je instructies

We verwerken je gegevens alleen op basis van je gedocumenteerde instructies. Deze voorwaarden, je instellingen en wat je in het dashboard doet, zijn je instructies. Als we menen dat een instructie de wet schendt, laten we je dat weten. Als de wet ons verplicht gegevens op een andere manier te verwerken, laten we je dat eerst weten, tenzij de wet dat verbiedt.

5. Vertrouwelijkheid

Iedereen bij Salesflare die toegang heeft tot je gegevens, is tot vertrouwelijkheid gehouden. Toegang is beperkt tot de paar mensen die de dienst draaien, en wordt alleen gebruikt om een probleem op te lossen dat je meldt, om de dienst veilig te houden, of wanneer de wet dat vereist.

6. Beveiliging

We nemen de technische en organisatorische maatregelen die in de bijlage hieronder vermeld staan. We kunnen ze na verloop van tijd verbeteren, maar verlagen het algemene beschermingsniveau nooit.

Wanneer je vraagt om een overdracht naar een externe codeeragent, wordt het resultaat ervan ook verwerkt in ons controlepaneel in de EU om het naar je Machine terug te sturen. Het resultaat is versleuteld in rust, niet end-to-end, en wordt verwijderd bij bevestiging of binnen zeven dagen. Versleutelde herstelback-ups van het controlepaneel verlopen binnen 30 dagen en mogen niet gebruikt worden om verwijderde of verlopen records opnieuw in te voeren.

7. Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De huidige zijn:

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Duitsland: hosting van je server, in zijn datacenters in Neurenberg of Falkenstein (Duitsland) of Helsinki (Finland). De stand-by van het Network in Duitsland verwerkt ook metadata over routering en lidmaatschap en end-to-end verzegelde berichten, onder dezelfde verwerkersvoorwaarden en bewaartermijnen.
Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Ierland (Microsoft Azure): hosting van ons controlepaneel, van je server als die op Azure draait, en van de versleutelde back-ups van elke server, in de regio West-Europa (Nederland).
Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Ierland (Google Cloud): hosting van de lead-API van Salesflare, die openbare bedrijfsgegevens voor organisatiedomeinen en openbare werkprofielen voor werkcontacten opzoekt, in de Europese regio’s van Google Cloud.
Automattic Inc. (Gravatar), VS: contactfoto’s op basis van een gehasht werkadres, alleen voor gehoste Machines. Het ontvangt een SHA-256-hash van het adres van een werkcontact, nooit het adres zelf. De internationale verwerking ervan valt onder artikel 8.
komoot GmbH (Photon), Potsdam, Duitsland: adressuggesties voor de locatie van een afspraak, op basis van OpenStreetMap-gegevens. Het ontvangt de tekst die getypt wordt in het veld Waar van de Agenda, die een privéadres kan bevatten, plus gewone verbindingsmetadata (het IP-adres van de server en de User-Agent van de app), geen accountidentificatie of andere velden uit de agenda of berichten.
Twilio Inc. (SendGrid) en Google (de aanbieder van onze supportmailbox): aflevering en behandeling van supportmeldingen die je ons vraagt te onderzoeken, voor zover die gegevens bevatten die namens jou verwerkt worden. Hun internationale verwerking valt onder artikel 8. Onze eigen berichten over account en facturatie zijn verwerking als verwerkingsverantwoordelijke, beschreven in de privacyverklaring.

We leggen elke subverwerker gegevensbeschermingsverplichtingen op die overeenstemmen met deze voorwaarden, en we blijven verantwoordelijk voor hen.

We laten het je per e-mail weten minstens 30 dagen voor we een subverwerker toevoegen of vervangen. Je kunt binnen die termijn bezwaar maken. Als we je bezwaar niet kunnen oplossen, kun je je abonnement beëindigen voor de wijziging ingaat en krijg je elk vooruitbetaald bedrag voor de niet-gebruikte tijd terug.

Je AI-modelaanbieder en elke andere dienst die je zelf koppelt (zoals je Google- of Microsoft-account, je eigen Telegram-bot of je chattools) zijn niet onze subverwerkers. Je gebruikt ze onder je eigen overeenkomsten.

8. Doorgiften buiten de EU

Je server draait in de EU, en ons controlepaneel ook. De hosting blijft in de EU. Support waarom je vraagt, kan klantinhoud of diagnostiek versturen via Twilio SendGrid en onze Google-support-inbox, inclusief verwerking buiten de EER. Gehoste servers vragen ook Gravatar van Automattic, in de VS, om contactfoto’s op basis van een gehasht werkadres. Voor die verwerking eisen we de toepasselijke verwerkersovereenkomst van de aanbieder en een rechtmatige doorgiftewaarborg, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (met aanvullende waarborgen waar vereist) of een toepasselijk adequaatheidsbesluit. We steunen niet alleen op de locatie van een ontvanger als doorgiftewaarborg. Voor we een nieuwe subverwerker voor support toevoegen, laten we je dat vooraf weten volgens artikel 7 en gebruiken we een rechtmatige waarborg, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Gegevens die je machine naar aanbieders stuurt die jij koos, zoals je AI-aanbieder, vallen onder je eigen overeenkomst met hen.

9. Bijstand aan jou

Rekening houdend met wat we redelijkerwijs kunnen doen, helpen we je:

verzoeken van betrokkenen te beantwoorden. Je kunt gegevens zelf vinden en verwijderen, en je hele setup exporteren vanaf je accountpagina. Als een betrokkene rechtstreeks contact met ons opneemt, geven we het verzoek zonder vertraging aan jou door;
je beveiligingsverplichtingen na te komen;
gegevensbeschermingseffectbeoordelingen uit te voeren en een toezichthoudende autoriteit te raadplegen, door je de informatie te geven die we hebben over hoe de dienst werkt.

10. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Als we kennis krijgen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die je gegevens treft, laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten, en waar mogelijk binnen 48 uur. We delen wat we weten: wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel mensen waarschijnlijk getroffen zijn, de waarschijnlijke gevolgen, en wat we eraan doen. We houden je op de hoogte naarmate we meer te weten komen.

11. Einde van de dienst

Wanneer je abonnement afloopt, bewaren we je server en zijn gegevens 30 dagen, en verwijderen we ze daarna, inclusief de Google- en Microsoft-toegang die ervoor opgeslagen is. Voor een onbetaald abonnement geldt de langere bewaartermijn in de gebruiksvoorwaarden, artikel 4 (Mislukte betalingen): tot 6 maanden nadat de machine gepauzeerd werd. Voor die tijd kun je je hele setup exporteren met "Alles exporteren", of alles meteen verwijderen met "Nu alles wissen" op je accountpagina. We bewaren geen kopieën, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

12. Audits

Op verzoek geven we je de informatie die je redelijkerwijs nodig hebt om aan te tonen dat deze voorwaarden worden nageleefd. Als dat niet volstaat, kun je onze naleving auditen, of laten auditen door een onafhankelijke auditor die tot vertrouwelijkheid gehouden is, met een kennisgeving van minstens 30 dagen, tijdens de kantooruren, op eigen kosten en maximaal één keer per jaar, tenzij een inbreuk of een toezichthoudende autoriteit anders vereist. Audits moeten de gegevens van andere klanten en de beveiliging van systemen beschermen. We bezorgen eerst de beschikbare rapporten van subverwerkers en bewijzen van naleving, en faciliteren verdere informatie of toegang voor een audit waar dat nodig is om te voldoen aan artikel 28 van de AVG. Afspraken over planning, frequentie, kosten en vertrouwelijkheid mogen een rechtmatige audit, een dringende controle of de bevoegdheden van een toezichthoudende autoriteit niet verhinderen.

13. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid onder deze voorwaarden volgt de beperkingen in de gebruiksvoorwaarden, voor zover de AVG dat toelaat. Elke partij blijft verantwoordelijk tegenover betrokkenen en autoriteiten zoals de AVG bepaalt.

14. Rangorde

Als deze voorwaarden in strijd zijn met de gebruiksvoorwaarden, hebben deze voorwaarden voorrang voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft. Het Belgische recht is van toepassing, en de rechtbanken die in de gebruiksvoorwaarden vermeld staan, beslechten geschillen.

Bijlage: technische en organisatorische maatregelen

Isolatie

Elke klant krijgt een aparte server. Die wordt niet gedeeld met andere klanten.
Een server kan de servers van andere klanten of andere privéadressen in ons netwerk niet bereiken.

Network

Elke server heeft een firewall die alleen ons controlepaneel binnenlaat, zowel bij de hostingprovider als op de server zelf.
Het dashboard op je server is alleen bereikbaar via ons controlepaneel, nadat je inlogt.
Alle verbindingen zijn versleuteld met TLS. Tussen ons controlepaneel en je server gebruikt TLS certificaten van onze eigen certificaatautoriteit.

Toegang

Inloggen vraagt je Google- of Microsoft-account en een tweede factor (een authenticator-app of een eenmalige herstelcode). Vijf foute codes blokkeren de tweede factor gedurende 15 minuten.
Sessietokens en herstelcodes worden alleen als hashes opgeslagen.
Beheerderstoegang tot servers gebruikt SSH-sleutels, en alleen vanaf ons controlepaneel.

Geheimen en versleuteling

OAuth-toestemmingen en refresh tokens van Google en Microsoft, en geheimen van de tweede factor, worden verzegeld met AES-256-GCM voor ze opgeslagen worden.
Wat je berichten zeggen (onderwerpen, inhoud, namen van bijlagen en andere berichttekst, uit elke bron, en de kaarten en concepten die eruit gemaakt worden) is versleuteld in de database van je server, met een sleutel die alleen op je server bewaard wordt. Onze supporttools lezen statussen, fouten en instellingen zonder die sleutel. Beheerderstoegang tot je server zou er toch bij kunnen; we gebruiken die toegang alleen zoals beschreven in deze voorwaarden.
Je Machine bewaart de refresh tokens van je gekoppelde accounts, versleuteld met zijn eigen berichtsleutel, na een tijdelijke versleutelde overdracht via ons controlepaneel. Hij gebruikt ze via onze broker om kortlevende access tokens te verkrijgen. De broker bewaart die vernieuwingsverzoeken niet. Oudere koppelingen kunnen een versleuteld refresh token op ons controlepaneel bewaren tot die verplaatsing voltooid is.
Schijven zijn bij beide providers versleuteld in rust. Op Azure versleutelt het platform ze. Op Hetzner staan je thuismap, appgegevens, browserprofielen, exports en swap op een versleutelde schijf (LUKS2, AES-XTS) waarvan de sleutel alleen op ons controlepaneel bewaard wordt en bij het opstarten via de geauthenticeerde verbinding aan je server wordt gegeven. Je server wissen vernietigt die sleutel, waardoor de gegevens erop onleesbaar worden, snapshots inbegrepen. De systeemlogs van de server blijven buiten de versleutelde schijf en worden samen met de server verwijderd.
Nachtelijke back-ups worden op je server versleuteld voor ze hem verlaten (restic, AES-256), met een sleutel die alleen op ons controlepaneel bewaard wordt, en opgeslagen in Microsoft Azure in Nederland. Je server kan back-ups toevoegen, maar ze niet verwijderen of wijzigen. We bewaren 7 dagelijkse, 4 wekelijkse en 3 maandelijkse back-ups en verwijderen ze samen met je server, zonder een zacht verwijderde kopie.

Beheer

We houden The Machine en OpenClaw op je server up-to-date.
We bewaken de gezondheid van elke server en herstarten hem automatisch als hij vastloopt.
Logins en wijzigingen aan machines worden gelogd.

Gegevensminimalisatie en verwijdering

Verrijkingsopzoekingen sturen alleen organisatiedomeinen en, voor werkcontacten, een volledige naam met hun bedrijfsdomein; nooit e-mailadressen, persoonlijke maildomeinen of berichtinhoud. Antwoorden over personen worden niet door ons opgeslagen; ze blijven op je server.
Foto’s: als er bij de opzoeking geen foto van een werkcontact is, vraagt je server er een aan Gravatar (Automattic, VS) met een SHA-256-hash van diens werkadres. Gravatar krijgt het adres zelf nooit, maar kan de hash koppelen aan een adres dat het al kent.
Je kunt alles zelf verwijderen op elk moment, en je hele setup op elk moment exporteren. Gegevens worden verwijderd na de bewaartermijn in artikel 11.