Il Graph

Le persone, le organizzazioni e i progetti nei tuoi messaggi, sempre aggiornati automaticamente.

La tua Machine crea una mappa delle persone con cui hai a che fare e di quello che succede, a partire da messaggi, riunioni e decisioni. Non devi configurare nulla e tutto resta sulla tua Machine.

Persone

Tutte le persone con cui sei in contatto, dalla più vicina in poi. La pagina di una persona inizia con foto, nome, titolo, organizzazione e località, più una riga su come siete in contatto ("Parlate ogni giorno · ultima volta Fri, Oct 23 · prossimo incontro Tue, Oct 27"). Più sotto trovi:

Contatto: numeri di telefono e indirizzi email. Tocca un recapito per chiamare o scrivere, oppure Copia per copiarlo.
Con te: che rapporto hai con questa persona, se è un contatto di lavoro o personale, e la tua Famiglia o Fleet, con Vedi in Fleet.
Anche su: gli altri luoghi in cui parli con questa persona. Slack apre il suo profilo in Slack o la tua conversazione più recente con lei.
Le Persone e i Progetti di cui fa parte, le In sospeso tra voi (le promesse da entrambe le parti, con Fatto e Lascia perdere) e la sua Cronologia.

Gli indirizzi e le chat di una persona vengono collegati automaticamente quando è chiaro che appartengono alla stessa persona, per esempio un indirizzo email di lavoro insieme al suo indirizzo personale in CC.

Le schede Lavoro e Personale mostrano solo i rispettivi contatti. Scarica CSV, nel menu di ordinamento, salva la scheda aperta come foglio di calcolo. Puoi farlo anche per Organizzazioni e Progetti.

Cronologia

Ogni pagina di una persona o di un'organizzazione ha una cronologia, dalla più recente alla meno recente: email, riunioni e relativi riepiloghi Zoom, conversazioni Intercom (aperte o chiuse, con Apri in Intercom), chat di WhatsApp, Slack, LinkedIn e X, attività, promesse e spostamenti dei progetti. I filtri in alto mostrano una fonte alla volta. Mostra altro carica gli elementi meno recenti.

Le riunioni future sono separate in alto, sotto In arrivo, dalla più vicina alla più lontana; Mostra tutti i prossimi mostra le altre. Una riunione presente in più di uno dei tuoi calendari viene mostrata una sola volta.

La cronologia di un'organizzazione include i messaggi delle persone che ne fanno parte e le conversazioni Intercom del suo dominio. Le tue cronologie sono private: il Graph del team mostra solo ciò che consentono le tue regole di condivisione.

Filtri e ordinamento

Filtra, accanto alle schede Persone, Organizzazioni e Progetti, restringe l'elenco in base a proprietario, tag, bacheca, fase, organizzazione, valore e data di chiusura prevista. Persone e organizzazioni vengono abbinate tramite i loro progetti aperti.

I filtri selezionati compaiono sopra l'elenco, con Cancella. Il menu di ordinamento permette anche di ordinare per Valore e Data di chiusura. La tua Machine applica i filtri, così anche gli elenchi lunghi restano veloci. Sul telefono, i filtri si aprono in un pannello.

Team

Team, accanto a Miei, mostra ciò che condividono i tuoi compagni di squadra. Ha le stesse schede e lo stesso menu di ordinamento di Miei, oltre a Nuova persona e Nuova organizzazione; ciò che aggiungi resta tuo. Filtra restringe l'elenco in base a chi ha condiviso l'elemento, all'organizzazione (Persone) o allo stato (Progetti).

Proprietario

In una Fleet di lavoro, ogni persona, organizzazione e progetto ha un proprietario: Proprietario, sotto Con te nella relativa pagina. Sei tu, a meno che tu non scelga qualcuno della tua Fleet di lavoro. Miei, accanto a Filtra e su una bacheca, mostra solo i tuoi elementi. La scheda di una bacheca mostra il nome del proprietario. Ogni modifica compare nella cronologia. Un record condiviso con il team mantiene il suo proprietario e segue le stesse regole di condivisione degli altri elementi.

Campi e tag

Nella sezione Campi di una persona, organizzazione o progetto, fai clic su un valore per modificarlo: Salva o Invio lo conferma, Annulla o Esc annulla la modifica, Rimuovi lo svuota. Gestisci campi permette di aggiungere o rimuovere campi. Nuovo campo ne aggiunge uno per tutti gli elementi di quel tipo: testo, numero, data o scelta da un elenco. Rimuovi elimina un campo da tutti gli elementi.

+ Tag aggiunge un tag, come VIP o partner; × lo rimuove. I tag compaiono negli elenchi e Filtra permette di trovarli. Un record condiviso con il team mantiene i suoi campi e tag.

Importa un foglio di calcolo

Importa CSV…, nel menu di ordinamento di Persone, Organizzazioni o Progetti, aggiunge un foglio di calcolo salvato in formato CSV. La tua Machine prova a capire a quale campo corrisponde ogni colonna, usando le intestazioni e i relativi contenuti. Puoi modificare qualsiasi abbinamento.

Quando il tuo modello può essere eseguito, controlla anche le colonne, in qualsiasi lingua e indipendentemente da come sono scritte le intestazioni. Se non è sicuro, indica brevemente il motivo. Vede solo le intestazioni, alcuni valori per colonna e le celle che le regole non sono riuscite a leggere, sulla tua Machine, come in una revisione. Se non può essere eseguito, resta valida la stima basata sulle intestazioni.

Rivedi, accanto alle correzioni suggerite, mostra le correzioni semplici come prima e dopo: spazi in eccesso, nomi scritti in maiuscolo, numeri di telefono in formato internazionale, errori negli indirizzi email (gmial.com), siti web convertiti nel loro dominio, date e valori in qualsiasi formato ("€12k" corrisponde a 12000), più tag in una cella, una fase scritta diversamente da quella della bacheca e la stessa riga ripetuta.

Deseleziona un tipo di correzione o una singola riga per lasciarli invariati. Una correzione viene applicata solo se è selezionata.

L'anteprima mostra ogni riga come nuova, corrispondente a un elemento già presente nel tuo Graph oppure ignorata, con il motivo. Una persona corrisponde se ha la stessa email (altrimenti, se ha lo stesso nome e la stessa organizzazione); un'organizzazione, se ha lo stesso sito web o nome; un progetto, se ha lo stesso nome.

Importa aggiunge i nuovi elementi e aggiorna quelli corrispondenti. Le celle vuote non modificano nulla. Annulla, subito dopo l'importazione, oppure Annulla l’ultima importazione, nel menu di ordinamento, annulla l'ultima importazione se i record non sono stati modificati nel frattempo. Le correzioni successive vengono mantenute: se l'annullamento sovrascrivesse una modifica, la tua Machine spiega il motivo. Il file resta sulla tua Machine.

Un'organizzazione, più siti web

⋯, Stessa organizzazione di… nella pagina di un'organizzazione la aggiunge a un'altra, insieme alle sue persone, ai suoi progetti e alle sue note. Aggiungi un sito web… aggiunge un altro dei suoi siti, per esempio il suo .io accanto al suo .com: le persone con un indirizzo su quel dominio vengono associate all'organizzazione e i suoi dati vengono cercati per ogni sito web.

I siti sono elencati sotto Siti web, ognuno con Separa per annullare l'unione. Le modifiche successive all'organizzazione unita vengono mantenute. Le organizzazioni che sembrano doppioni compaiono sotto Stessa organizzazione?: scegli Unisci o Non è la stessa.

Aggiungi una persona o un'organizzazione

Scegli Nuova persona in alto nella sezione Persone, Nuova organizzazione in alto nella sezione Organizzazioni oppure, sul telefono, + nella barra in alto. Inserisci un nome e, per una persona, anche l'email e l'organizzazione, se le conosci; per un'organizzazione, il suo sito web. Se nel tuo Graph c'è già una persona o un'organizzazione simile, il modulo la mostra per prima, così puoi aprirla invece di crearne una nuova. Aggiungi apre la nuova pagina.

Una persona che aggiungi resta nel Graph anche se non ha ancora messaggi. Il suo primo messaggio verrà associato al suo profilo. Puoi eliminare un'organizzazione che hai aggiunto dal menu ⋯ se non contiene persone.

Su di te

I tuoi indirizzi e numeri, compresi gli alias, sono sempre associati a te e mai a un'altra persona nel tuo Graph. Se cerchi te stesso o aggiungi una persona con uno dei tuoi indirizzi, si apre Su di te. Durante un'importazione, la tua riga viene ignorata.

La pagina Su di te elenca i tuoi indirizzi e indica da dove provengono. Puoi modificarli in Impostazioni, sotto Account. Se in precedenza è stata creata una persona usando un tuo indirizzo, viene spostata automaticamente in Su di te e ne viene conservata una copia di sicurezza sulla tua Machine.

Per inviare la tua scheda a un compagno di squadra o a un amico, scegli Condividi il mio contatto. Vedi Condividere un contatto.

Immagine

Fai clic sull'immagine nella pagina di una persona o organizzazione per modificarla: scegli Carica un’immagine, seleziona un'immagine trovata per quella persona o organizzazione oppure Rimuovi foto. L'immagine resta sulla tua Machine.

Note

Modifica nella pagina di una persona o organizzazione include il campo Note, dove puoi scrivere tutto ciò che vuoi ricordare. Le note compaiono nella pagina e vengono mantenute anche dopo un'unione.

Modifica una persona

Modifica, in alto nella pagina, permette di cambiare nome, titolo, organizzazione, località, LinkedIn, numeri di telefono e indirizzi email, il rapporto che hai con la persona e se è un contatto di lavoro o personale. Salva conferma le modifiche, mentre Annulla le lascia com'erano.

Le tue modifiche vengono mantenute anche quando i dati della persona vengono cercati di nuovo o una revisione trova informazioni diverse, e dopo Unisci e Annulla. Svuota un campo per usare di nuovo il valore trovato automaticamente. Se svuoti il nome, viene ripristinato quello ricavato dai suoi messaggi.

Stessa persona?

Se due persone potrebbero essere la stessa, la pagina chiede se si tratta della stessa persona e nella sezione Persone vengono elencate sotto Stessa persona?. Unisci le collega, con tutti i loro messaggi, note, ruoli e progetti. Non è la stessa le tiene separate in modo definitivo.

Unisci tutti unisce in una volta tutte le coppie dell'elenco, tranne quelle che hai contrassegnato con Non è la stessa. Subito dopo, Annulla le separa di nuovo tutte.

La pagina di una persona unita spiega l'unione sotto Unita da. Annulla separa di nuovo le persone.

Per unire due persone manualmente, apri una delle loro pagine, poi scegli ⋯, Stessa persona di… e seleziona l'altra persona.

Titolo professionale e foto

Le persone con un indirizzo aziendale ricevono un titolo professionale, una foto, il profilo LinkedIn e la città, cercati come i dati dell'organizzazione. Su una Machine in hosting vengono inviati solo il loro nome e il dominio aziendale. Puoi disattivare questa opzione in Impostazioni, sotto Sicurezza: Cerca i contatti di lavoro.

Le tue Connessioni aggiungono informazioni man mano che funzionano, usando ciò che hanno già letto senza richiedere altro: un titolo, un numero di telefono e il fuso orario da Slack; una bio, una località e un sito web da X; un'intestazione e una foto da LinkedIn; titoli professionali dai contatti Google e da Salesflare. Le informazioni che una persona fornisce su di sé hanno la precedenza. Passa il puntatore sulla riga sotto il suo nome per vedere da dove provengono i dati. Tutto resta sulla tua Machine.

Le foto di WhatsApp vengono acquisite tramite la sincronizzazione di WhatsApp sempre attiva, se disponibile: fino a 50 al giorno e solo per persone già presenti nel tuo Graph. Non viene inviato loro nulla.

Elimina definitivamente una persona

Nella sua pagina, apri il menu ⋯ e scegli Elimina definitivamente…, poi Elimina. La persona e tutte le informazioni che la tua Machine conosce su di lei vengono rimosse: il suo record, gli indirizzi, i dati trovati automaticamente, i messaggi scambiati solo tra voi e le note che la riguardano. Le attività che la coinvolgono restano, ma il suo nome viene rimosso. Non verrà aggiunta di nuovo. Non puoi annullare questa operazione.

Chi è chi

Ruoli che la tua Machine ha ricavato dai tuoi messaggi e che aspettano una tua conferma. ✓ Giusto conferma un ruolo; Modifica apre la pagina della persona in modalità di modifica. La tua Machine impara dalle tue modifiche. Questa sezione compare solo se ci sono ruoli in attesa.

In una Fleet di lavoro

Il lavoro con i clienti viene condiviso con le Machine dei tuoi compagni di squadra e ciò che condividono loro compare nella tua. Ogni conversazione indica Team o Solo tu. Vedi Graph del team.

Organizzazioni

Aziende ricavate dagli indirizzi e dai nomi nei tuoi messaggi. Vedi Dettagli dell'organizzazione.

La pagina di un'organizzazione è strutturata come quella di una persona: logo, nome e attività, una riga su come sei in contatto, poi Contatto (sito web e LinkedIn), Con te (il tuo rapporto con l'organizzazione), le persone che ne fanno parte e la sua Cronologia.

La sezione Progetti mostra prima quelli aperti, ciascuno con la propria fase. Gli spostamenti dei progetti compaiono nella cronologia dell'organizzazione. Modifica in alto permette di modificarne i dati e il tuo rapporto con essa. Chiedi alla Fleet chi la conosce cerca un contatto tramite la tua Fleet.

Le email inviate dagli strumenti di riscaldamento degli indirizzi email vengono escluse e raccolte sotto «Nascoste come email di riscaldamento», con Annulla per ogni dominio.

Progetti

La tua Machine assegna un nome ai progetti in base agli argomenti dei tuoi messaggi. I segnali che sembrano collegati a un progetto vengono indicati come «probabilmente collegati». Se rinomini un progetto usando il nome di un altro progetto, i due vengono uniti.

Puoi anche gestire i progetti manualmente, come le trattative in un CRM:

Nuovo progetto: in cima a una bacheca, + Aggiungi sotto una fase, Nuovo progetto in cima all'elenco, + nella barra in alto sul telefono o dalla pagina di una persona o di un'organizzazione. Inserisci un nome, una bacheca e una fase, un'organizzazione (cercala nel tuo Graph oppure scegli Aggiungi per crearne una), un valore, una data di chiusura prevista, le persone e le note. I progetti già presenti nel tuo Graph con un nome simile vengono mostrati per primi.
Modifica nella pagina di un progetto oppure Modifica nel menu ⋯ di una scheda della bacheca (o premi E sulla scheda). Qui puoi modificare tutti i dati indicati sopra.
Vinto o Perso, indicando il motivo. Vinto sposta il progetto nell'ultima fase della bacheca; Perso lo sposta in Bloccato o rifiutato. Riapri annulla l'operazione.
Archivia rimuove il progetto dalla bacheca e dagli elenchi; un nuovo messaggio che lo riguarda lo ripristina. Elimina lo rimuove definitivamente, ma i messaggi e le persone restano.
Sposta una scheda trascinandola oppure, sul telefono, scegli ⋯, Sposta in. Lo spostamento resta valido finché un messaggio più recente non lo modifica.
Fasi, in cima a una bacheca, mostra solo le fasi che scegli per quella bacheca. Cancella le mostra di nuovo tutte.

Attività di un progetto

Un'attività può appartenere a un solo progetto. La tua Machine sceglie il progetto quando la conversazione o le persone a cui si riferisce sono collegate a un solo progetto aperto. L'attività lo mostra come un chip. Tocca ▾ sul chip oppure scegli Aggiungi a un progetto nel menu dei comandi (Ctrl K) per cambiarlo o rimuoverlo. La tua scelta viene mantenuta.

La pagina di un progetto mostra le attività sotto Attività, prima quelle aperte, e la sua scheda sulla bacheca indica quante sono ancora aperte. Collegare un'attività a un progetto condiviso non condivide altro: il team continua a vedere solo ciò che proviene dai messaggi condivisi.

Organizzazione di un progetto

Ogni progetto può essere collegato a una sola organizzazione. L'organizzazione compare nella pagina del progetto, nella sua riga e nella scheda sulla bacheca, con un link alla relativa pagina.

Se nessuno ne ha scelta una, la tua Machine la ricava dalle persone coinvolte nel progetto e dai suoi messaggi, escludendo i tuoi colleghi. Lo fa solo quando l'altra parte è chiaramente un'unica organizzazione: le email personali, come Gmail, non vengono mai considerate e i progetti con più aziende non vengono associati a nessuna. Il modulo del progetto indica allora «Dalle persone coinvolte».

La tua scelta in Modifica viene sempre mantenuta, anche se rimuovi l'organizzazione. Stessa organizzazione di… sposta i progetti di un'organizzazione insieme a essa, mentre Separa li riporta indietro.

Bacheche

Progetti dello stesso tipo organizzati in fasi, come in una pipeline di valutazione. ⋯ su una bacheca: Modifica bacheca (nome, fasi e progetti inclusi), Apri su questa bacheca e Nuova bacheca. Le revisioni continuano ad aggiungere i progetti corrispondenti e ad assegnarli a una fase. Se la tua Machine non è sicura, la bacheca mostra «2 progetti potrebbero appartenere a questa bacheca»: scegli Aggiungi o Escludi.

Seleziona alcuni progetti o Seleziona tutto per modificarli insieme. Se cambi idea, puoi subito scegliere Annulla. Quando aggiungi un progetto che raggruppa più controparti, viene creato un progetto separato per ciascuna controparte.

Pipeline, in cima a una bacheca, somma il valore dei progetti aperti per fase e mostra gli importi che dovrebbero chiudersi ogni mese, in base alle relative date di chiusura. I progetti vinti, persi e bloccati non sono considerati aperti; il valore dei progetti vinti questo mese è mostrato a parte. Gli importi sono in euro, a meno che la tua Machine non sia impostata su un'altra valuta. Miei conta solo i tuoi progetti.

Una nuova bacheca, o una bacheca suggerita che salvi, esamina una volta tutta la cronologia. Individua i progetti e le organizzazioni corrispondenti, crea un progetto per ogni organizzazione e assegna ciascuno a una fase. Durante l'operazione, l'intestazione mostra «Esame della cronologia in corso…», poi indica quanti progetti sono stati aggiunti e quanti aspettano una tua revisione. Una bacheca visibile solo a te mantiene privati i risultati.

Un'attività su una persona

Nuova attività nel menu ⋯ di una persona, organizzazione o progetto crea un'attività che la riguarda.

Informazioni su una persona

Sotto Informazioni note, ogni dato ha un menu:

Dimentica lo elimina ovunque.
Non riguarda questa persona lo rimuove solo da quella pagina.

Manca qualcosa o non è aggiornato? Scrivi a support@themachine.computer.