Google Docs et Word

Commentaires, mentions, suggestions de modification et partages sur vos fichiers Google Docs ou Word. Elle les lit et ne publie une réponse à un commentaire qu’avec votre accord.

1. Ce qu’elle lit
2. Ce qu’elle peut faire
3. Ce qu’elle vous demande
4. La connecter
5. Travail ou personnel
6. La supprimer

Ce qu’elle lit

Documents utilise la connexion Google ou Microsoft que vous avez déjà pour cette adresse. Elle récupère :

• Les documents que quelqu’un partage avec vous.
• Les commentaires et les réponses sur les documents dont vous êtes propriétaire, ainsi que les commentaires qui vous mentionnent.
• Les suggestions de modification dans les Google Docs dont vous êtes propriétaire, et les modifications suivies dans les fichiers Word dont vous êtes propriétaire.

La première synchronisation remonte à 30 jours. Chaque élément devient un événement, lié aux personnes et aux projets de votre Graph. Si un commentaire nécessite votre attention, il devient une tâche.

Ce qu’elle peut faire

Si une tâche nécessite le texte d’un document, votre Machine lit ce document, et uniquement pendant qu’elle travaille sur cette tâche.

Elle peut rédiger une réponse à un commentaire. Dans Google Docs, la réponse reste en attente dans la tâche : appuyez sur Relire et publier, vérifiez-la, puis sur Publier maintenant. Rien n’est publié sans votre accord. Word ne permet pas de publier une réponse depuis l’extérieur de Word. Ces réponses restent donc des brouillons que vous pouvez copier dans Word.

Elle ne modifie jamais un document, n’accepte aucune suggestion, ne résout aucun commentaire et ne partage aucun fichier.

Ce qu’elle vous demande

La lecture des documents nécessite une autorisation distincte de votre connexion à la messagerie. Vos accès à Gmail et à votre calendrier restent inchangés.

• Google : un accès en lecture seule à vos fichiers et commentaires Drive. Pour publier des réponses, une autorisation supplémentaire est nécessaire. Vous pouvez l’ignorer.
• Microsoft : un accès en lecture à vos fichiers, y compris ceux partagés avec vous dans OneDrive et SharePoint.

Si vous retirez cette autorisation plus tard, la carte Documents affichera En attente de votre accord pour lire les documents.

La connecter

Connectez d’abord Outlook pour cette adresse. Ensuite :

• Machine hébergée : dans votre page de configuration, ouvrez Documents sous Plus de sources, puis appuyez sur Connecter les documents à côté de cette adresse. Microsoft vous demandera d’autoriser la lecture de vos fichiers.
• Votre propre ordinateur, associé à votre compte : ouvrez Connexions, + Ajouter, choisissez Documents, puis appuyez sur Se connecter avec Microsoft.

Elle vérifie que la connexion permet de lire les documents. Sans cette autorisation, elle n’est pas ajoutée. La connexion de The Machine ne permet pas encore d’accéder à Google Docs.

Travail ou personnel

Documents suit le paramètre professionnel ou personnel de sa connexion, comme pour la messagerie. Les documents professionnels peuvent être accessibles dans le Graph de votre équipe, conformément à vos règles de partage. Les documents personnels ne le sont jamais.

La supprimer

Dans le tableau de bord : ouvrez Connexions, ouvrez Documents, appuyez sur Détails, puis sur Déconnecter. Elle cesse alors de lire les documents. Les éléments déjà récupérés restent.