The Graph

Die Personen, Organisationen und Projekte in deinen Nachrichten, immer automatisch auf dem neuesten Stand.

Deine Machine erstellt anhand deiner Nachrichten, Meetings und Entscheidungen eine Übersicht darüber, mit wem du zu tun hast und was gerade läuft. Du musst nichts einrichten, und alles bleibt auf deiner Machine.

Personen

Alle, mit denen du in Kontakt bist, zuerst die engsten. Auf der Seite einer Person stehen zuerst ihr Foto, Name, Titel, Organisation und Ort sowie eine Zeile dazu, wie ihr in Kontakt seid ("Täglich im Gespräch · zuletzt Fr, Oct 23 · nächstes Meeting Di, Oct 27"). Darunter findest du:

Kontakt: Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Tippe auf eine, um anzurufen oder zu schreiben, oder Kopieren, um sie zu kopieren.
Mit dir: welche Rolle die Person für dich spielt, ob es ein Arbeits- oder Privatkontakt ist und ob sie zu deiner Family oder Fleet gehört. Mit In Fleet ansehen kannst du sie dort ansehen.
Auch auf: andere Orte, an denen ihr miteinander kommuniziert. Slack öffnet die Person in Slack oder euren neuesten Slack-Thread.
Personen und Projekte, zu denen sie gehört, Offen zwischen euch (gegenseitige Versprechen mit Erledigt und Entfernen) sowie ihr Verlauf.

Adressen und Chats einer Person werden automatisch zusammengeführt, wenn klar ist, dass sie zu derselben Person gehören, zum Beispiel eine geschäftliche E-Mail-Adresse zusammen mit der eigenen Adresse in CC.

Die Tabs Arbeit und Privat zeigen nur die entsprechenden Kontakte. Über CSV herunterladen im Sortiermenü kannst du den aktuellen Tab als Tabelle speichern. Das gilt auch für Organisationen und Projekte.

Verlauf

Jede Seite für eine Person oder Organisation hat einen Verlauf, beginnend mit den neuesten Einträgen: E-Mails, Meetings und ihre Zoom-Zusammenfassungen, Intercom-Unterhaltungen (offen oder geschlossen, mit In Intercom öffnen), WhatsApp-, Slack-, LinkedIn- und X-Chats, Aufgaben, Versprechen und Projektänderungen. Mit den Filtern oben kannst du jeweils eine Quelle anzeigen. Mehr anzeigen lädt ältere Einträge.

Anstehende Meetings stehen separat ganz oben unter Demnächst, beginnend mit dem frühesten. Alle anstehenden zeigen zeigt die übrigen. Ein Meeting, das in mehreren deiner Kalender steht, wird nur einmal angezeigt.

Im Verlauf einer Organisation stehen die Nachrichten ihrer Mitarbeitenden und die Intercom-Unterhaltungen ihrer Domain. Deine Verläufe gehören dir. Im Graph des Teams werden nur Inhalte angezeigt, die laut deinen Freigabeeinstellungen geteilt werden dürfen.

Filtern und sortieren

Mit Filtern neben den Tabs für Personen, Organisationen und Projekte kannst du die Liste nach Inhaber, Tag, Board, Phase, Organisation, Wert und erwartetem Abschlussdatum eingrenzen. Personen und Organisationen werden anhand ihrer offenen Projekte gefunden.

Die ausgewählten Filter werden über der Liste angezeigt, zusammen mit Entfernen. Im Sortiermenü kannst du außerdem nach Wert und Abschlussdatum sortieren. Deine Machine filtert die Daten, damit auch lange Listen schnell bleiben. Auf dem Smartphone werden die Filter in einem Fenster geöffnet.

Team

Unter Team neben Meine siehst du, was deine Teammitglieder teilen. Dort gibt es dieselben Tabs und dasselbe Sortiermenü wie unter Meine sowie Neue Person und Neue Organisation. Was du hinzufügst, gehört dir. Mit Filtern kannst du die Liste danach eingrenzen, wer etwas geteilt hat, nach Organisation (Personen) oder Status (Projekte).

Inhaber

In einer Work Fleet hat jede Person, Organisation und jedes Projekt einen Inhaber. Du findest Inhaber auf der jeweiligen Seite unter Mit dir. Standardmäßig bist du das, aber du kannst auch jemanden aus deiner Work Fleet auswählen. Unter Meine neben Filtern und auf einem Board werden nur deine Einträge angezeigt. Auf einer Board-Karte steht der Name des Inhabers. Jede Änderung erscheint im Verlauf. Ein Eintrag, den du mit deinem Team teilst, behält seinen Inhaber und folgt denselben Freigaberegeln wie alles andere.

Felder und Tags

Klicke unter Felder auf einer Personen-, Organisations- oder Projektseite auf einen Wert, um ihn zu ändern: Mit Speichern oder Enter übernimmst du die Änderung, mit Abbrechen oder Escape verwirfst du sie, und mit Entfernen leerst du das Feld. Unter Felder verwalten kannst du Felder hinzufügen oder entfernen. Mit Neues Feld fügst du ein Feld für alle Einträge dieses Typs hinzu: Text, Zahl, Datum oder eine Auswahl aus einer Liste. Mit Entfernen entfernst du ein Feld bei allen Einträgen.

Mit + Tag fügst du einen Tag hinzu, zum Beispiel VIP oder Partner. Mit × entfernst du ihn wieder. Tags werden in den Listen angezeigt und lassen sich über Filtern finden. Ein Eintrag, den du mit deinem Team teilst, enthält auch seine Felder und Tags.

Tabelle importieren

Mit CSV importieren… im Sortiermenü für Personen, Organisationen oder Projekte kannst du eine als CSV gespeicherte Tabelle hinzufügen. Deine Machine schätzt anhand der Spaltenüberschriften und Inhalte, welche Daten in welche Spalten gehören. Du kannst die Zuordnung ändern.

Wenn dein Modell ausgeführt werden kann, prüft es auch die Spalten, unabhängig von der Sprache und Schreibweise der Überschriften. Wenn es sich nicht sicher ist, nennt es kurz den Grund. Es sieht nur die Überschriften, einige Werte pro Spalte und Zellen, die sich anhand der Regeln nicht lesen lassen. Die Prüfung findet wie eine Vorschau auf deiner Machine statt. Ohne das Modell gilt die Zuordnung anhand der Überschriften.

Unter Prüfen neben den vorgeschlagenen Korrekturen findest du einfache Korrekturen mit Vorher-Nachher-Vergleich: zusätzliche Leerzeichen, Namen in Großbuchstaben, Telefonnummern im internationalen Format, Tippfehler in E-Mail-Adressen (gmial.com), Websites als Domain, Datumsangaben und Werte in beliebigem Format ("€12k" entspricht 12000), mehrere Tags in einer Zelle, eine anders geschriebene Phase als auf dem Board und doppelte Zeilen.

Deaktiviere eine Art von Korrektur oder eine einzelne Zeile, wenn du sie unverändert lassen möchtest. Es wird nur korrigiert, was ausgewählt ist.

In der Vorschau wird jede Zeile als neu, als Übereinstimmung mit einem Eintrag in deinem Graph oder als übersprungen angezeigt, jeweils mit Begründung. Bei Personen gilt dieselbe E-Mail-Adresse als Übereinstimmung, andernfalls derselbe Name bei derselben Organisation. Bei Organisationen gilt dieselbe Website oder derselbe Name, bei Projekten derselbe Name.

Mit Importieren fügst du neue Einträge hinzu und ergänzt die übereinstimmenden. Leere Zellen ändern nichts. Mit Rückgängig direkt danach oder Letzten Import rückgängig machen im Sortiermenü machst du den letzten Import rückgängig, solange die Einträge seitdem nicht geändert wurden. Spätere Korrekturen bleiben erhalten. Wenn beim Rückgängigmachen eine Korrektur überschrieben würde, wird stattdessen erklärt, warum. Die Datei bleibt auf deiner Machine.

Eine Organisation, mehrere Websites

Mit ⋯ und Gleiche Organisation wie… auf der Seite einer Organisation kannst du sie einer anderen zuordnen, mitsamt ihren Personen, Projekten und Notizen. Mit Website hinzufügen… fügst du eine weitere Website hinzu, zum Beispiel die .io zusätzlich zur .com. Personen mit einer E-Mail-Adresse dieser Website werden der Organisation zugeordnet, und ihre Details werden für jede Website abgerufen.

Die Websites werden unter Websites aufgeführt. Mit Abtrennen kannst du die Zuordnung rückgängig machen. Spätere Änderungen an der zusammengeführten Organisation bleiben erhalten. Organisationen, die möglicherweise doppelt vorhanden sind, erscheinen unter Gleiche Organisation?: Wähle Zusammenführen oder Nicht dieselbe.

Person oder Organisation hinzufügen

Wähle oben in Personen Neue Person, oben in Organisationen Neue Organisation oder auf dem Smartphone + in der oberen Leiste. Gib einen Namen ein und bei einer Person, falls vorhanden, eine E-Mail-Adresse und Organisation. Bei einer Organisation gibst du ihre Website ein. Wenn es in deinem Graph bereits einen ähnlichen Eintrag gibt, wird dieser im Formular zuerst angezeigt. So kannst du ihn stattdessen öffnen. Mit Hinzufügen öffnest du die neue Seite.

Eine hinzugefügte Person bleibt auch dann erhalten, wenn es noch keine Nachrichten mit ihr gibt. Ihre erste Nachricht wird ihr zugeordnet. Eine hinzugefügte Organisation kannst du über ihr Menü ⋯ löschen, solange ihr noch niemand zugeordnet ist.

Über dich

Deine eigenen Adressen und Telefonnummern, auch Aliase, gehören immer zu dir und nie zu einer anderen Person in deinem Graph. Wenn du nach dir selbst suchst oder eine Person mit einer deiner Adressen hinzufügst, wird Über dich geöffnet. Beim Import wird deine eigene Zeile übersprungen.

Unter Über dich findest du deine Adressen und siehst, woher sie jeweils stammen. Du kannst sie unter Einstellungen im Bereich Konto ändern. Eine Person, die zuvor anhand deiner eigenen Adresse erstellt wurde, wird automatisch unter Über dich geführt. Eine Sicherung bleibt auf deiner Machine.

Um deine eigene Kontaktkarte an eine Teamkollegin oder einen Freund zu senden, wähle Meinen Kontakt teilen. Weitere Informationen findest du unter Kontakt teilen.

Bild

Klicke auf das Bild auf der Seite einer Person oder Organisation, um es zu ändern: Wähle Bild hochladen, ein für die Person oder Organisation gefundenes Bild oder Bild entfernen. Das Bild bleibt auf deiner Machine.

Notizen

Unter Bearbeiten auf der Seite einer Person oder Organisation findest du das Feld Notizen für alles, woran du dich erinnern möchtest. Die Notizen werden auf der Seite angezeigt und bleiben bei Zusammenführungen erhalten.

Person bearbeiten

Mit Bearbeiten oben auf der Seite kannst du Name, Titel, Organisation, Standort, LinkedIn-Profil, E-Mail-Adressen und Telefonnummern sowie die Beziehung zu dir und die Zuordnung zu Arbeit oder Privat ändern. Mit Speichern übernimmst du die Änderungen. Mit Abbrechen lässt du alles unverändert.

Deine Änderungen bleiben erhalten, auch wenn die Details erneut abgerufen oder bei einer Prüfung andere Angaben gefunden werden, sowie bei Zusammenführen und Rückgängig. Leere ein Feld, um wieder den abgerufenen Wert zu verwenden. Wenn du den Namen leerst, wird der Name aus den Nachrichten wiederhergestellt.

Gleiche Person?

Wenn zwei Personen möglicherweise dieselbe sind, fragt ihre Seite, ob es sich um dieselbe Person handelt. In der Personenliste werden sie unter Gleiche Person? angezeigt. Mit Zusammenführen führst du sie samt Nachrichten, Notizen, Rollen und Projekten zusammen. Mit Nicht dieselbe bleiben sie dauerhaft getrennt.

Mit Alle zusammenführen führst du alle Paare in der Liste auf einmal zusammen, außer denen, die du mit Nicht dieselbe markiert hast. Mit Rückgängig kannst du sie direkt danach wieder trennen.

Auf der Seite einer zusammengeführten Person steht unter Zusammengeführt aus, warum sie zusammengeführt wurde. Mit Rückgängig kannst du sie wieder trennen.

Um zwei Personen selbst zusammenzuführen, öffne eine der beiden und wähle dann ⋯, Gleiche Person wie… und die andere Person.

Berufsbezeichnung und Foto

Bei Personen mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse werden Berufsbezeichnung, Foto, LinkedIn und Ort abgerufen, ähnlich wie bei Organisationsdetails. Auf einer gehosteten Machine werden nur der Name und die Domain des Unternehmens gesendet. Du kannst das unter Einstellungen im Bereich Sicherheit deaktivieren: Arbeitskontakte nachschlagen.

Deine Verbindungen ergänzen nach und nach weitere Informationen, ohne dass etwas Zusätzliches angefragt wird. Sie verwenden, was bereits gelesen wurde: Titel, Telefonnummer und Zeitzone aus Slack, Biografie, Ort und Website aus X, Profilüberschrift und Foto aus LinkedIn sowie Berufsbezeichnungen aus Google-Kontakten und Salesflare. Angaben, die jemand über sich selbst macht, haben Vorrang. Bewege den Zeiger über die Zeile unter dem Namen, um zu sehen, woher sie stammt. Alles bleibt auf deiner Machine.

WhatsApp-Bilder werden über deine ständig aktive WhatsApp-Synchronisierung abgerufen, sofern WhatsApp das zulässt: bis zu 50 pro Tag und nur für Personen, die bereits in deinem Graph sind. Es wird nichts an diese Personen gesendet.

Person endgültig löschen

Öffne auf der Seite der Person das Menü ⋯ und wähle Endgültig löschen…, dann Löschen. Dadurch werden die Person und alle Informationen gelöscht, die deine Machine über sie kennt: ihr Eintrag, Adressen, abgerufene Details, Nachrichten, die nur zwischen euch beiden ausgetauscht wurden, und Notizen über sie. Aufgaben, an denen sie beteiligt ist, bleiben erhalten, aber ihr Name wird entfernt. Sie wird nicht erneut hinzugefügt. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Wer ist wer?

Rollen, die deine Machine in deinen Nachrichten erkannt hat und die noch bestätigt werden müssen. Mit ✓ Stimmt bestätigst du eine Rolle. Mit Bearbeiten öffnest du die Seite der Person im Bearbeitungsmodus. Deine Machine lernt aus deinen Änderungen. Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn Rollen auf Bestätigung warten.

In einer Work Fleet

Kundenarbeit wird mit den Machines deiner Teammitglieder geteilt und deren Inhalte werden auch auf deiner angezeigt. Bei jedem Thread steht Team oder Nur du. Weitere Informationen findest du unter Team-Graph.

Organisationen

Unternehmen, die anhand der Adressen und Namen in deinen Nachrichten erkannt werden. Weitere Informationen findest du unter Organisationsdetails.

Die Seite einer Organisation ist ähnlich aufgebaut wie die einer Person: Logo, Name und Beschreibung, eine Zeile dazu, wie ihr in Kontakt seid, dann Kontakt (Website und LinkedIn), Mit dir (ihre Beziehung zu dir), die Personen dort und ihr Verlauf.

Unter Projekte stehen zuerst die offenen Projekte, jeweils mit ihrer Phase. Änderungen an den Projekten erscheinen im Verlauf. Mit Bearbeiten oben auf der Seite kannst du die Details und die Beziehung zu dir ändern. Mit Frag die Fleet, wer sie kennt kannst du über deine Fleet einen Kontakt finden.

E-Mails von Tools zum Aufwärmen von E-Mail-Adressen werden unter "Als Warm-up ausgeblendet" abgelegt. Mit Rückgängig kannst du das für jede Domain einzeln rückgängig machen.

Projekte

Deine Machine benennt Projekte anhand der Inhalte deiner Nachrichten. Signale, die vermutlich dazugehören, werden als "wahrscheinlich Teil davon" angezeigt. Wenn du ein Projekt in den Namen eines anderen Projekts umbenennst, werden die beiden zusammengeführt.

Du kannst Projekte auch manuell verwalten, zum Beispiel Verkaufschancen in einem CRM:

Neues Projekt: oben auf einem Board, über + Hinzufügen unter einer Phase, oben in der Liste, über + in der oberen Leiste auf dem Smartphone oder auf der Seite einer Person oder Organisation. Gib einen Namen, Board und Phase, eine Organisation (suche in deinem Graph oder Hinzufügen, um eine neue anzulegen), einen Wert, ein erwartetes Abschlussdatum, Personen und Notizen ein. Projekte in deinem Graph mit ähnlichem Namen werden zuerst angezeigt.
Bearbeiten auf der Projektseite oder über Bearbeiten im Menü ⋯ einer Karte auf dem Board. Du kannst auch E drücken, während eine Karte ausgewählt ist. Damit kannst du alle oben genannten Angaben ändern.
Gewonnen oder Verloren, jeweils mit einer Begründung. Gewonnen verschiebt das Projekt in die letzte Phase des Boards, Verloren in die Phase Abgebrochen oder abgelehnt. Mit Wieder öffnen machst du das rückgängig.
Mit Archivieren entfernst du ein Projekt vom Board und aus den Listen. Eine neue Nachricht dazu holt es zurück. Mit Löschen entfernst du es endgültig. Nachrichten und Personen bleiben erhalten.
Verschiebe eine Karte per Drag-and-drop oder auf dem Smartphone über ⋯ und Verschieben nach. Deine Änderung bleibt bestehen, bis eine neuere Nachricht das Projekt verschiebt.
Unter Phasen oben auf einem Board kannst du auswählen, welche Phasen angezeigt werden. Die Auswahl gilt nur für dieses Board. Mit Entfernen werden wieder alle angezeigt.

Aufgaben eines Projekts

Eine Aufgabe kann zu einem Projekt gehören. Deine Machine ordnet sie einem Projekt zu, wenn der Thread oder die Personen, um die es geht, einem einzelnen offenen Projekt zugeordnet sind. Die Aufgabe zeigt das Projekt dann als Chip an. Tippe auf ▾ auf dem Chip oder wähle im Befehlsmenü (Ctrl K) Zu einem Projekt hinzufügen, um die Zuordnung zu ändern oder zu entfernen. Deine Auswahl bleibt erhalten.

Auf der Projektseite stehen die Aufgaben unter Aufgaben, offene Aufgaben zuerst. Auf der Karte im Board wird angezeigt, wie viele Aufgaben offen sind. Wenn du eine Aufgabe mit einem geteilten Projekt verknüpfst, wird dadurch nichts zusätzlich geteilt. Dein Team sieht weiterhin nur Inhalte aus geteilten Nachrichten.

Organisation eines Projekts

Jedes Projekt kann mit einer Organisation verknüpft sein. Die Organisation wird auf der Projektseite, in der Zeile und auf der Karte im Board angezeigt und ist dort verlinkt.

Wenn niemand eine Organisation ausgewählt hat, legt deine Machine sie anhand der Personen und Nachrichten des Projekts fest. Kolleginnen und Kollegen werden dabei nicht berücksichtigt. Das passiert nur, wenn eindeutig eine Organisation auf der anderen Seite steht. Private E-Mail-Adressen wie Gmail zählen nie dazu. Projekte mit mehreren Unternehmen bleiben ohne Zuordnung. Im Projektformular steht dann "Aus den zugehörigen Personen".

Deine Auswahl unter Bearbeiten bleibt immer erhalten, auch wenn du sie entfernst. Mit Gleiche Organisation wie… werden die Projekte einer Organisation mitverschoben. Mit Abtrennen werden sie wieder zurückverschoben.

Boards

Boards enthalten Projekte derselben Art in verschiedenen Phasen, zum Beispiel eine Pipeline für Bewertungen. Über ⋯ auf einem Board findest du Board bearbeiten (Name, Phasen und zugehörige Projekte), Auf diesem Board öffnen und Neues Board. Prüfungen fügen weiterhin passende Projekte hinzu und ordnen sie einer Phase zu. Wenn nicht klar ist, ob ein Projekt passt, zeigt das Board "2 Projekte könnten hierher gehören": Wähle Hinzufügen oder Auslassen.

Wähle mehrere Projekte aus oder Alle auswählen, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Wenn du es dir anders überlegst, kannst du direkt danach Rückgängig wählen. Wenn du ein Projekt hinzufügst, das mehrere Gegenparteien umfasst, wird es in ein eigenes Projekt pro Gegenpartei aufgeteilt.

Mit Pipeline oben auf einem Board wird der Wert der offenen Projekte pro Phase addiert. Außerdem wird anhand der Abschlussdaten angezeigt, welche Abschlüsse pro Monat erwartet werden. Gewonnene, verlorene und ins Stocken geratene Projekte sind nicht offen. Was du diesen Monat gewonnen hast, wird separat angezeigt. Werte werden in Euro angegeben, sofern deine Machine nicht auf eine andere Währung eingestellt ist. Unter Meine werden nur deine Projekte berücksichtigt.

Ein neues Board oder ein gespeichertes vorgeschlagenes Board durchsucht einmal deinen gesamten Verlauf. Es findet passende Projekte und Organisationen, erstellt ein Projekt pro Organisation und ordnet jedes einer Phase zu. Währenddessen steht in der Kopfzeile "Verlauf wird durchsucht…". Anschließend wird angezeigt, wie viele Projekte hinzugefügt wurden und wie viele noch geprüft werden müssen. Bei einem Board, das nur für dich sichtbar ist, bleiben die gefundenen Einträge privat.

Aufgabe zu einer Person

Mit Neue Aufgabe im Menü ⋯ einer Person, Organisation oder eines Projekts kannst du eine Aufgabe zu diesem Eintrag erstellen.

Was über eine Person bekannt ist

Unter Über die Person bekannt findest du zu jeder Information ein Menü:

Vergessen löscht die Information überall.
Nicht über diese Person entfernt sie nur von dieser Seite.

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