Opvolging

Volg automatisch op als iemand niet reageert, voor een heel bord of één project. De functie vraagt het eerst, tenzij je dat anders instelt.

1. Inschakelen
2. Instellingen
3. Eerst vragen of automatisch versturen
4. Opvolgingen bekijken
5. E-mails die zijn verstuurd voordat je Machine ze las
6. Wanneer de opvolging stopt
7. Waar je de opvolging ziet

Als iemand op een bord niet meer reageert, maakt je Machine een concept voor de opvolging, in jouw stijl en in hetzelfde gesprek. De functie staat uit totdat je die inschakelt.

Inschakelen

Klik op ⋯ op een bord en daarna op Opvolging…. Vink Opvolgen als er geen antwoord komt aan. Dit geldt voor elk project op dat bord.

Voor één project klik je op Opvolging… in het menu ⋯ van de projectkaart of op de projectpagina. Bij Voor dit project kies je Aan, Uit of de instelling van het bord. De eigen instelling van een project gaat voor die van het bord.

Instellingen

• Wacht 3 tot 7 dagen op een reactie. Na de kortste wachttijd wordt een opvolging klaargezet. De langste wachttijd is het uiterste moment waarop hij wordt verstuurd, ook als je gebruikslimiet bijna bereikt is.
• Volg minstens 1 en maximaal 3 keer op. De eerste opvolging wordt altijd verstuurd. Daartussen leest je Machine het gesprek en het project, en volgt hij alleen op als dat nog zinvol is. Het maximum wordt nooit overschreden.
• Fases: Alle open fases, dus niet de laatste fase van het bord of Vastgelopen of afgewezen. Met Aanpassen kun je fases aan- of uitzetten en per fase een eigen wachttijd instellen.
• Kanalen: de verbonden kanalen waarmee je berichten kunt versturen. Een opvolging wordt verstuurd via hetzelfde kanaal als het laatste bericht. Met Ander kanaal als er geen antwoord komt probeert je Machine het volgende toegestane kanaal.
• Na de laatste naar Vastgelopen of afgewezen verplaatsen: staat aan als het bord die rij heeft.

Eerst vragen of automatisch versturen

Vraag het me voor het versturen is de standaardinstelling: concepten wachten in je to-do's. Versturen zonder te vragen geeft voor dat bord of project toestemming om berichten te versturen. Bij iets ongebruikelijks wacht je Machine alsnog op jou, net als bij iets dat niet lukt. Als de Zorgvuldige modus aanstaat, vraagt hij het altijd eerst. Een opvolging wordt nooit twee keer verstuurd.

Opvolgingen bekijken

Opvolgingen voor een bord verschijnen samen als één to-do, nooit als één to-do per e-mail. Terwijl de concepten worden gemaakt, staat er ‘3 opvolgingen schrijven…’, daarna ‘8 opvolgingen klaar voor Alpha testers’.

Met Nakijken zie je ze onder elkaar, elk met Versturen, Bewerken en Overslaan. Gebruik op een toetsenbord j en k (of de pijltjestoetsen) om te navigeren, Enter om te versturen, e om te bewerken en s om over te slaan. Met Alles aangevinkt versturen verstuur je de opvolgingen die nog zijn aangevinkt. De opvolging voor één project is een gewone to-do.

Als er meerdere achter elkaar worden verstuurd, ook met Versturen zonder te vragen, verstuurt elke mailbox er elke 30 tot 45 seconden één. In de to-do zie je hoe ver het versturen is: ‘3 van 8 versturen…’.

E-mails die zijn verstuurd voordat je Machine ze las

Ook e-mails die je vanuit een andere app verstuurde voordat je Machine die mailbox las, tellen mee. Je Machine leest het gesprek zelf (of, als dat niet lukt, de eerdere e-mails die in je laatste e-mail zijn geciteerd). Drie e-mails zonder antwoord tellen dus als drie, en ‘Geen antwoord gedurende’ telt vanaf de eerste e-mail. Als je het maximum al hebt bereikt, maakt je Machine geen nieuwe opvolging.

Wanneer de opvolging stopt

De opvolging stopt zodra iemand reageert, zodra het project is gewonnen, verloren, gearchiveerd of naar een gesloten fase is verplaatst, en wanneer je een opvolging snoozet of overslaat. Voordat hij een concept maakt, controleert je Machine of er iets nieuws in het gesprek staat. Zo blijft hij niemand herinneren die ergens anders al heeft gereageerd.

Na de laatste opvolging zonder antwoord krijgt het project de melding ‘Geen antwoord na 3 opvolgingen’ en wordt het verplaatst naar Vastgelopen of afgewezen als die optie aanstaat.

Waar je de opvolging ziet

In de kop van het bord staat ‘Opvolging ingeschakeld, volgende op do’. Op de projectkaart zie je wanneer de volgende opvolging plaatsvindt, of dat die klaarstaat. Op de projectpagina staat wat er is verstuurd, ook wat automatisch is verstuurd.

Opvolgingen wachten als je Machine bezig is met je to-do's of bijna aan zijn gebruikslimiet zit. Later haalt hij ze in. Op een gedeeld bord volgt alleen de eigen Machine van de projecteigenaar op.