Follow-ups

Faça follow-up automaticamente quando alguém não responder, em todo um quadro ou em um projeto. Ela pergunta antes, a menos que você escolha outra opção.

1. Ativar
2. Configurações
3. Perguntar antes ou enviar automaticamente
4. Revisar os follow-ups
5. E-mails enviados antes de sua Machine
6. Quando os follow-ups param
7. Onde você vê os follow-ups

Quando alguém para de responder em um quadro, sua Machine prepara o follow-up para você, no seu tom e na mesma conversa. O recurso fica desativado até você ativá-lo.

Ativar

No quadro, clique em ⋯ e depois em Follow-ups…. Marque Fazer follow-up quando não houver resposta. A configuração vale para todos os projetos do quadro.

Para configurar um projeto, clique em Follow-ups… no menu ⋯ do cartão ou na página do projeto. Para este projeto permite escolher Ativado, Desligada ou usar a configuração do quadro. A configuração do projeto prevalece sobre a do quadro.

Configurações

• Aguarde de 3 a 7 dias sem resposta. Depois do menor prazo, um follow-up é preparado. O maior prazo é o limite para o envio, mesmo quando seu uso está perto do limite.
• Faça pelo menos 1 e no máximo 3 follow-ups. O mínimo sempre é enviado. Entre os dois limites, sua Machine analisa a conversa e o projeto e só faz follow-up quando ainda faz sentido. Nunca ultrapassa o máximo.
• Etapas: Todas as etapas abertas, ou seja, não inclui a última etapa do quadro nem Parado ou recusado. Com Personalizar, você pode ativar ou desativar etapas e definir um prazo próprio para cada uma.
• Canais: os canais conectados que podem enviar mensagens. O follow-up é enviado pelo mesmo canal da última mensagem. Trocar de canal se não houver resposta tenta usar o próximo canal permitido.
• Mover para Parado ou recusado depois do último: ativado quando o quadro tem essa linha.

Perguntar antes ou enviar automaticamente

Perguntar antes de enviar é a opção padrão: os rascunhos ficam nas suas tarefas. Enviar sem perguntar é uma autorização permanente para aquele quadro ou projeto. Qualquer situação fora do comum ainda fica aguardando sua aprovação, assim como qualquer envio que falhe. Com o modo Careful ativado, sua Machine sempre pergunta. Um follow-up nunca é enviado duas vezes.

Revisar os follow-ups

Os follow-ups de um quadro aparecem em uma única tarefa, nunca em uma tarefa para cada e-mail. Enquanto são preparados, aparece "Escrevendo 3 follow-ups…" e, depois, "8 follow-ups prontos para Alpha testers".

Revisar mostra os follow-ups um abaixo do outro, cada um com as opções Enviar, Editar e Pular. No teclado, j e k (ou as setas) navegam entre eles, Enter envia, e edita e s pula. Enviar todos os selecionados envia os que ainda estão marcados. O follow-up de um único projeto aparece como uma tarefa normal.

Quando vários follow-ups são enviados em sequência, inclusive com Enviar sem perguntar, cada caixa de entrada envia um a cada 30 a 45 segundos. A tarefa mostra o andamento: "Enviando 3 de 8…".

E-mails enviados antes de sua Machine

E-mails enviados por você em outro aplicativo, antes de sua Machine ler essa caixa de entrada, também contam. Ela analisa a própria conversa ou, quando não consegue, os e-mails anteriores citados na sua última mensagem. Assim, três e-mails sem resposta contam como três, e a contagem de "Sem resposta há" começa no primeiro. Se você já chegou ao máximo, sua Machine não prepara outro follow-up.

Quando os follow-ups param

Os follow-ups param quando a pessoa responde, quando o projeto é ganho, perdido, arquivado ou movido para uma etapa fechada, e quando você adia ou pula um follow-up. Antes de preparar uma mensagem, sua Machine verifica se há algo mais recente na conversa para não insistir com alguém que já respondeu por outro canal.

Depois do último follow-up sem resposta, o projeto mostra "Sem resposta após 3 follow-ups" e é movido para Parado ou recusado, se essa opção estiver ativada.

Onde você vê os follow-ups

O cabeçalho do quadro mostra "Follow-ups ativados, próximo em Thu". O cartão do projeto mostra a data do próximo follow-up ou que ele está pronto. A página do projeto lista os follow-ups enviados, inclusive os enviados automaticamente.

Os follow-ups ficam aguardando enquanto sua Machine está ocupada com suas tarefas ou perto do limite de uso, e são enviados depois. Em um quadro compartilhado, apenas a Machine da pessoa proprietária do projeto faz os follow-ups.