Dit is een vertaling. Als ze afwijkt van de Engelse versie, heeft de Engelse versie voorrang.

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026

Deze verklaring legt uit hoe persoonsgegevens worden behandeld in de gehoste dienst van The Machine op app.themachine.computer.

1. Wie we zijn

Salesflare BV, Delacenseriestraat 14, 2018 Antwerpen, België, ondernemingsnummer 0564.785.369 ("wij"). Contact voor alles over privacy: support@themachine.computer. Een beveiligingsprobleem melden: security@themachine.computer.

2. Twee rollen

Verwerkingsverantwoordelijke voor je account. Wij beslissen hoe je account-, facturatie- en dienstgegevens worden behandeld. Deze verklaring gaat over die gegevens.
Verwerker voor wat je machine leest. Je mail, agenda, chats en andere bronnen die je koppelt, worden op je eigen server verwerkt, namens jou. Voor die gegevens ben jij, of de organisatie voor wie je handelt, de verwerkingsverantwoordelijke waar de gegevensbeschermingswetgeving van toepassing is, en volgen wij je instructies, zoals bepaald in de verwerkersvoorwaarden.

3. Wat we verzamelen, waarom en op welke grondslag

Accountgegevens. Je login bij Google of Microsoft: naam, e-mailadres en account-ID (bij Microsoft ook de ID van je organisatie).

Waarom: om je account aan te maken en je te laten inloggen. Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst met jou.

Beveiligingsgegevens. Je instellingen voor de tweede factor (versleuteld opgeslagen), herstelcodes (alleen als hashes opgeslagen), inlogsessies (alleen als hashes opgeslagen) en mislukte inlogpogingen. Als je een passkey toevoegt, slaan we de publieke sleutel, de identificatie, informatie over het apparaat of de wachtwoordbeheerder en de verificatietellers ervan op, nooit de privésleutel.

Waarom: om je account veilig te houden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, en de overeenkomst.

Facturatiegegevens. Je naam, factuuradres, btw-nummer als je er een opgeeft, abonnementsstatus en facturen. We bewaren ook de aanvaarde voorwaarden, je uitdrukkelijke verzoek om onmiddellijke start en het bewijs van levering van de abonnementsbevestiging. Stripe verwerkt je kaart; wij zien nooit het volledige kaartnummer.

Waarom: om je kosten aan te rekenen en de boekhouding bij te houden. Grondslag: de overeenkomst, en onze wettelijke verplichtingen onder de fiscale en boekhoudwetgeving.

Toegang tot Google en Microsoft. De accountadressen, verleende scopes en Werk- of Privé-grenzen van de Google- en Microsoft-accounts die je koppelt. Nieuwe refresh tokens wachten versleuteld op ons controlepaneel gedurende maximaal 15 minuten (60 minuten bij het verplaatsen van een oudere login), tot je Machine bevestigt dat ze zijn opgeslagen. Daarna staan ze versleuteld op je eigen Machine. Die stuurt ze via onze broker om kortlevende access tokens te verkrijgen; de broker bewaart die verzoeken niet. Oudere koppelingen kunnen een versleuteld refresh token op ons controlepaneel bewaren tot die verplaatsing voltooid is.

Waarom: zodat je server je eigen mail en agenda kan bereiken. Grondslag: de overeenkomst, op jouw verzoek.

Toegang tot Zoom en Intercom. Voor Zoom-accounts die je koppelt, bewaren we het accountadres, de verleende scopes en de Werk- of Privé-grens. Het versleutelde refresh token ervan wacht in een tijdelijke overdracht gedurende maximaal 15 minuten tot je Machine het opslaat; latere tokenvernieuwingen worden doorgegeven zonder het refresh token te bewaren. Voor Intercom wacht het access token versleuteld in het installatiecommando tot je Machine voor het eerst meldt dat hij het heeft overgenomen, waarna het uit die argumenten verwijderd wordt. Je Machine bewaart daarna de inloggegevens; hij leest gesprekken en kan alleen als je eigen Intercom-beheerder antwoorden wanneer je het exacte antwoord goedkeurt. Een gedeelde Fleet-koppeling blijft alleen-lezen.

Waarom: om de accounts te koppelen die je kiest en hun gegevens naar je eigen server terug te sturen. Grondslag: de overeenkomst, op jouw verzoek.

Verrijkingsverzoeken. De organisatiedomeinen die je server opzoekt (nooit persoonlijke maildomeinen zoals gmail.com), de volledige naam en het bedrijfsdomein van werkcontacten die hij opzoekt (nooit e-mailadressen), en hoeveel opzoekingen je doet.

Waarom: om je machine openbare bedrijfsgegevens te geven en het gebruik binnen de redelijke limiet te houden. Grondslag: de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik.

Foto’s. Als er bij de opzoeking geen foto van een werkcontact is, vraagt je server er een aan Gravatar (Automattic, VS) met een SHA-256-hash van diens werkadres. Gravatar krijgt het adres zelf nooit, maar kan de hash koppelen aan een adres dat het al kent.

Plaatsen zoeken. Als je typt in het veld Waar van de Agenda, vraagt je server Photon (komoot GmbH, Duitsland), een gratis adreszoekdienst op basis van OpenStreetMap-gegevens, om overeenkomende adressen. Hij stuurt de woorden die je typte, die zelf een privéadres kunnen bevatten, maximaal één keer per seconde. Zoals bij elk netwerkverzoek krijgt Photon ook het IP-adres van je server en de User-Agent van de app, maar geen accountidentificatie of andere velden uit je agenda of berichten. Je eigen eerdere plaatsen en organisaties worden eerst voorgesteld, uitsluitend vanaf je server.

Dienstlogs. Logins, wijzigingen aan je machine (zoals aangemaakt, van grootte veranderd, gepauzeerd of verwijderd), de gezondheid ervan en technische fouten.

Waarom: om de dienst te leveren, problemen op te lossen en misbruik op te sporen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige dienst.

De Fleet (bèta). Wanneer je een Werk-Fleet of een Familie-Fleet aanmaakt of er lid van wordt: in welke Fleet je zit, je rol erin, de naam die hij aan je teamgenoten toont, uitnodigingslinks (opgezocht via een hash; met een versleutelde kopie kan de beheerder ervan een openstaande uitnodiging kopiëren of versturen; ze wordt verwijderd wanneer ze gebruikt of ingetrokken wordt, of wanneer het verlopen uitnodigingsrecord wordt opgeruimd), en per vraag wie wie vroeg, wat voor soort vraag en wanneer. Vragen en antwoorden tussen de Machines in een Fleet lopen via ons controlepaneel: een vraag wordt bewaard tot ze beantwoord is of na maximaal 3 dagen verloopt; een antwoord wordt bewaard tot je Machine bevestigt dat hij het heeft opgeslagen of het na maximaal 3 dagen verloopt, en hun inhoud wordt niet getoond in onze beheerpagina’s. Machines versleutelen en ondertekenen alle doorgegeven inhoud end-to-end, en de dienst aanvaardt niets anders: hij bewaart verzegelde inhoud en publieke sleutels, niet de privésleutels die nodig zijn om ze te openen. In een Werk-Fleet loopt de team-Graph (gedeelde Werk-records en klantmail) op dezelfde manier door, end-to-end versleuteld en ondertekend: hij staat op de Machines, en elk verzegeld item wordt alleen bewaard tot elke Machine waarvoor het bedoeld is het bevestigd heeft, of maximaal 30 dagen. We bewaren de verklaringen die de Machines van de beheerders ondertekenen (of de team-Graph aanstaat, welke Werk-koppelingen hij vereist, wie eruit gehaald werd) zolang de Fleet bestaat, en tonen aan iemand die uitgenodigd is, voor die lid wordt, of hij aanstaat en wat hij vereist. We zien routering, timing, berichtgrootte en afleverstatus. Claims op gedeelde e-mails worden opgeslagen als hashes van een Fleet-geheim en de Message-ID, niet de inhoud van de e-mail of het adres van de ontvanger. Wij kennen dat geheim, dus overeenkomende hashes onthullen overeenkomende claims en een elders verkregen Message-ID zou getest kunnen worden; deze claims zijn niet end-to-end versleuteld. Als je een zelf gehoste Machine koppelt: het label ervan, een hash van de sleutel, wanneer hij voor het laatst gezien werd, en de werkadressen die hij ons doorgeeft, zodat de Machines van je teamgenoten ze herkennen. Als een Werk-Fleet bedrijfslogin aanzet: het domein ervan, en per account het bedrijfsdomein dat Google of Microsoft bij je laatste login bevestigde (Google Workspace of een geverifieerd Microsoft 365-domein). Als je vraagt om lid te worden van die Fleet: je verzoek, de uitkomst ervan, en je naam en e-mailadres voor de eigenaar en beheerders. Als een Fleet voor je Machine betaalt (een plaats), ziet de eigenaar, als betaler, je naam, e-mailadres en de grootte van je server; nooit wat je Machine bevat.

Waarom: om je Machine en de Machines van je teamgenoten elkaar te laten helpen, zoals jij kiest. Grondslag: de overeenkomst, op jouw verzoek.

Vrienden. Je gekozen gebruikersnaam, vriendschapsverzoeken en hun uitkomst, aanvaarde vriendschappen, blokkeringen, en de gekoppelde Machine die voor jou antwoordt. Er is geen openbare gids van gebruikersnamen. Met het optionele vinden van contacten kan iemand die je exacte account-e-mailadres opzoekt, of een gekoppeld mailboxadres dat je ingeschakeld laat, je gekozen gebruikersnaam vinden, pas nadat je vindbaarheid aanzet. Gekoppelde adressen worden bewaard als cryptografische representaties, niet als adresboek in platte tekst; OAuth verifieert gehoste Google- en Microsoft-koppelingen, terwijl een gekoppelde zelf gehoste Machine zijn eigen gekoppelde adressen opgeeft. Gedeelde of tegenstrijdige adresclaims leiden niet naar een persoon. Opzoeken op exact e-mailadres bewijst niet dat de aanvrager al een contact is. Opzoekingen gebruiken geblindeerde contactwaarden en grove buckets; wij ontvangen het aantal opgezochte waarden, en daarna de echte e-mailadressen van geslaagde overeenkomsten om ze te herleiden. We ontvangen niet je volledige adresboek. Je kunt elke vindbaarheidsinstelling uitzetten. Vrienden gebruiken hetzelfde vraag-en-antwoord-Network als Fleets, onder je aparte regels per vriend. Een beschikbaarheidsantwoord bevat bezette tijdsblokken, geen namen van afspraken, deelnemers of locaties. Een Network for Friends-abonnement dat gestart is voor Vrienden gratis werd, voegt de facturatiestatus ervan toe tot het eindigt; Stripe verwerkt de betaling ervan op dezelfde manier als bij andere abonnementen.

Waarom: om de mensen te verbinden die je kiest en hun toegestane antwoorden door te geven. Grondslag: de overeenkomst, op jouw verzoek.

Gedeelde skills en taaklinks. Skills die je kiest te delen, gaan via het Network zoals andere verzegelde inhoud; ontvangers kiezen of ze de instructies ervan installeren. Taaklinks in e-mails bevatten een verzegelde taak gedurende maximaal 30 dagen. De sleutel om te openen blijft in het fragment van de link, dus iedereen aan wie je de volledige link geeft, kan de taak lezen. We registreren de afzender, de soort, het tijdstip en de eerste opening, en of er een nieuw account wordt aangemaakt of een Machine de taak opvraagt. Dat zijn stappen in de aflevering, geen bewijs dat de persoon de taak heeft voltooid. Deel links alleen met de bedoelde ontvangers.

Waarom: om taken te coördineren die je kiest te delen. Grondslag: de overeenkomst, op jouw verzoek.

Resultaten van codeeragents. Wanneer je een taak doorgeeft aan je eigen externe Claude Code-sessie, lopen de eindsamenvatting, het concept, de diff en de links ervan via ons controlepaneel, zodat je Machine ze kan ophalen. We bewaren het resultaat versleuteld in rust, een hash van het jobticket, het verzendende account en de verzendende Machine, en de afleveringstijden. Dit is geen end-to-end versleuteling: onze dienst heeft de sleutel die nodig is om het resultaat door te geven. Het wordt niet getoond in beheerpagina’s. Je opdracht gaat via de codeerdienst die je koos, onder je overeenkomst met die aanbieder.

Waarom: om het resultaat terug te geven van een taak die je vroeg. Grondslag: de overeenkomst, op jouw verzoek.

Inzichten die je kiest te delen. Af en toe kan je Machine vragen om ons team een paar algemene tips te sturen die hij geleerd heeft uit hoe je hem gebruikt, om The Machine te verbeteren. Dat gebeurt elke keer alleen met jouw toestemming: je ziet elk item eerst, kunt het bewerken of verwijderen, en er wordt niets verstuurd tot je op Versturen drukt. Je Machine verwijdert eerst bekende namen, adressen, links, nummers, datums en bedragen; dat filteren gebeurt naar best vermogen, dus je bekijkt de exacte tekst voor je verstuurt. Een foutlog wordt alleen toegevoegd als je dat aanvinkt en het nakijkt. Inzichten worden versleuteld voor ons team en komen van een verzonnen naam, tenzij je ervoor kiest je e-mailadres toe te voegen zodat we kunnen antwoorden. Je kunt het vragen uitzetten in Instellingen.

Helponderwerpen. Als je de Help-chat in je dashboard iets vraagt, noteert je Machine een paar algemene woorden over waar de vraag over ging, zoals "een to-do snoozen", en of er een helppagina bij paste. Niet je vraag of het antwoord. Je Machine haalt namen, adressen, links, getallen en datums weg, en houdt alleen woorden die in onze openbare helppagina's staan. Eén keer per dag stuurt hij deze onderwerpen als aantallen naar ons team, zonder je account: we bewaren alleen hoe vaak elk onderwerp per dag gevraagd werd, om de help te verbeteren. Je kunt dit uitzetten in Instellingen, Het team van The Machine; het beveiligingsniveau Voorzichtig zet het ook uit.

Waarom: om de help en het product te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.

Foutrapporten. Als er iets in The Machine stukgaat, stuurt een Machine op het Network ons een korte handtekening van de fout: het type, de melding met getallen, id's, geciteerde tekst, adressen, links, paden en elk woord dat een naam kan zijn eruit gehaald, waar het gebeurde in de eigen code van The Machine, de appversie, hoe vaak en wanneer. Nooit wat je berichten of andere inhoud zeggen, namen, adressen of tokens. We controleren elke handtekening opnieuw bij aankomst en bewaren die per Machine, gekoppeld aan je account, zodat we zien hoeveel Machines een fout raakt. Het staat standaard aan; je kunt het uitzetten in Instellingen, Beveiliging, "Foutrapporten sturen", en wat nog wachtte om verstuurd te worden, wordt verwijderd.

Waarom: om fouten te vinden en op te lossen voordat jij ze moet melden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare dienst.

Berichten aan support. Wat je ons schrijft en onze antwoorden. Wanneer je een probleem meldt met "Klopt er iets niet?", ook de diagnostiek ervan, tenzij je die uitvinkt: de status, versies, het geheugen en de schijf van je server, hoe het met elke bron gaat, en de laatste waarschuwingen en fouten van de diensten erop. Die worden op je server en nog eens voor ze support bereiken gefilterd om geciteerde tekst, e-mailadressen, lange nummers, linkpaden en herkenbare sleutels te verwijderen. Dat filteren gebeurt naar best vermogen: een ongewone logregel kan nog persoonlijke informatie bevatten. Je kunt de diagnostiek weglaten, en ze wordt na 90 dagen verwijderd.

Waarom: om je te helpen. Grondslag: de overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden.

Waarom je opzegde. Wanneer je opzegt of alles wist, mag je ons vertellen waarom: een reden uit een korte lijst, een optionele vervolgvraag en alles wat je verder wilt schrijven. Het is allemaal optioneel. We bewaren het samen met het abonnement dat je had en de datum. Je eigen woorden kunnen persoonsgegevens bevatten, dus schrijf alleen wat je ons graag laat lezen. We geven alleen de categorie van de reden, niet je woorden, samen met de opzegging door aan Stripe.

Waarom: om te begrijpen waarom mensen vertrekken en de dienst te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de dienst.

We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

4. Hoe lang we ze bewaren

Account- en beveiligingsgegevens: zolang je een account hebt, daarna 30 dagen.
Toegang tot gekoppelde accounts: tot je het account ontkoppelt of je machine verwijdert. Tijdelijke overdrachten van inloggegevens en geheimen in installatiecommando’s worden verwijderd zoals hierboven beschreven; herstelback-ups volgen hun vermelde termijnen.
Je server en alles erop: tot 30 dagen nadat je abonnement afloopt, of meteen wanneer je alles verwijdert. Blijft een betaling openstaan, dan tot 6 maanden nadat je machine daarvoor gepauzeerd werd (zie de voorwaarden, "Mislukte betalingen").
Back-ups van je server: elke nacht maakt je server een versleutelde back-up van je gegevens, opgeslagen in Microsoft Azure in Nederland (EU). We bewaren de laatste 7 dagelijkse, 4 wekelijkse en 3 maandelijkse back-ups, dus ongeveer 3 maanden terug. Ze volgen je server: meteen verwijderd wanneer je alles verwijdert, en wanneer je server verwijderd wordt nadat je abonnement afloopt. Er wordt geen andere kopie bewaard.
Betalingsherinneringen: welke herinneringen we je stuurden, zolang je een account hebt.
Waarom je opzegde: 2 jaar. Wanneer je account verwijderd wordt, zijn de antwoorden er niet meer aan gekoppeld.
Inlogsessies: maximaal 14 dagen.
De Fleet: je lidmaatschap en gekoppelde zelf gehoste Machines tot je vertrekt of ze ontkoppelt, of je account verdwijnt. Vragen tot ze beantwoord zijn, maximaal 3 dagen; antwoorden tot de Machine van de vraagsteller bevestigt dat ze opgeslagen zijn, maximaal 3 dagen; wie wie vroeg en wanneer, zonder inhoud, 30 dagen; claimhashes 14 dagen.
Vindbaarheid: je vindbare account-e-mailadres en de representaties van ingeschakelde gekoppelde adressen tot je ze uitschakelt, je gebruikersnaam vrijgeeft of je account verwijdert; aantallen opzoekingen gedurende 3 dagen.
Taaklinks: verzegelde inhoud maximaal 30 dagen; bijbehorende afleveringsmetadata maximaal 90 dagen, of eerder wanneer het verzendende account verwijderd wordt.
Resultaten van codeeragents: tot je Machine het exacte resultaat bevestigt, of zeven dagen na het aanmaken van het ticket, afhankelijk van wat het eerst komt. Het verwijderen van je account verwijdert de actieve tickets en resultaten ervan. Versleutelde herstelback-ups van het controlepaneel verlopen binnen 30 dagen; verwijderde of verlopen records mogen niet opnieuw in actief gebruik worden gezet.
Vrienden: vriendschappen en blokkeringen tot je ze verwijdert of je account verdwijnt; openstaande verzoeken verlopen na 30 dagen, en de geschiedenis van verzoeken wordt na 90 dagen verwijderd. Doorgegeven vragen, antwoorden en metadata volgen de Fleet-termijnen hierboven. Je gebruikersnaam wordt bewaard zolang hij volgens de accountvoorwaarden gereserveerd is.
Facturen en facturatierecords (waaronder aanvaarde overeenkomsten en ontvangstbewijzen van herroeping): zolang de Belgische fiscale en boekhoudwetgeving dat vereist (momenteel tot 10 jaar).
Dienstlogs: 12 maanden.
Verrijkingsverzoeken: de dagelijkse aantallen 12 maanden. We bewaren niet welke domeinen je opzocht; de openbare bedrijfsgegevens die we ophaalden, worden gecachet zonder enig record van wie erom vroeg. We bewaren de namen die we opzochten niet, noch wat er over een persoon terugkwam: dat gaat rechtstreeks naar je server. Om iemand te laten vergeten, gebruik je Definitief verwijderen op diens pagina in je dashboard: je server verwijdert het contactprofiel, de privéberichten en de geleerde notities van die persoon, maakt de naam en adressen op gekoppelde kaarten onleesbaar, en bewaart een hash met sleutel zodat die persoon niet opnieuw wordt toegevoegd. Berichten van andere mensen, handmatig opgeslagen bestanden, originelen bij de provider en bestaande back-ups worden niet allemaal gewist door die contactfunctie; neem contact met ons op voor hulp bij een ruimer verzoek tot wissing. We bewaren geen antwoorden over het verrijken van personen in de verrijkingsdienst van het controlepaneel.
Inzichten die je kiest te delen: tot we ze bekeken hebben. Afgewezen items verdwijnen na 90 dagen uit de inbox, en verwerkte items na 1 jaar. Hun oorspronkelijke verzegelde batch wordt pas verwijderd wanneer elk item in die batch verlopen is; batches met items waarover nog niet beslist is, blijven tot die items bekeken zijn. Als je je e-mailadres toevoegde, wordt het verwijderd wanneer je account verwijderd wordt; het inzicht blijft bestaan zonder.
Helponderwerpen: dagelijkse aantallen per onderwerp, zonder account, 400 dagen.
Foutrapporten: 30 dagen nadat een Machine die fout voor het laatst meldde, of eerder als het account verwijderd wordt.
Supportberichten: zolang nodig om je te helpen, en maximaal 2 jaar nadat je account eindigt. Een melding via "Klopt er iets niet?" blijft maximaal 12 maanden op ons controlepaneel, de diagnostiek ervan 90 dagen, en verdwijnt samen met je account.

5. Wie ze ontvangt

Hetzner Online GmbH, Duitsland, met datacenters in Duitsland en Finland: hosting van je server en van de stand-by van het Network in Duitsland. De stand-by ontvangt namen en adressen van accounts en leden, routeringsgegevens en authenticatiehashes (geen OAuth-inloggegevens of private versleutelingssleutels), plus end-to-end verzegelde berichten. Wijzigingen in het lidmaatschap bereiken hem bij de volgende geslaagde synchronisatie per minuut; tijdens een storing kan zijn laatste kopie in gebruik blijven. Daar gelden dezelfde bewaartermijnen voor berichten en metadata.
Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Azure), met datacenters in Nederland: hosting van ons controlepaneel, sommige klantservers, en de versleutelde back-ups van alle klantservers.
Stripe, EU en VS: betalingen, facturen en belastingen.
Twilio Inc. (SendGrid), VS: het versturen van onze e-mails aan jou, zoals berichten over prijzen, deze voorwaarden of de dienst. Het ontvangt je naam en e-mailadres en de e-mail zelf. Het levert ook je probleemmeldingen af in onze support-inbox.
Google, EU en VS: inloggen, de Google-toegang die je verleent, en onze support-inbox.
Microsoft, EU en VS: inloggen en de Microsoft 365- of Outlook.com-toegang die je verleent.
Cloudflare: DNS voor ons domein. Het ziet je gegevens of de inhoud van je verkeer niet.
De lead-API van Salesflare, door ons gedraaid op Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Ierland) in Europa: het opzoeken van openbare bedrijfsgegevens voor organisatiedomeinen en openbare werkprofielen (functietitel, bedrijf, foto, locatie, LinkedIn) voor werkcontacten.
Automattic Inc. (Gravatar), VS: een foto voor een werkcontact zonder foto uit de opzoeking. Het ontvangt een SHA-256-hash van diens werkadres, nooit het adres zelf (zie Foto’s).
komoot GmbH (Photon), Duitsland: adressuggesties voor de locatie van een afspraak. Het ontvangt de tekst die getypt wordt in het veld Waar van de Agenda en gewone verbindingsmetadata (zie Plaatsen zoeken).
Telegram Messenger Inc.: berichten van je machine aan jou, via de bot die je onder je eigen Telegram-account hebt ingesteld. Voor gebruikers in de EER en het VK slaat Telegram gegevens op in Nederland. Onze teamchat ontvangt een technische verwijzing naar een supportmelding, niet de vrije tekst of de diagnostiek van de melding. Medewerkers openen de melding in de beveiligde beheerpagina.

Je teamgenoten in een Fleet en aanvaarde vrienden ontvangen de antwoorden die hun vragen van je Machine krijgen, en alleen voor zover je regels in je dashboard dat toelaten: antwoorden starten met Eerst mij vragen; er wordt niets gedeeld tot je een antwoord goedkeurt of een regel inschakelt. Je Machine houdt voor jou een log bij van elke vraag en elk antwoord.

De team-Graph van een Werk-Fleet staat los van die regels voor vragen en antwoorden.

Wanneer hij aanstaat. Hij staat uit tot een Fleet-beheerder hem aanzet; de beheerder bevestigt dat de organisatie deze mail mag delen en haar mensen heeft ingelicht.
Wat er meegaat. Wanneer hij aanstaat en een beheerder je Machine als lid heeft bevestigd, deelt je Machine Werk-personen, -organisaties en -projecten, plus mailthreads met klanten en hun bijlagen, met de Machines van de andere bevestigde leden. Voor projecten op een bord dat het team ziet, gaan ook de afspraken, afspraaknotities en chats ervan mee. Elke thread, afspraak en chat wordt eerst gesorteerd.
Automatisch filteren. Threads die als persoonlijk of gevoelig geclassificeerd zijn (zoals deals, HR en aanwerving, juridisch, gezondheid, geld en beveiliging), geautomatiseerde threads (ontvangstbewijzen, facturen, meldingen, nieuwsbrieven) en threads die alleen tussen collega’s lopen, worden niet automatisch met het team gedeeld, zelfs niet als vermelding dat ze bestaan. Classificatie gebeurt naar best vermogen en kan fout zijn; bekijk en corrigeer ze met Privé houden. Je uitdrukkelijke keuze voor Team kan gevoelige of geautomatiseerde classificaties opheffen.
Gedeeld op naam. Je kunt een bord, of een enkele thread, delen met gekozen teamgenoten. Hun Machines krijgen dan de volledige tijdlijn van elk project, alleen voor hen verzegeld: de mailthreads (ook de gevoelige), afspraken en afspraaknotities, Intercom-gesprekken, chats, kaarten en verplaatsingen tussen fases. Persoonlijke accounts, mensen uit je familie of vrienden, accounts van een ander bedrijf en threads die alleen tussen collega’s lopen, blijven erbuiten. Alleen een bord delen sluit geautomatiseerde mail uit, maar het uitdrukkelijk delen van een thread kan die wel bevatten. Het terugzetten naar alleen jij haalt het terug van hun Machines.
Je keuzes. Jij kiest welke koppelingen meedoen: de eigen Werk-accounts van de Fleet starten aan, die van een ander bedrijf starten uit, en persoonlijke accounts worden nooit gedeeld. Een beheerder kan je Werk-e-mail en -agenda van die organisatie verplicht maken. Er gaat niets mee tot je het hebt nagekeken en gestart, en je kunt elke thread, persoon of elk project privé houden, of het delen ongedaan maken.
Verwijderen. Het delen ongedaan maken, een koppeling uitzetten of een verwijdering door een beheerder wist de kopieën op de Machines van teamgenoten bij hun volgende synchronisatie; iemand kan het voor dan gelezen hebben. Wat gedeeld werd, blijft op de Machines van teamgenoten wanneer iemand vertrekt; vertrekken of je eigen account verwijderen wist die kopieën niet.
Verantwoordelijkheden. De betrokken organisatie moet de rechtsgrond, de toegangsregels en de kennisgevingen voor deze verwerking vastleggen, en ruimere verzoeken tot wissing met de ontvangers afstemmen.

Gedeelde koppelingen. Een bevestigde beheerder van een Werk-Fleet kan een Intercom-koppeling delen met goedgekeurde leden. De inloggegevens ervan worden voor elke ontvangende Machine verzegeld, zijn niet zichtbaar voor onze relay, en het gedeelde account leest alleen. Een deling stoppen of vervangen verwijdert ze bij de ontvangers bij de volgende synchronisatie van hun Machines. Omdat een vorige ontvanger inloggegevens buiten de app kan bewaren, moet een beheerder dat token bij Intercom intrekken of vervangen wanneer de toegang moet eindigen.

Je AI-modelaanbieder (zoals OpenAI of Anthropic) ontvangt wat je machine hem stuurt, onder je eigen account en overeenkomst met die aanbieder. Het is de aanbieder die jij kiest, niet de onze.

We kunnen ook gegevens delen wanneer de wet dat vereist, of om onze rechten of de veiligheid van anderen te beschermen.

6. Gegevens buiten de EU

Je server en ons controlepaneel staan in de EU. Sommige ontvangers, zoals Stripe, Google, Microsoft en Twilio (SendGrid), kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken, en Telegram is gevestigd buiten de EER. Voor doorgiften aan onze verwerkers gebruiken we een toepasselijk adequaatheidsbesluit (waaronder een ontvanger die momenteel gecertificeerd is onder het EU-VS-kader inzake gegevensbescherming) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met de nodige waarborgen. Telegram en de AI-aanbieder die je kiest, leveren hun diensten onder je eigen overeenkomsten; het kader inzake gegevensbescherming dekt niet elke aanbieder of elk land. Vraag support naar de waarborgen die gelden voor een bepaalde ontvanger. Doorgiften aan de AI-aanbieder die je kiest, vallen onder je eigen overeenkomst met die aanbieder.

7. Gegevens van Google en Microsoft

Het gebruik door The Machine van informatie die het van Google API’s ontvangt, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Google-gegevens worden alleen gebruikt om je de functies van The Machine te leveren, worden niet gebruikt voor advertenties, worden niet verkocht en worden niet door mensen gelezen, behalve met jouw toestemming, voor beveiliging, of waar de wet dat vereist.

Hetzelfde geldt voor gegevens van je Microsoft-account: we vragen Microsoft alleen om gedelegeerde toegang die jij goedkeurt (mail, het versturen van wat jij goedkeurt, en je agenda), nooit om toegang tot je hele organisatie.

8. Cookies

We gebruiken strikt noodzakelijke cookies: een sessiecookie die je ingelogd houdt, en kortlevende cookies die een Fleet-uitnodiging, taaklink of gekozen accountpagina meenemen door het inloggen. Uitnodigings- en navigatiecookies duren maximaal één dag; de taaklinkcookie maximaal 30 dagen. Als je op een apparaat een passkey toevoegt of gebruikt, of daar "Niet nu" kiest bij het toevoegen ervan, bewaart die browser een cookie tot 400 dagen lang zodat hij het niet opnieuw vraagt; die bevat een eenrichtingshash van de ID van de passkey, niet je account. Deze inlog- en navigatiecookies zijn beveiligd en niet leesbaar voor scripts; de inlogcookie verloopt na maximaal 14 dagen of wanneer je uitlogt. Een aparte functionele valutacookie onthoudt euro of dollar tot 400 dagen lang, aanvankelijk op basis van de tijdzone van je apparaat of je eigen keuze. De scripts van de site kunnen die voorkeur lezen en bijwerken; ze bevat geen accountidentificatie. We gebruiken geen analytische, advertentie- of trackingcookies, dus vragen we geen toestemming voor cookies. Stripe kan zijn eigen cookies plaatsen op zijn afrekenpagina’s.

9. Beveiliging

Je server is alleen van jou, in de EU, achter een firewall die alleen ons controlepaneel binnenlaat.
Alle verbindingen gebruiken TLS-versleuteling.
De schijf van je server is versleuteld in rust. Bij Hetzner wordt de sleutel ervan alleen op ons controlepaneel bewaard, en het wissen van je server vernietigt hem.
Tokens van Google en Microsoft en geheimen van de tweede factor worden versleuteld opgeslagen. Sessietokens en herstelcodes worden alleen als hashes opgeslagen.
Inloggen gebeurt met Google of Microsoft plus een tweede factor, of een eerder geregistreerde passkey die door je apparaat geverifieerd wordt. Herhaaldelijk foute codes blokkeren het inloggen een tijdje.
Je server bewaart je versleutelde refresh tokens voor mail en gebruikt kortlevende access tokens voor oproepen naar je accounts.

Geen enkel systeem is volledig veilig, maar we doen ons best om je gegevens veilig te houden en laten het je weten als een inbreuk ze in gevaar brengt.

10. Je rechten

Je kunt ons vragen om:

je de gegevens te tonen die we over je hebben, en je er een kopie van te geven;
ze te corrigeren;
ze te verwijderen;
de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, inclusief verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen;
je je gegevens in een overdraagbaar formaat te geven.

Accountidentiteit en facturatiegegevens zijn nodig om een gehost abonnement te leveren en aan te rekenen; zonder die gegevens kunnen we dat niet. Bronnen koppelen, vindbaarheid, diagnostiek en feedback bij opzegging zijn optioneel. Een bron ontkoppelen stopt toekomstige toegang; je kunt bewaarde records op je Machine apart verwijderen. Facturatie-, misbruik- en technische controles kunnen een Machine automatisch pauzeren. Je kunt contact opnemen met support om een pauze te betwisten, je omstandigheden toe te lichten en een menselijke beoordeling te vragen; deze controles beoordelen geen kredietwaardigheid en nemen geen beslissingen over werk of andere persoonlijke geschiktheid.

Je kunt alles zelf verwijderen, op elk moment, met "Nu alles wissen" op je accountpagina, en een kopie van je hele setup meenemen met "Alles exporteren". Voor al het andere schrijf je naar support@themachine.computer. We antwoorden binnen één maand. Mogelijk moeten we eerst bevestigen dat jij het bent.

Voor gegevens in je mail of agenda over andere mensen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Als zij contact met ons opnemen, geven we hun verzoek aan jou door.

11. Klachten

Als je niet tevreden bent over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, dataprotectionauthority.be, of bij de autoriteit waar je woont of werkt.

12. Kinderen

De dienst is alleen voor volwassenen. Accounts zijn voor mensen van 18 jaar of ouder. Gekoppelde berichten, agenda’s en taken kunnen informatie over kinderen bevatten; accounthouders moeten een rechtsgrond hebben om die te verwerken of te delen.

13. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen mailen we je voor ze ingaan. De datum bovenaan toont de laatste versie.