The Graph

De mensen, organisaties en projecten uit je berichten, die zichzelf up-to-date houden.

Je Machine brengt in kaart met wie je contact hebt en wat er speelt, op basis van je berichten, vergaderingen en beslissingen. Je hoeft niets in te stellen en alles blijft op je Machine.

Personen

Iedereen met wie je contact hebt, met de meest betrokken personen bovenaan. De pagina van een persoon begint met diens foto, naam, functie, organisatie en locatie, plus één regel over jullie contact ("Dagelijks contact · laatst vr 23 okt · volgende afspraak di 27 okt"). Daaronder vind je:

Contact: telefoonnummers en e-mailadressen. Tik op een nummer om te bellen of op een adres om te mailen, of Kopiëren.
Met jou: wat die persoon voor je is, of die een Werk- of Privécontact is en bij je Family of Fleet hoort, met Bekijk in Fleet.
Ook op: de andere plekken waar je met die persoon praat. Slack opent die persoon in Slack of je nieuwste Slack-thread met die persoon.
De Personen en Projecten waar die persoon bij hoort, Open tussen jullie (beloftes van beide kanten, met Gedaan en Laten vallen) en de Tijdlijn.

Adressen en chats van iemand worden automatisch samengevoegd als duidelijk is dat ze bij dezelfde persoon horen, bijvoorbeeld een werkmailadres met het eigen adres in de cc.

De tabbladen Werk en Privé tonen alleen die contacten. Met CSV downloaden in het sorteer menu sla je het tabblad dat je bekijkt op als spreadsheet. Dat kan ook voor organisaties en projecten.

Tijdlijn

Elke pagina van een persoon en organisatie heeft een tijdlijn, met het nieuwste bovenaan: e-mail, vergaderingen en hun Zoom-samenvattingen, Intercom-gesprekken (open of gesloten, met Openen in Intercom), chats via WhatsApp, Slack, LinkedIn en X, to-do's, beloftes en projectverplaatsingen. Met de knoppen bovenaan bekijk je telkens één bron. Met Meer tonen laad je oudere items.

Aankomende vergaderingen staan apart bovenaan onder Binnenkort, met de eerstvolgende bovenaan. Met Alles wat eraan komt tonen zie je de rest. Een vergadering die in meerdere van je agenda's staat, wordt één keer getoond.

De tijdlijn van een organisatie bevat de berichten van de mensen die er werken en de Intercom-gesprekken van het domein. Je tijdlijnen zijn privé: de Graph van je team toont alleen wat je deelinstellingen toestaan.

Filteren en sorteren

Met Filteren naast de tabbladen Personen, Organisaties en Projecten beperk je de lijst op eigenaar, tag, bord, fase, organisatie, waarde en verwachte sluitingsdatum. Personen en organisaties worden gevonden via hun open projecten.

De filters die je hebt gekozen staan boven de lijst, met Wissen. Via het sorteer menu kun je ook sorteren op Waarde en Sluitingsdatum. Je Machine filtert de gegevens, zodat ook lange lijsten snel blijven. Op je telefoon openen de filters als een paneel.

Team

Met Team naast Van mij bekijk je wat je teamgenoten delen. Je ziet dezelfde tabbladen, het sorteer menu en Nieuwe persoon of Nieuwe organisatie als bij Van mij. Wat je toevoegt, is van jou. Met Filteren beperk je de lijst op wie het heeft gedeeld, een organisatie (Personen) of status (Projecten).

Eigenaar

In een Werk-Fleet heeft elke persoon, organisatie en elk project een eigenaar: Eigenaar onder Met jou op de pagina. Dat ben jij, tenzij je iemand uit je Werk-Fleet kiest. Met Van mij naast Filteren en op een bord zie je alleen je eigen items. Op een bordkaart staat de naam van de eigenaar. Elke wijziging verschijnt in de tijdlijn. Een item dat met je team wordt gedeeld, neemt de eigenaar mee, volgens dezelfde deelinstellingen als de rest.

Velden en tags

Klik onder Velden op een persoon, organisatie of project op een waarde om die te wijzigen: met Opslaan of Enter bewaar je de wijziging, met Annuleren of Escape laat je die ongedaan, en met Verwijderen maak je het veld leeg. Met Velden beheren voeg je velden toe of verwijder je ze. Met Nieuw veld voeg je een veld toe voor alle items van dat type: tekst, getal, datum of een keuze uit een lijst. Met Verwijderen verwijder je een veld voor alle items.

Met + Toevoegen voeg je een tag toe, zoals VIP of partner. Met × verwijder je die. Tags staan in de lijsten en met Filteren kun je ze vinden. Een item dat met je team wordt gedeeld, neemt de velden en tags mee.

Een spreadsheet importeren

Met CSV importeren… in het sorteer menu van Personen, Organisaties of Projecten voeg je een spreadsheet toe die als CSV is opgeslagen. Je Machine raadt aan de hand van de kopteksten en de inhoud welke kolom waarvoor is. Je kunt dit aanpassen.

Als je model kan draaien, controleert het ook de kolommen, in elke taal en ongeacht hoe de kopteksten zijn gespeld. Bij twijfel geeft het een korte reden. Het model ziet alleen de kopteksten, een paar waarden per kolom en de cellen die de regels niet konden lezen. Dit gebeurt op je Machine, net als bij een controle. Zonder model blijft de gok op basis van de kopteksten staan.

Met Nakijken naast de voorgestelde aanpassingen zie je eenvoudige oplossingen als voor en na: extra spaties, namen in hoofdletters, telefoonnummers in internationaal formaat, tikfouten in e-mailadressen (gmial.com), websites als domeinnaam, datums en waarden in elk formaat ("€12k" is 12000), meerdere tags in één cel, een fase die anders is gespeld dan op het bord en dubbele rijen.

Vink een soort aanpassing of een afzonderlijke rij uit om die ongewijzigd te laten. Er wordt niets aangepast tenzij het is aangevinkt.

In het voorbeeld zie je per rij of die nieuw is, overeenkomt met iets in je Graph of wordt overgeslagen, en waarom. Een overeenkomst is hetzelfde e-mailadres voor een persoon (of anders dezelfde naam bij dezelfde organisatie), dezelfde website of naam voor een organisatie en dezelfde naam voor een project.

Met Importeren voeg je nieuwe items toe en vul je overeenkomsten aan. Een lege cel verandert niets. Met Ongedaan maken direct na het importeren, of Laatste import ongedaan maken in het sorteer menu, draai je de laatste import terug zolang die items sindsdien niet zijn gewijzigd. Latere correcties blijven behouden: als Ongedaan maken een correctie zou overschrijven, legt het uit waarom. Het bestand blijft op je Machine.

Eén organisatie, meerdere websites

Met ⋯, Zelfde organisatie als… op de pagina van een organisatie maak je die onderdeel van een andere organisatie, inclusief de mensen, projecten en notities. Met Website toevoegen… voeg je nog een website toe, bijvoorbeeld de .io naast de .com. Mensen met een e-mailadres op dat domein worden eraan gekoppeld en de gegevens worden voor elke website opgezocht.

De websites staan onder Websites, elk met Afsplitsen om dit ongedaan te maken. Latere wijzigingen aan de samengevoegde organisatie blijven behouden. Organisaties die op duplicaten lijken, staan onder Zelfde organisatie?: kies Samenvoegen of Niet dezelfde.

Iemand of een organisatie toevoegen

Kies Nieuwe persoon bovenaan Personen, Nieuwe organisatie bovenaan Organisaties of, op je telefoon, + in de bovenbalk. Vul een naam in en voor een persoon ook een e-mailadres en organisatie als je die weet. Vul voor een organisatie de website in. Als er al iemand zoals deze in je Graph staat, toont het formulier die eerst, zodat je die pagina kunt openen. Met Toevoegen open je de nieuwe pagina.

Iemand die je toevoegt, blijft staan, ook als er nog geen berichten zijn. Het eerste bericht wordt aan die persoon gekoppeld. Een organisatie die je hebt toegevoegd, kun je via het menu ⋯ verwijderen zolang er niemand bij hoort.

Over jou

Je eigen adressen en telefoonnummers, ook aliassen, zijn altijd van jou en nooit van iemand in je Graph. Als je jezelf zoekt of iemand toevoegt met een van je adressen, opent Over jou. Bij een import wordt je eigen rij overgeslagen.

Over jou toont je adressen en waar die vandaan komen. Je kunt ze wijzigen in Instellingen, onder Account. Een persoon die eerder met je eigen adres is aangemaakt, wordt automatisch aan Over jou toegevoegd. Er blijft een back-up op je Machine staan.

Kies Mijn contactgegevens delen om je eigen contactkaart naar een teamgenoot of vriend te sturen. Zie Een contact delen.

Afbeelding

Klik op de afbeelding op de pagina van een persoon of organisatie om die te wijzigen: kies Afbeelding uploaden, selecteer een gevonden afbeelding of kies Foto verwijderen. De afbeelding blijft op je Machine.

Notities

Met Bewerken op de pagina van een persoon of organisatie open je het veld Notities, voor alles wat je wilt onthouden. Notities staan op de pagina en blijven behouden na het samenvoegen.

Iemand bewerken

Met Bewerken bovenaan de pagina wijzig je de naam, functie, organisatie, locatie, LinkedIn, telefoonnummers en e-mailadressen van die persoon, wat die voor je is en of het een Werk- of Privécontact is. Met Opslaan bewaar je de wijzigingen. Met Annuleren laat je alles zoals het was.

Je wijzigingen blijven behouden, ook wanneer de gegevens opnieuw worden opgezocht of een controle iets anders vindt, en na Samenvoegen en Ongedaan maken. Maak een veld leeg om de opgezochte waarde weer te gebruiken. Als je de naam leegmaakt, wordt de naam uit de berichten hersteld.

Zelfde persoon?

Als twee personen mogelijk dezelfde zijn, vraagt hun pagina of het om dezelfde persoon gaat. Personen toont ze ook onder Zelfde persoon?. Met Samenvoegen voeg je ze samen, inclusief alle berichten, notities, rollen en projecten. Met Niet dezelfde houd je ze voorgoed apart.

Met Alles samenvoegen voeg je alle paren in de lijst tegelijk samen, behalve de paren die je als Niet dezelfde hebt gemarkeerd. Met Ongedaan maken direct daarna splits je ze allemaal weer op.

Op de pagina van een samengevoegde persoon staat onder Samengevoegd vanuit waarom die is samengevoegd. Met Ongedaan maken splits je de personen weer op.

Wil je zelf twee personen samenvoegen, open dan een van de pagina's en kies ⋯, Zelfde persoon als… en de andere persoon.

Functietitel en foto

Van mensen met een zakelijk e-mailadres worden een functietitel, foto, LinkedIn en woonplaats opgezocht, net als bij organisatiegegevens. Op een gehoste Machine worden alleen hun naam en bedrijfsdomein verstuurd. Schakel dit uit in Instellingen, onder Beveiliging: Werkcontacten opzoeken.

Je koppelingen vullen dit gaandeweg aan met gegevens die ze al hebben gelezen, zonder dat je extra toegang hoeft te geven: een functietitel, telefoonnummer en tijdzone uit Slack, een bio, locatie en website van X, een kopregel en foto van LinkedIn en functietitels uit Google Contacts en Salesflare. Wat iemand zelf over zichzelf zegt, krijgt voorrang. Beweeg de muis over de regel onder de naam om te zien waar die vandaan komt. Alles blijft op je Machine.

WhatsApp-foto's worden opgehaald via je WhatsApp-synchronisatie die altijd aanstaat, als WhatsApp dat toestaat: maximaal 50 per dag, alleen van mensen die al in je Graph staan. Er wordt niets naar hen verstuurd.

Iemand definitief verwijderen

Open op de pagina het menu ⋯ en kies Definitief verwijderen… en daarna Verwijderen. De persoon en alles wat je Machine over die persoon weet, worden verwijderd: de vermelding, adressen, opgezochte gegevens, berichten die alleen tussen jullie twee zijn uitgewisseld en notities over die persoon. To-do's waar die persoon bij betrokken is, blijven staan, maar de naam wordt verwijderd. De persoon wordt niet opnieuw toegevoegd. Dit kun je niet ongedaan maken.

Wie is wie?

Rollen die je Machine in je berichten heeft gevonden, wachten op jouw bevestiging. Met ✓ Klopt bevestig je een rol. Met Bewerken open je de pagina in de bewerkingsmodus. Je Machine leert van je wijzigingen. Dit wordt alleen getoond als er rollen zijn die op bevestiging wachten.

In een Werk-Fleet

Werk voor klanten wordt gedeeld met de Machines van je teamgenoten en wat zij delen, verschijnt op die van jou. Elke thread heeft het label Team of Alleen jij. Zie Team Graph.

Organisaties

Bedrijven die je Machine afleidt uit de adressen en namen in je berichten. Zie Organisatiegegevens.

De pagina van een organisatie is opgebouwd zoals die van een persoon: het logo, de naam en wat de organisatie doet, één regel over jullie contact en daarna Contact (de website en LinkedIn), Met jou (wat de organisatie voor je is), de mensen die er werken en de Tijdlijn.

Onder Projecten staan eerst de open projecten, elk met de bijbehorende fase. Verplaatsingen van projecten verschijnen in de tijdlijn. Met Bewerken bovenaan wijzig je de gegevens en wat de organisatie voor je is. Met Vraag de Fleet wie de organisatie kent vind je via je Fleet een manier om contact te leggen.

Mail van tools voor e-mailopwarming wordt apart gehouden onder "Verborgen als opwarmmail", met Ongedaan maken per domein.

Projecten

Je Machine geeft projecten een naam op basis van waar je berichten over gaan. Signalen die erbij lijken te horen, worden getoond als "hoort er waarschijnlijk bij". Als je een project hernoemt naar de naam van een ander project, worden ze samengevoegd.

Je kunt projecten ook zelf beheren, zoals deals in een CRM:

Nieuw project: bovenaan een bord, met + Toevoegen onder een fase, Nieuw project bovenaan de lijst, met + in de bovenbalk op je telefoon of vanaf de pagina van een persoon of organisatie. Geef het project een naam, bord en fase, een organisatie (zoek in je Graph of Toevoegen een nieuwe), een waarde, een verwachte sluitingsdatum, mensen en notities. Projecten in je Graph met een vergelijkbare naam worden eerst getoond.
Bewerken op de pagina van een project, of Bewerken in het menu ⋯ van een kaart op het bord (of druk op E terwijl de kaart geselecteerd is). Hiermee wijzig je al het bovenstaande.
Gewonnen of Verloren, met een reden. Gewonnen verplaatst het project naar de laatste fase van het bord, Verloren naar Vastgelopen of afgewezen. Met Heropenen maak je dit ongedaan.
Met Archiveren haal je een project van het bord en uit de lijsten. Een nieuw bericht over het project zet het terug. Met Verwijderen verwijder je het voorgoed. De berichten en mensen blijven staan.
Verplaats een kaart door die te slepen of, op je telefoon, via ⋯, Verplaatsen naar. De verplaatsing blijft staan totdat een nieuwer bericht het project verplaatst.
Met Fases bovenaan een bord toon je alleen de fases die je kiest, per bord. Met Wissen toon je ze allemaal weer.

To-do's van een project

Een to-do kan bij één project horen. Je Machine kiest het project als de thread of de mensen in de to-do bij één open project horen. De to-do toont het project als label. Tik op ▾ op het label of kies Op een project zetten in het opdrachtenmenu (Ctrl K) om het project te wijzigen of te verwijderen. Je keuze blijft staan.

Op de projectpagina staan de to-do's onder To-do’s, met open to-do's bovenaan. Op de projectkaart staat hoeveel to-do's er open zijn. Een to-do koppelen aan een gedeeld project deelt verder niets: je team ziet nog steeds alleen wat uit gedeelde berichten komt.

Organisatie van een project

Elk project kan aan één organisatie worden gekoppeld. De organisatie staat op de projectpagina, in de rij en op de projectkaart en daar kun je naartoe doorklikken.

Als niemand een organisatie kiest, stelt je Machine die in op basis van de mensen en berichten van het project, zonder je collega's mee te tellen. Dat gebeurt alleen als één organisatie duidelijk de andere partij is. Een persoonlijk e-mailadres, zoals Gmail, telt nooit mee. Een project met meerdere bedrijven blijft zonder organisatie. In het projectformulier staat dan "Van de mensen".

Je keuze in Bewerken blijft altijd staan, ook als je de organisatie verwijdert. Met Zelfde organisatie als… verplaats je de projecten van een organisatie mee. Met Afsplitsen verplaats je ze terug.

Borden

Projecten van hetzelfde type, ingedeeld in fases, zoals een pipeline voor evaluaties. Via ⋯ op een bord kies je Bord bewerken (naam, fases en welke projecten erbij horen), Openen op dit bord of Nieuw bord. Controles blijven passende projecten toevoegen en plaatsen ze in een fase. Bij twijfel toont het bord "2 projecten horen hier misschien bij": kies Toevoegen of Weglaten.

Vink een paar projecten aan of kies Alles selecteren om ze tegelijk te verwerken. Met Ongedaan maken direct daarna draai je de actie terug. Een project waarin meerdere contactpersonen zijn samengebracht, wordt bij het toevoegen opgesplitst in één project per contactpersoon.

Met Pipeline bovenaan een bord tel je de waarde van de open projecten per fase op en zie je welke projecten naar verwachting per maand worden afgesloten, op basis van hun sluitingsdatum. Gewonnen, verloren en vastgelopen projecten zijn niet open. Wat je deze maand hebt gewonnen, staat apart. Waarden zijn in euro's, tenzij je Machine op een andere valuta is ingesteld. Van mij telt alleen je eigen projecten.

Een nieuw bord of een voorgesteld bord dat je opslaat, doorzoekt je hele geschiedenis één keer. Het vindt passende projecten en organisaties, maakt één project per organisatie en plaatst elk project in een fase. Tijdens het zoeken staat er bovenaan "Je geschiedenis doorzoeken…". Daarna zie je hoeveel projecten zijn toegevoegd en hoeveel er wachten op je controle. Op een bord dat alleen voor jou is, blijven de gevonden projecten alleen voor jou zichtbaar.

Een to-do over iemand

Met Nieuwe to-do in het menu ⋯ van een persoon, organisatie of project maak je een to-do over die persoon, organisatie of dat project.

Wat bekend is over iemand

Onder Bekend over heeft elk feit een menu:

Met Vergeten verwijder je het overal.
Met Niet over deze persoon verwijder je het alleen van die pagina.

Ontbreekt er iets of is iets verouderd? Schrijf naar support@themachine.computer.