The Graph

Les personnes, les organisations et les projets qui apparaissent dans vos messages, mis à jour automatiquement.

Votre Machine crée une carte des personnes avec qui vous échangez et de ce qui se passe, à partir de vos messages, réunions et décisions. Rien à configurer, et tout reste sur votre Machine.

Personnes

Toutes les personnes avec qui vous êtes en contact, en commençant par les plus proches. La page d’une personne affiche d’abord sa photo, son nom, son poste, son organisation et son lieu, puis une ligne sur vos échanges (« Échanges quotidiens · dernier échange ven. 23 oct. · prochaine réunion mar. 27 oct. »). En dessous :

Contact : ses numéros et adresses e-mail. Touchez-en un pour appeler ou écrire, ou Copier pour le copier.
Avec vous : ce qu’elle représente pour vous, contact pro ou perso, et votre Famille ou Fleet, avec Voir dans Fleet.
Aussi sur : les autres endroits où vous échangez avec elle. Slack ouvre son profil dans Slack, ou votre dernier fil Slack avec elle.
Personnes et Projets auxquels elle participe, En cours entre vous (les promesses dans les deux sens, avec Fait et Abandonner) et sa Chronologie.

Les adresses et les chats d’une personne sont regroupés automatiquement lorsqu’il est évident qu’il s’agit d’une seule personne, par exemple une adresse e-mail professionnelle avec son adresse personnelle en copie.

Les onglets Travail et Perso affichent uniquement les contacts correspondants. Télécharger le CSV, sous le menu de tri, enregistre l’onglet ouvert sous forme de feuille de calcul. Cette option est aussi disponible pour les organisations et les projets.

Chronologie

Chaque page de personne et d’organisation en a une, du plus récent au plus ancien : e-mails, réunions et leurs résumés Zoom, conversations Intercom (ouvertes ou fermées, avec Ouvrir dans Intercom), chats WhatsApp, Slack, LinkedIn et X, tâches, promesses et changements de projet. Les filtres en haut affichent une source à la fois. Afficher plus charge les éléments plus anciens.

Les réunions à venir sont affichées à part en haut, sous À venir, de la plus proche à la plus lointaine. Afficher tout ce qui est à venir affiche les autres réunions. Une réunion présente dans plusieurs de vos calendriers ne s’affiche qu’une fois.

La chronologie d’une organisation comprend les messages de ses membres et les conversations Intercom de son domaine. Vos chronologies vous sont réservées : le Graph de l’équipe n’affiche que les éléments autorisés par vos règles de partage.

Filtrer et trier

Filtrer, à côté des onglets Personnes, Organisations et Projets, permet de réduire la liste selon le propriétaire, le tag, le tableau, l’étape, l’organisation, la valeur et la date de clôture prévue. Les personnes et les organisations correspondent aux projets ouverts qui leur sont associés.

Les filtres sélectionnés s’affichent au-dessus de la liste, avec Effacer. Le menu de tri permet aussi de trier par Valeur et par date de clôture. Votre Machine effectue le filtrage pour que les longues listes restent rapides. Sur un téléphone, les filtres s’ouvrent dans un panneau.

Équipe

Équipe, à côté de Les miens, affiche ce que vos collègues partagent. Vous y retrouvez les mêmes onglets, le même menu de tri et les mêmes options Nouvelle personne ou Nouvelle organisation que dans Les miens. Ce que vous ajoutez vous appartient. Filtrer permet de réduire la liste selon la personne qui a partagé l’élément, une organisation (Personnes) ou un état (Projets).

Propriétaire

Dans une Fleet professionnelle, chaque personne, organisation et projet a un propriétaire : Propriétaire, sous Avec vous sur sa page. C’est vous, sauf si vous choisissez une personne de votre Fleet professionnelle. Les miens, à côté de Filtrer et sur un tableau, affiche uniquement vos éléments. Le nom du propriétaire apparaît sur la carte du tableau. Chaque modification s’affiche dans sa chronologie. Un élément partagé avec votre équipe conserve son propriétaire, selon les mêmes règles de partage que le reste.

Champs et tags

Sous Champs, sur une page de personne, d’organisation ou de projet, cliquez sur une valeur pour la modifier : Enregistrer ou Entrée la conserve, Annuler ou Échap annule la modification, et Retirer vide le champ. Gérer les champs permet d’ajouter ou de retirer des champs : Nouveau champ en ajoute un pour tous les éléments de ce type. Vous pouvez choisir un champ texte, numérique, date ou liste. Retirer supprime un champ pour tous les éléments concernés.

+ Ajouter un tag permet d’en ajouter un, par exemple VIP ou partenaire ; × permet de le retirer. Les tags s’affichent dans les listes et Filtrer permet de les rechercher. Un élément partagé avec votre équipe conserve ses champs et ses tags.

Importer une feuille de calcul

Importer un CSV…, sous le menu de tri des sections Personnes, Organisations ou Projets, permet d’ajouter une feuille de calcul enregistrée au format CSV. Votre Machine devine à quoi correspond chaque colonne en fonction de son en-tête et de son contenu. Vous pouvez modifier ces correspondances.

Lorsque votre modèle peut s’exécuter, il vérifie aussi les colonnes, quelle que soit la langue ou l’orthographe des en-têtes, et donne une brève explication lorsqu’il n’est pas sûr. Il ne voit que les en-têtes, quelques valeurs par colonne et les cellules que les règles n’ont pas pu lire, sur votre Machine, comme lors d’une vérification. Sinon, il se fie aux en-têtes pour faire ses suggestions.

Vérifier, à côté des corrections suggérées, affiche les corrections simples sous la forme avant/après : espaces en trop, noms en majuscules, numéros de téléphone au format international, fautes dans les adresses e-mail (gmial.com), sites web réduits à leur domaine, dates et valeurs dans n’importe quel format (« €12k » correspond à 12000), plusieurs tags dans une même cellule, étape dont l’orthographe diffère de celle du tableau et doublons.

Décochez un type de correction ou une ligne pour la laisser telle quelle. Rien n’est corrigé sans être coché.

L’aperçu indique si chaque ligne est nouvelle, correspond à un élément déjà présent dans votre Graph ou sera ignorée, et en explique la raison. Une correspondance est établie à partir de la même adresse e-mail pour une personne (sinon, du même nom dans la même organisation), du même site web ou nom pour une organisation, et du même nom pour un projet.

Importer ajoute les nouveaux éléments et complète ceux qui correspondent. Une cellule vide ne change rien. Annuler juste après l’importation, ou Annuler le dernier import sous le menu de tri, annule la dernière importation tant que les éléments concernés n’ont pas été modifiés depuis. Les corrections faites par la suite sont conservées : si l’annulation devait en écraser une, une explication s’affiche à la place. Le fichier reste sur votre Machine.

Une organisation, plusieurs sites web

⋯, Même organisation que… sur la page d’une organisation permet de la rattacher à une autre, avec ses membres, ses projets et ses notes. Ajouter un site web… permet d’ajouter un autre site, comme son domaine .io à côté de son domaine .com : les personnes ayant une adresse sur ce domaine lui sont rattachées, et ses informations sont recherchées pour chaque site web.

Les sites sont listés sous Sites web, chacun avec l’option Séparer pour annuler le rattachement. Les modifications apportées ensuite à l’organisation regroupée sont conservées. Les organisations susceptibles d’être des doublons apparaissent sous Même organisation ? : choisissez Fusionner ou Pas la même.

Ajouter une personne ou une organisation

Choisissez Nouvelle personne en haut de la section Personnes, Nouvelle organisation en haut de la section Organisations ou, sur un téléphone, + dans la barre supérieure. Saisissez un nom et, pour une personne, une adresse e-mail et une organisation si vous les connaissez ; pour une organisation, son site web. Si une personne ou une organisation similaire figure déjà dans votre Graph, le formulaire l’affiche d’abord pour que vous puissiez ouvrir sa page. Ajouter ouvre la nouvelle page.

Une personne que vous ajoutez reste dans votre Graph, même si vous n’avez encore aucun message avec elle. Son premier message lui est ensuite associé. Vous pouvez supprimer une organisation que vous avez ajoutée depuis son menu ⋯, tant qu’elle ne compte aucun membre.

À propos de vous

Vos adresses et numéros, y compris vos alias, sont toujours associés à vous, jamais à une autre personne de votre Graph. Si vous faites une recherche sur vous-même ou ajoutez une personne avec l’une de vos adresses, la page À propos de vous s’ouvre. Lors d’une importation, votre propre ligne est ignorée.

La page À propos de vous liste vos adresses et indique leur provenance. Modifiez-les dans Paramètres, sous Compte. Une personne créée précédemment à partir de l’une de vos adresses est automatiquement transférée dans la page À propos de vous, avec une sauvegarde conservée sur votre Machine.

Pour envoyer votre propre fiche à un collègue ou à un ami, choisissez Partager mes coordonnées. Consultez Partager un contact.

Photo

Cliquez sur la photo d’une personne ou d’une organisation pour la modifier : Importer une photo, choisir une photo trouvée pour cette personne ou organisation, ou Retirer la photo. Elle reste sur votre Machine.

Notes

L’option Modifier sur la page d’une personne ou d’une organisation comprend un champ Notes pour noter ce que vous voulez retenir. Les notes s’affichent sur la page et sont conservées lors des fusions.

Modifier une personne

Modifier, en haut de sa page, permet de changer son nom, son poste, son organisation, son lieu, son profil LinkedIn, ses numéros de téléphone et ses adresses e-mail, ce qu’elle représente pour vous, et son statut professionnel ou personnel. Enregistrer conserve les modifications ; Annuler rétablit les valeurs précédentes.

Vos modifications sont conservées même si ses informations sont recherchées à nouveau ou si une vérification en trouve d’autres, ainsi qu’après Fusionner et Annuler. Videz un champ pour réutiliser la valeur trouvée automatiquement. Si vous videz le champ du nom, le nom figurant dans ses messages est rétabli.

Même personne ?

Lorsque deux personnes pourraient être la même, leur page vous le demande et la section Personnes les affiche sous Même personne ?. Fusionner les regroupe avec tous leurs messages, notes, rôles et projets. Pas la même les garde séparées définitivement.

Tout fusionner fusionne toutes les paires de la liste en une fois, sauf celles que vous avez marquées Pas la même. Annuler juste après les sépare à nouveau.

La page d’une personne issue d’une fusion indique les sources sous Fusionnée à partir de. Annuler permet de les séparer à nouveau.

Pour fusionner vous-même deux personnes, ouvrez la page de l’une d’elles, puis choisissez ⋯, Même personne que… et sélectionnez l’autre.

Poste et photo

Les personnes qui ont une adresse professionnelle reçoivent un poste, une photo, un profil LinkedIn et une ville, recherchés comme les informations sur les organisations. Sur une Machine hébergée, seuls leur nom et le domaine de leur entreprise sont envoyés. Désactivez cette option dans Paramètres, sous Sécurité : Rechercher les contacts pro.

Vos connexions complètent leurs informations au fur et à mesure, à partir des données déjà lues, sans rien demander de plus : poste, téléphone et fuseau horaire depuis Slack ; biographie, lieu et site web depuis X ; titre et photo depuis LinkedIn ; postes depuis les contacts Google et Salesflare. Les informations données par la personne elle-même sont prioritaires. Survolez la ligne sous son nom pour en voir la source. Toutes ces données restent sur votre Machine.

Les photos WhatsApp sont récupérées par votre synchronisation WhatsApp permanente, si les autorisations le permettent : jusqu’à 50 par jour, uniquement pour les personnes déjà présentes dans votre Graph. Rien ne leur est envoyé.

Supprimer définitivement une personne

Sur sa page, ouvrez le menu ⋯ et choisissez Supprimer définitivement…, puis Supprimer. Cela supprime la personne et tout ce que votre Machine sait à son sujet : sa fiche, ses adresses, les informations recherchées, les messages échangés uniquement entre vous deux et les notes la concernant. Les tâches qui la concernent sont conservées, mais son nom en est retiré. Elle ne sera pas ajoutée à nouveau. Cette action est irréversible.

Qui est qui

Les rôles identifiés par votre Machine dans vos messages attendent votre confirmation. ✓ Correct confirme un rôle ; Modifier ouvre sa page en mode modification. Votre Machine apprend de vos corrections. Cette section ne s’affiche que lorsque des rôles attendent votre confirmation.

Dans une Fleet professionnelle

Les échanges avec les clients sont partagés avec les Machines de vos collègues, et les leurs s’affichent sur la vôtre. Chaque fil indique Équipe ou Vous seul. Consultez Graph de l’équipe.

Organisations

Les entreprises identifiées à partir des adresses et des noms figurant dans vos messages. Consultez Informations sur les organisations.

La page d’une organisation est structurée comme celle d’une personne : logo, nom et activité, une ligne sur vos échanges, puis Contact (son site web et son profil LinkedIn), Avec vous (ce qu’elle représente pour vous), ses membres et sa Chronologie.

La section Projets affiche d’abord les projets ouverts, avec leur étape. Les changements d’étape s’affichent dans la chronologie de l’organisation. Modifier en haut de la page permet de changer ses informations et ce qu’elle représente pour vous. Demander à Fleet qui la connaît permet de trouver un contact dans votre Fleet.

Les e-mails provenant d’outils de préchauffage d’adresses e-mail sont masqués sous « Masqués comme préchauffage », avec Annuler pour chaque domaine.

Projets

Votre Machine attribue un nom aux projets à partir du contenu de vos messages. Les signaux qui semblent en faire partie sont indiqués comme « probablement associés ». Renommer un projet avec le nom d’un autre projet les regroupe.

Vous pouvez aussi les gérer manuellement, comme des affaires dans un CRM :

Nouveau projet : en haut d’un tableau, + Ajouter sous une étape, Nouveau projet en haut de la liste, + dans la barre supérieure sur un téléphone, ou depuis la page d’une personne ou d’une organisation. Saisissez un nom, un tableau et une étape, une organisation (recherchez-la dans votre Graph ou Ajouter pour en créer une), une valeur, une date de clôture prévue, des personnes et des notes. Les projets déjà présents dans votre Graph dont le nom est similaire s’affichent en premier.
Modifier sur la page d’un projet, ou Modifier dans le menu ⋯ de sa carte sur le tableau (ou appuyez sur E sur une carte). Cette option permet de modifier tous les éléments ci-dessus.
Gagné ou Perdu, avec la raison. Gagné déplace le projet vers la dernière étape du tableau, Perdu vers En attente ou refusé. Rouvrir annule cette action.
Archiver retire le projet du tableau et des listes ; un nouveau message à son sujet le rétablit. Supprimer le retire définitivement, mais ses messages et ses personnes sont conservés.
Déplacez une carte en la faisant glisser ou, sur un téléphone, avec ⋯, Déplacer vers. Votre déplacement est conservé jusqu’à ce qu’un message plus récent le modifie.
Étapes, en haut d’un tableau, permet d’afficher uniquement les étapes de votre choix, pour chaque tableau. Effacer les affiche toutes à nouveau.

Tâches d’un projet

Une tâche peut être associée à un seul projet. Votre Machine choisit le projet si le fil de discussion ou les personnes concernées sont associés à un seul projet ouvert. La tâche l’affiche alors sous forme de pastille. Touchez ▾ sur la pastille ou Associer à un projet dans le menu de commandes (Ctrl K) pour modifier ou supprimer cette association. Votre choix est conservé.

La page d’un projet liste ses tâches sous Tâches, en commençant par les tâches ouvertes. Sa carte sur le tableau indique le nombre de tâches ouvertes. Associer une tâche à un projet partagé ne partage rien de plus : votre équipe ne voit toujours que ce qui provient de messages partagés.

Organisation d’un projet

Chaque projet peut être associé à une seule organisation. Celle-ci apparaît sur sa page, dans sa ligne et sur sa carte dans le tableau, avec un lien vers sa page.

Si personne n’en a choisi une, votre Machine détermine l’organisation à partir des personnes associées au projet et de ses messages, sans tenir compte de vos collègues. Elle ne le fait que lorsqu’une organisation est clairement l’autre partie : les adresses personnelles comme Gmail ne sont jamais prises en compte, et un projet qui concerne plusieurs entreprises n’est associé à aucune organisation. Le formulaire de projet indique alors « D’après ses membres ».

Votre choix dans Modifier est toujours conservé, même si vous supprimez l’association. Même organisation que… transfère les projets d’une organisation à l’autre, et Séparer les rétablit.

Tableaux

Des projets d’un même type, organisés par étapes, comme un pipeline d’évaluation. Le menu ⋯ d’un tableau propose Modifier le tableau (nom, étapes et projets associés), Ouvrir sur ce tableau et Nouveau tableau. Les vérifications ajoutent les projets correspondants et les placent à une étape. En cas de doute, le tableau affiche « 2 projets pourraient être associés ici » : choisissez Ajouter ou Exclure.

Cochez quelques projets ou Tout sélectionner pour les traiter en une fois, puis Annuler juste après si vous changez d’avis. Lorsqu’un projet regroupe plusieurs interlocuteurs, son ajout crée un projet par interlocuteur.

Pipeline, en haut d’un tableau, additionne la valeur des projets ouverts à chaque étape et la valeur des projets dont la clôture est prévue chaque mois, selon leurs dates de clôture. Les projets gagnés, perdus et en attente ne sont pas ouverts. Les projets gagnés ce mois-ci sont affichés à part. Les valeurs sont en euros, sauf si votre Machine utilise une autre devise. Les miens ne prend en compte que vos projets.

Un nouveau tableau, ou un tableau suggéré que vous enregistrez, parcourt une fois l’ensemble de votre historique. Il trouve les projets et organisations correspondants, crée un projet par organisation et place chacun à une étape. L’en-tête affiche « Parcours de votre historique… » pendant l’opération, puis indique le nombre de projets ajoutés et le nombre de projets à vérifier. Un tableau réservé à vous ne partage pas les résultats trouvés.

Tâche concernant une personne

Nouvelle tâche dans le menu ⋯ d’une personne, d’une organisation ou d’un projet permet de créer une tâche à son sujet.

Informations connues sur une personne

Sous Informations connues, chaque fait dispose d’un menu :

Oublier le supprime partout.
L’option Pas à son sujet le retire uniquement de cette page.

Quelque chose manque ou n’est plus à jour ? Écrivez à support@themachine.computer.