Google Docs en Word

Opmerkingen, vermeldingen, voorgestelde wijzigingen en gedeelde bestanden in Google Docs of Word. Je Machine leest ze en plaatst alleen een reactie op een opmerking als jij daar OK op geeft.

1. Wat er wordt gelezen
2. Wat het kan doen
3. Waar het om vraagt
4. Koppelen
5. Werk of privé
6. Verwijderen

Wat er wordt gelezen

Documenten gebruikt de Google- of Microsoft-aanmelding die je al voor dat adres gebruikt. Het haalt het volgende op:

• Documenten die iemand met je deelt.
• Opmerkingen en reacties op documenten waarvan jij eigenaar bent, en opmerkingen waarin je wordt genoemd.
• Voorgestelde wijzigingen in Google Docs waarvan jij eigenaar bent, en bijgehouden wijzigingen in Word-bestanden waarvan jij eigenaar bent.

De eerste synchronisatie kijkt 30 dagen terug. Elk item wordt een gebeurtenis, gekoppeld aan de mensen en projecten in je Graph. Als een opmerking je aandacht nodig heeft, wordt die een to-do.

Wat het kan doen

Als een to-do de tekst van een document nodig heeft, leest je Machine dat document, en alleen zolang hij aan die to-do werkt.

Hij kan een conceptreactie op een opmerking maken. In Google Docs wordt de reactie bij de to-do bewaard: druk op Nakijken en plaatsen, controleer de reactie en druk daarna op Nu plaatsen. Er wordt niets geplaatst totdat jij dat doet. Word-bestanden bieden geen mogelijkheid om buiten Word op een opmerking te reageren. Die reacties blijven daarom concepten die je zelf naar Word kunt kopiëren.

Je Machine bewerkt nooit een document, accepteert nooit een voorgestelde wijziging, lost nooit een opmerking op en deelt nooit een bestand.

Waar het om vraagt

Documenten lezen vereist apart toestemming, los van je aanmelding voor mail. Je toegang tot Gmail en je agenda blijft ongewijzigd.

• Google: alleen-lezen toegang tot je Drive-bestanden en opmerkingen. Voor het plaatsen van reacties is nog een OK nodig. Die kun je overslaan.
• Microsoft: leestoegang tot je bestanden, ook de bestanden die met je zijn gedeeld in OneDrive en SharePoint.

Als die toestemming later wordt ingetrokken, staat op de kaart van Documenten Wacht op je OK om documenten te lezen.

Koppelen

Koppel eerst Outlook voor het adres. Daarna:

• Gehoste Machine: open op je installatiepagina Documenten onder Meer bronnen en druk naast dat adres op Documenten koppelen. Microsoft vraagt je toestemming om je bestanden te lezen.
• Je eigen computer, gekoppeld aan je account: open Koppelingen, + Toevoegen, kies Documenten en druk op Aanmelden met Microsoft.

Er wordt gecontroleerd of de aanmelding documenten mag lezen. Zonder die toestemming wordt de koppeling niet toegevoegd. Aanmelden bij Google Docs via de aanmelding van The Machine is nog niet mogelijk.

Werk of privé

Documenten volgt het label werk of privé van de koppeling, net als mail. Werkdocumenten kunnen volgens je deelregels terechtkomen in de Graph van je team. Privédocumenten komen daar nooit terecht.

Verwijderen

Ga in het dashboard naar Koppelingen, open Documenten en kies Details en daarna Ontkoppelen. De documenten worden dan niet meer gelezen. Wat al is opgehaald, blijft staan.