Relances

Relance automatiquement les personnes qui ne répondent pas, pour tout un tableau ou un seul projet. Votre accord est demandé avant l’envoi, sauf indication contraire.

1. Les activer
2. Paramètres
3. Demander confirmation ou envoyer automatiquement
4. Vérifier les relances
5. E-mails envoyés avant que votre Machine les lise
6. Quand les relances s’arrêtent
7. Où les voir

Quand une personne cesse de répondre dans un tableau, votre Machine rédige une relance pour vous, avec votre ton et dans la même conversation. Les relances sont désactivées jusqu’à ce que vous les activiez.

Les activer

⋯ sur un tableau, puis Relances…, et cochez Relancer sans réponse. Le réglage s’applique à tous les projets du tableau.

Pour un seul projet, sélectionnez Relances… dans le menu ⋯ de sa carte ou sur sa page. Pour ce projet permet de choisir Activé, Désactivée ou le réglage du tableau. Le réglage du projet l’emporte sur celui du tableau.

Paramètres

• Attendez 3 à 7 jours sans réponse. Une relance est rédigée après le délai le plus court. Elle est envoyée au plus tard à la fin du délai le plus long, même si vous approchez de votre limite d’utilisation.
• Envoyez au moins 1 et au plus 3 relances. Le nombre minimal est toujours envoyé. Entre les deux, votre Machine lit la conversation et le projet, et ne relance que si cela reste pertinent. Le nombre maximal ne sera jamais dépassé.
• Étapes : Toutes les étapes ouvertes, donc pas la dernière étape du tableau ni « Au point mort ou refusé ». Personnaliser permet d’activer ou de désactiver des étapes et de définir un délai spécifique pour chacune.
• Canaux : les canaux connectés qui permettent d’envoyer des messages. Une relance est envoyée sur le même canal que le dernier message. Changer de canal sans réponse permet d’essayer le canal autorisé suivant.
• Déplacer vers « Au point mort ou refusé » après la dernière : activé si le tableau comporte cette ligne.

Demander confirmation ou envoyer automatiquement

Me demander avant d’envoyer est le réglage par défaut : les brouillons attendent dans vos tâches. Envoyer sans demander signifie que vous autorisez les envois pour ce tableau ou ce projet. Les cas inhabituels attendent quand même votre confirmation, tout comme les envois qui échouent. Lorsque le mode prudent est activé, votre accord est toujours demandé. Une relance n’est jamais envoyée deux fois.

Vérifier les relances

Les relances d’un tableau sont regroupées dans une seule tâche, et non dans une tâche par e-mail. Pendant la rédaction, le message indique « Rédaction de 3 relances… », puis « 8 relances prêtes pour les testeurs Alpha ».

Vérifier les affiche l’une sous l’autre, chacune avec les options Envoyer, Modifier et Ignorer. Au clavier, j et k (ou les flèches) permettent de passer d’une relance à l’autre, Entrée l’envoie, e la modifie et s l’ignore. Tout envoyer parmi les éléments cochés envoie ceux qui sont encore cochés. La relance d’un seul projet est une tâche normale.

Lorsque plusieurs relances sont envoyées à la suite, y compris avec l’option Envoyer sans demander, chaque boîte mail en envoie une toutes les 30 à 45 secondes. La tâche indique où en est l’envoi : « Envoi de 3 sur 8… ».

E-mails envoyés avant que votre Machine les lise

Les e-mails que vous avez envoyés depuis une autre application avant que votre Machine ne lise cette boîte mail sont également pris en compte. Elle lit la conversation elle-même ou, si elle ne le peut pas, les e-mails précédents cités dans votre dernier message. Ainsi, trois e-mails sans réponse comptent comme trois, et le délai « Sans réponse depuis » est calculé à partir du premier. Si vous avez déjà atteint le nombre maximal, elle ne rédige pas de relance supplémentaire.

Quand les relances s’arrêtent

Les relances s’arrêtent dès que la personne répond, que le projet est gagné, perdu ou archivé, qu’il passe à une étape fermée, ou que vous mettez une relance en attente ou l’ignorez. Avant de rédiger une relance, votre Machine vérifie si la conversation contient un message plus récent, pour ne pas relancer quelqu’un qui a déjà répondu ailleurs.

Après la dernière relance sans réponse, le projet affiche « Aucune réponse après 3 relances » et passe à « Au point mort ou refusé » si cette option est activée.

Où les voir

L’en-tête du tableau indique « Relances activées, prochaine relance : jeu. » La carte d’un projet affiche la date de sa prochaine relance ou indique qu’elle est prête. La page du projet répertorie les relances envoyées, y compris celles envoyées automatiquement.

Les relances attendent si votre Machine est occupée par vos tâches ou proche de sa limite d’utilisation. Elle les envoie plus tard. Dans un tableau partagé, seule la Machine du propriétaire du projet effectue les relances.